Fürsorge- pflicht
Reisende und Unternehmen sind sich einig, dass die Fürsorgepflicht an erster Stelle steht.* Wenn Reisen wieder zunehmen, sollten im Vorfeld einer Geschäftsreise das Wohlbefinden der Reisenden, die Risikominderung und Kosten abgewogen werden. Mit einer Strategie, die all diese Faktoren berücksichtigt, bleiben die Unternehmensziele auch dann erreichbar, wenn unerwartete Herausforderungen auftreten.
Quelle: Umfrage von BCD Travel Research & Intelligence unter 97 Travel Managern, September 2020.
Risikomanagement
Um die Risiken eines Geschäftsreiseprogramms zu managen, gilt es, zuerst die Risiken zu bestimmen. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Einschätzung die persönlichen Risikofaktoren von Reisenden: Beispielsweise ist ein Reisender mit einer Vorerkrankung wie Diabetes gefährdeter als eine gesunde Person.
Als Nächstes sind die konkreten Gefahren einer Reise zu ermitteln. Betrachten Sie jede Phase der gesamten Reise, einschließlich der Fahrt zum Flughafen, des Flugs, der Beförderung und Unterkunft vor Ort, der Lebensmittelsicherheit, des Veranstaltungsortes , sowie jeglicher Angelegenheiten nach der Reise.
Erstellen Sie anschließend eine Übersicht, in der Sie das jeweilige Risiko als gering, mittel, hoch oder sehr hoch einstufen.
Legen Sie geeignete Kontrollmaßnahmen und Handlungsempfehlungen fest. Als Kontrollmaßnahmen empfehlen sich die 4 Ts – Treat (reduzieren), Transfer (übertragen), Terminate (auflösen), Tolerate (tolerieren).
Jedes Unternehmen sollte in Zusammenarbeit mit den Sicherheitsteams Risikostufen und entsprechende Maßnahmen für Corona und andere Gefährdungen definieren.
Nach Bestimmung der Risikostufe können Sie beispielsweise folgende Regeln und Maßnahmen festlegen:
Geringes Risiko
- Abstands- und Hygieneregeln einhalten
- Empfohlene Maßnahmen am Arbeitsplatz umsetzen
Mittleres Risiko
- Nach Möglichkeit im Homeoffice arbeiten
- Reisebeschränkungen und zusätzliche Genehmigungsprozesse aufsetzen
- Am Arbeitsplatz und auf Reisen persönliche Schutzausrüstung tragen und Sicherheitsregeln befolgen
- Nach Möglichkeit nur zugelassene Flug-/Hotelanbieter nutzen
Hohes Risiko
- Nur absolut notwendige Geschäftsreisen tätigen
- Zusätzliche Reisegenehmigungen einführen
- Homeoffice verpflichtend einführen
Extremes Risiko
- Büros schließen
- Virtuelle Tools für alle Meetings nutzen
- Keine Reisen außer Rückreisen ins Heimatland (nur, wenn es sicher ist)
Risikostandards und ‑leitlinien aufstellen
Vermitteln Sie Reisenden, was von ihnen erwartet wird, wie sie sich in welchen Situationen verhalten sollten und wie sie für sich und das Unternehmen die besten Entscheidungen treffen.
Hier die wichtigsten Themen für den Leitfaden:
- Schulung und Sensibilisierung
- Sicherheitsrichtlinien und -vorgehensweisen
- Preferred Partner und genehmigte Prozesse
Dokumentieren Sie Maßnahmen zur Risikobewertung und ‑minderung
Bei der Risikobewertung gilt es zunächst festzustellen, wer einem Risiko ausgesetzt ist und welche Faktoren die Reise dieser Person beeinflussen. Zum Beispiel können Reisende mit einem US-Pass nach wie vor in die USA einreisen, Reisende mit einem französischen Pass aber möglicherweise nicht. Das Profil des Reisenden gibt also vor, welche gesetzlichen Bestimmungen, Gesundheitsempfehlungen und sonstigen Richtlinien für Ihr Unternehmen und Ihre Reisenden gelten.
Berücksichtigen Sie die jeweils aktuellen Maßnahmen hinsichtlich Testungen, Quarantäne, Nachverfolgung und Grenzschließungen/Einreisebeschränkungen. Stellen Sie fest, welche besonderen Sicherheits- und Hygienemaßnahmen Ihre Preferred Partner eingeführt haben.
Beantworten Sie häufige Fragen wie:
- Wo finde ich die neuesten Informationen zu Reisezielen und Standards/Maßnahmen der Preferred Partner?
- Hinweise zur Kombination von Geschäfts- und Freizeitreisen
- Informationen zu Prozessen oder Vorgehensweisen, die voraussichtlich zu beachten sind, wenn Reisen, Annehmlichkeiten und Services am Zielort verfügbar (oder nicht verfügbar) sind
- Was mache ich, wenn ich krank werde, bei der Einreise eine erhöhte Körpertemperatur aufweise, positiv getestet werde oder in Quarantäne muss?
- Best Practice unterwegs (Flug, Bahn, Mietwagen) und beim Ein-/Auschecken im Hotel
Mit einem robusten Prozess zur Risikobewertung, Bestimmung von Risikostufen und Definition von Kontrollmaßnahmen können Sie umfassende Richtlinien und Standards einführen, die Ihre Reisenden in jeder Situation unterstützen.
Fürsorgepflicht gegenüber Reisenden
Das Konzept der Fürsorgepflicht ist einfach. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, für die Sicherheit und Gesundheit der eigenen Reisenden zu sorgen. Klingt simpel, oder? Aber ganz so einfach ist es denn doch nicht, wenn Ihre MitarbeiterInnen über den ganzen Globus verstreut sind, sich in Flugzeugen, in Hotels und an Stationen dazwischen befinden. Kommen noch die regionalen und überregionalen Bedrohungen hinzu, mit denen wir täglich konfrontiert sind, und aktuell eine globale Pandemie, dann ist die Komplexität vervielfacht. Damit gibt es mehr Gründe als jemals zuvor, eine Strategie zu verfolgen, die mehr umfasst, als nur den aktiven Reiseverlauf.
Machen Sie sich zunächst ein klares Bild von den Reiseplänen und Aufenthaltsorten ihrer Reisenden. Fügen Sie die genauen Risiken, denen sie während ihrer Reise ausgesetzt sein könnten, hinzu. Und stellen Sie zu guter Letzt sicher, dass Sie Ihre Reisenden einheitlich und über intern bekannte Kommununikationswege zu den Risiken informieren. Entscheidend ist, dass sie informiert sind und wissen, wo sie die Informationen abrufen können.
Wohlbefinden von Reisenden
Der Reiseverkehr hat sich aufgrund der Coronavirus-Pandemie verändert und erfordert ein höheres Maß an Planung, Vorbereitung und Geduld als je zuvor. Reisende werden wahrscheinlich längere Strecken mit mehr Unterbrechungen zurücklegen und die Richtlinien für Supplier und Destinationen werden sich häufig ändern.
Programme zur Förderung des Wohlbefindens bieten Vorteile für das Unternehmen, da sie sich positiv auf das Geschäftsergebnis auswirken können.
Höhere Leistungsfähigkeit und Produktivität
Zufriedenere Mitarbeiter sind zuversichtlicher. Das wirkt sich positiv auf die Konzentration, das Engagement und die Produktivität aus und führt somit zu einem verbesserten Geschäftsergebnis.
Stärkere Mitarbeiterbindung
Zufriedenere Mitarbeiter sind zuversichtlicher. Das wirkt sich positiv auf die Konzentration, das Enagement und die Produktivität aus und führt wiederum zu höheren Umsätzen.
Kosteneinsparungen
Studien zeigen, dass Arbeitgeber für jeden Dollar, den sie in die Förderung von Programmen für mehr Wohlbefinden von Mitarbeitern investieren, 3,27 Dollar an Gesundheitskosten einsparen.*
*Quelle: Harvard Business Review. „Was ist der konkrete Ertrag von Programmen zur Förderung des Wohlbefindens von Mitarbeitern?“ 8. Februar 2019.
COVID-19 Information Hub
ALLE WICHTIGEN REISEINFOS
Hier finden Reisende Sicherheitshinweise zur aktuellen Risikolage mit Echtzeitinformationen zu den sich ständig ändernden Regelungen, Gesetzen und Abläufen für Reisen während der Pandemie.
- Risikostufen und Anforderungen einzelner Länder
- Informationen zu Hotels und Airlines, einschließlich Hygieneprotokollen, Testvorschriften, benötigten Gesundheitsnachweisen, Quarantäneregelungen usw.
- Angaben zur Impfquote, nach Bevölkerung und Land
- Angaben zu Airlines, die an Testläufen mit digitalen Gesundheitspässen teilnehmen
- Mehrsprachig
Hilfe immer zur Hand
Innovationen im Bereich der Fürsorgepflicht haben einige Herausforderungen der Vergangenheit gelöst. Manuelle, eindimensionale Prozesse und fragmentierte Inhalte wurden durch intelligente, automatisierte Systeme und Lösungen ersetzt. Sie sichern ein nahtloses Zusammenspiel aller Komponenten des Geschäftsreiseprogramms. Zu diesen Technologien gehören:
- Automatisierte Reisegenehmigung
- Interaktive Landkarten
- Standortbasierte Risikobenachrichtigungen
- Native mobile Apps mit Echtzeitinformationen
- Mobile „I'm Safe“-Eincheckmöglichkeiten Automated trip authorization
Voraussetzungen für einen erfolgreichen digitalen Gesundheitspass
Datenschutz hat für Reisende höchste Priorität. Außerdem müssen die Pässe geprüft und benutzerfreundlich sein.
Datenschutz
Korrekte Daten
Einfache Nutzung
Geprüfte Funktionsfähigkeit
Quelle: Umfrage von BCD Travel Research & Intelligence unter 844 Travel Managern, Februar 2021.
Reisende mit Impf- und Gesundheitspässen
Der entscheidende Faktor für die Rückkehr zu Geschäftsreisen sind wirksame Impfstoffe. Auch gelockerte Reisebeschränkungen und bessere Behandlungsoptionen für COVID-19 sind Reisenden wichtig.*
Dabei sollten Strategien zur Eindämmung der Corona-Pandemie, wie Abstandsregeln, Schutzmasken, Tests und Quarantänevorschriften, bestehen bleiben.
Andere Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen, die vermehrt zum Einsatz kommen, sind Reisekorridore, Tests vor der Abreise und nach der Ankunft, Apps zur Kontaktverfolgung und digitale Gesundheitspässe (Digital Health Passes, DHPs). Derzeit arbeiten Technologieunternehmen, Airlines, internationale Organisationen und Regierungen an der Entwicklung solcher Pässe, um die Echtheit der Corona-Testergebnisse oder Impfnachweise von Reisenden zu belegen. Sobald übergreifend nutzbare Plattformen verfügbar sind, werden DHPs eine wichtige Rolle spielen, um die Mobilität und das Vertrauen in das Reisen seitens Regierungen und Reisenden wiederherzustellen.
BCD ist als erste TMC Mitglied der Good Health Pass Collaborative, einer Initiative, die die Interessen von Geschäftskunden hinsichtlich einer schnellen Standardisierung und Skalierbarkeit von DHPs vertritt.
Klicken Sie hier für den folgenden Bericht: Getting Back to Business Digital Health Passes mit den Ergebnissen einer Umfrage vom Februar 2021.
Auch The Path Back to Safe Travel könnte für Sie interessant sein.
*Quelle: Umfrage von BCD Travel Research & Intelligence, Dezember 2020.
Webinar
Dieses Webinar beinhaltet:
- Ansätze für die Rückkehr zum Reisen
- Die Aufstellung von Kriterien für digitale Gesundheitspässe
- Ansichten der Geschäftsreisebranche zu Impfungen
- Ansichten der Reisenden zu Impfungen
Das können Sie tun
Das kann BCD Travel tun
Wir bieten Einblicke in aussagekräftige Daten und tragen so zu fundierten Reiseentscheidungen bei.
Wir bieten maßgeschneiderte Lösungen zur Reisegenehmigung an.
Wir geben Travel Managern die neuesten Richtlinien und Reisevorschriften an die Hand.
Wir stellen modernste Übersichten in Form von interaktiven Landkarten und Funktionen zur Notfallreaktion bereit.
Wir tragen dazu bei, dass Reisende unterwegs über Risiken, Vorschriften und Richtlinien informiert sind.
Wir beurteilen das Risikomanagement und geben Fachwissen weiter.
Wir befinden uns in der nächsten Phase der Pandemie. Tests finden vermehrt vor Reiseantritt statt und Impfungen nehmen zu. Zeitgleich ergänzen wir neue Funktionen in unseren Reisetools, die das Reisen einfacher und sicherer machen.”
—Mike Janssen
Global Chief Operating Officer und Chief Commercial Officer, BCD Travel