Ausgaben- management

Unsicherheit kann zwar beunruhigend sein, schafft aber auch die Möglichkeit, Veränderungen auf den Weg zu bringen. Veränderungen ermöglichen Ihnen, Ihr Geschäftsreiseprogramm zu optimieren, um Kosten zu kontrollieren und für eine positive Reiseerfahrung zu sorgen. Es ist wichtig, Supplier-Partnerschaften zu überprüfen, Daten zu nutzen und Geschäftsreiseprogramme anzupassen.

Ein Perspektivwechsel kann Geschäftsreiseprogramme positiv verändern. Prüfen Sie Supplier-Partnerschaften, betrachten Sie Flug-, Hotel-, Nahverkehr- und Bahnprogramme aus einem neuen Blickwinkel und berücksichtigen Sie die Datenlage.

Eine eingehende Datenanalyse kann Antworten auf wichtige Fragen liefern, wie z. B.: Was sind meine wichtigsten Reiseaktivitäten? Hat sich das Buchungsverhalten meiner Reisenden angesichts neuer Gesundheits- und Sicherheitsprotokolle bei den Suppliern sowie einer flexibleren Preisgestaltung verändert? Haben sich meine Reisenden an geänderte Richtlinien, Reisebeschränkungen sowie Vorgaben für bevorzugte Buchungskanäle und Supplier gehalten?

Es könnten neue Stakeholder auf der Bildfläche erscheinen. Andere Geschäftsbereiche, von der Personal- bis zur IT-Abteilung, könnten jetzt ein verstärktes Interesse an Reisen haben. Tauschen Sie sich mit internen Stakeholdern aus, um einen Plan zur Wiederaufnahme der Reiseaktivitäten zu entwerfen, denn schließlich stehen Geschäftsreisen immer im Zusammenhang mit den Geschäftsaktivitäten insgesamt. Ermitteln Sie, welche Änderungen die Reiseaktivitäten beeinflussen würden, und berücksichtigen Sie dabei auch andere organisatorische Veränderungen, die sich auf Ihre Reiserichtlinie auswirken könnten. Dabei könnte es sich etwa um einen Umstieg von Flug- auf Bahnreisen oder eine Senkung der CO2-Emissionen handeln. Eine gute Herangehensweise sind „Was wäre wenn“-Szenarien, um Ausgaben zu prognostizieren und verschiedene Situationen durchzuspielen – von konservativ bis aggressiv – bei denen die Normalisierung zu verschiedenen Zeitpunkten einsetzt und unterschiedlich schnell fortschreitet. So können Sie sofort mit Ihrem Programm durchstarten, sobald das Geschäft es erfordert.

Flugprogramme

2020 ist der weltweite Fluggastverkehr gegenüber 2019 um 66 % zurückgegangen – ein Einbruch, wie es ihn in der Luftfahrtgeschichte noch nicht gegeben hat. Bei Inlandsflügen zeichnet sich bereits eine allmähliche Erholung ab. International ist die Lage, mit Ausnahme einiger Urlaubsziele, wegen der regional sehr unterschiedlichen Impffortschritte jedoch weiter angespannt. Wahrscheinlich wird sich der internationale Flugverkehr erst erholen, wenn weltweit anerkannte digitale Impfpässe verfügbar sind.

Viele Airlines haben während der Pandemie Umstrukturierungen vorgenommen. Bisher wurden nur eine Handvoll Fusionen angekündigt, doch weitere Konsolidierungen sind zu erwarten. In dieser Erholungsphase werden die Airlines vermutlich auf absehbare Zeit mit weniger Flügen und Flugzielen operieren. Die meisten von ihnen versuchen mit neuen Werbeaktionen und größerer Flexibilität, den Flugverkehr zu beleben und während der Flaute konkurrenzfähig zu bleiben. Nach der Pandemie werden zunächst die Preise ansteigen und weniger Optionen verfügbar sein.

Wie können Sie sich auf die neue Situation in der Luftfahrtbranche einstellen?

Wägen Sie zuerst ab, wie hoch das Risiko bei Ihren bevorzugten und nicht bevorzugten Fluggesellschaften ist. Berücksichtigen Sie das Risiko von Startverboten, die Liquidität, die Unterstützung aus der Politik sowie die netzwerkspezifischen Auswirkungen aufgrund von Grenzschließungen und Sicherheitsvorschriften.

Aufgrund der sich nur langsam erholenden Reisebranchehaben einige bevorzugte Supplier möglicherweise nicht mehr die Kapazität, den Reisebedarf in bestimmten Märkten vollständig zu decken. Das heißt, Sie müssen Ihr Geschäftsreiseprogramm anpassen und gegebenenfalls auf andere Supplier ausweichen. Mit einem Tool wie dem Air Fare Predictor von Advito können Sie die Entwicklung der buchbaren Flüge, Änderungen bei der Sitzkapazität und die zukünftige Preisgestaltung täglich verfolgen.

Erstellen Sie Ihr Konzept nicht ohne Ihre weltweiten Reiseaktivitäten mit der veränderten Branchenlandschaft abzugleichen. So können Sie eine optimale Abdeckung und wettbewerbsfähige Preise sicherstellen, während das Geschäftsreiseprogramm schrittweise neu aufgesetzt wird. Damit die Preise für Ihre wichtigsten Routen stabil und wettbewerbsfähig bleiben, müssen Sie laufend mit Suppliern verhandeln.

Sprechen Sie mit Ihrem Airline-Partner über Einsparungen und fragen Sie danach, welche Möglichkeiten für eine unkomplizierte Zusammenarbeit bestehen, die beiden Seiten Vorteile verschafft. Nehmen Sie bei Bedarf weitere Aspekte in die Verhandlungen mit auf – Erstattungen, Gutschriften und Gutscheine – und setzen Sie sich für die Abschaffung des Treibstoffzuschlags und des GDS-Zuschlags ein. Prüfen Sie die Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen, um das Vertrauen der Reisenden im Hinblick auf Flugreisen zu fördern. Noch wichtiger: Lassen Sie sich nicht auf den herkömmlichen RFP-Prozess für Flüge ein. Ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Geschäftsreiseprogrammen in einer Welt nach Corona wird die Agilität sein.

Hotel

Die Hotelbranche hat sich durch die Corona-Pandemie definitiv verändert und das in mancher Hinsicht sogar dauerhaft. So werden die verstärkten Hygienemaßnahmen sicherlich beibehalten werden. Bei der Rückkehr zum Reisen ist es wichtig, alte Strukturen aufrechtzuerhalten und neue Gegebenheiten zu integrieren.

Ein guter Ausgangspunkt dafür ist das Thema Sicherheit und Fürsorgepflicht. Wenn Sie sich bei Ihrer Strategie von diesen Aspekten leiten lassen, wird Ihnen nicht nur die Wiederaufnahme der Reisetätigkeiten gelingen – Sie entwickeln gleichzeitig auch noch Ihr Hotelprogramm weiter.

Ihrer Fürsorgepflicht können Sie nur nachkommen, wenn Ihre Reisenden Hotels über Kanäle buchen, die für Sie einsehbar sind. Dabei ist es wichtiger denn je, dass diese Buchungskanäle intuitiv und zeitgemäß gestaltet sind und all die nützlichen Informationen enthalten, die Reisende wünschen.

Dazu gehört auch eine effiziente Möglichkeit, die Hygiene- und Sicherheitsprotokolle im Hotel und am Zielort ihrer Reise abzurufen.

Für Hotelprogramme gilt:

  • Verlängerungen von 2020 auf 2021 laufen abermals ab und das bis zum 3./4. Quartal erreichte Reisevolumen wird die Strategie für Programme für 2022 bestimmen.
  • Wir sind zuversichtlich, dass Hotelprogramme eingehend analysiert und auf den richtigen Umfang angepasst werden. Je nach dem erwarteten zukünftigen Reiseaufkommen wird es möglich sein, die meisten Geschäftsreiseprogramme auf weniger Hotels zu konzentrieren.
  • Unabhängig davon, was letztlich mit dem ausgehandelten Programm passiert, gilt immer noch unsere Empfehlung von vor einem Jahr: Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, um Ihre Tools auf die Wiederaufnahme von Reisen vorzubereiten.
  • Aktualisieren Sie Ihr Online-Buchungstool und fügen Sie Preisziele hinzu.
  • Erarbeiten Sie eine Strategie für Gesundheit, Sicherheit und Fürsorgepflicht.
  • Legen Sie bei der Zeitplanung für die Aktualisierung Ihres ausgehandelten Programms den Starttermin erst fest, wenn Sie eine klare Vorstellung vom voraussichtlichen Volumen des nächsten Jahres haben.
  • Doch vor allem: Betrachten Sie den RFP-Prozess nicht als herkömmlichen Ansatz. Gehen Sie bei Ihren Anfragen dynamisch vor. Es geht nicht mehr nur um das Sourcing, sondern darum, kontinuierlich in Ihrem Hotelkategorie-Management aktiv zu sein.

Die wichtigsten Aspekte für Geschäftsreisende bzgl. Hotels

In einer Umfrage gaben Geschäftsreisende an, dass ihnen in Hotels vor allem die Sauberkeit, kontaktloses Einchecken und Maskenpflicht wichtig sind.

Quelle: Online-Umfrage von BCD Travel Research & Intelligence unter 1.260 Geschäftsreisenden, Mai 2020

Mit StaySafe das Vertrauen der Reisenden stärken

Am besten können Sie das Vertrauen der Reisenden in Ihr Hotelprogramm stärken, indem Sie einen Drittanbieter nutzen, der bestätigt, dass Hotels Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen für ihre Gäste ergreifen.

Wir bieten in Zusammenarbeit mit StaySafe Hospitality ein Selbstbewertungstool an und nutzen StayClean Certification, damit Hotels ihre Maßnahmen nachweisen und mit internationalen Standards und behördlichen Vorgaben abgleichen können. StaySafe hat jede Phase eines Hotelaufenthalts unter die Lupe genommen, um eine eingehende Beurteilung der standort- und unternehmensweiten Maßnahmen zu erarbeiten.

Dieses Bewertungs- und Zertifizierungsverfahren berücksichtigt auch die Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, um Hotelmitarbeiter vor einer Ansteckung mit COVID-19 oder anderen Viren zu schützen.

Dieses Infoblatt enthält weitere Informationen zur Beurteilung und deren Ablauf.

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Bahn, Taxi und öffentlicher Nahverkehr

Reisende ändern ihre Gewohnheiten. Statt öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen, entscheiden sie sich für einen Mietwagen oder das eigene Auto. Viele Reisende sind nicht bereit, in ein Flugzeug zu steigen.

Eine achtstündige Fahrt mit einem Auto könnte die neue Zukunft sein. Beim Planen Ihrer Strategie können Sie mit einer beträchtlichen Zunahme des Volumens rechnen. Dadurch ist die Hebelwirkung höher, wenn Sie mit Suppliern verhandeln. Tarife sind vielleicht verhandelbar, doch auf die Fürsorgepflicht, die Gesundheit und das Wohlbefinden trifft dies nicht zu. Alle Anbieter – auch dieser Transportmittel– müssen einer gründlichen Überprüfung unterzogen werden. Prüfen Sie die Sicherheitsprotokolle und entwickeln Sie einen Prozess, der für jede Reise den Anbieter überprüft. Jeder Risikofaktor sollte in diese Analyse einbezogen werden. Ist die finanzielle Situation des Suppliers stabil? Wie oft werden Fahrer auf Covid-19 getestet? Was brauchen Reisende, um sich sicher zu fühlen?

Für mehr Informationen zum Thema Bahn, Taxi und öffentlicher Nahverkehr lesen Sie den kürzlich veröffentlichen Artikel

„Ground Insights“

von Advito.

Webinar

Ein Gespräch mit National Enterprise über die nahe Zukunft

Im Zuge der Pandemie haben sich die Gewohnheiten beim Nahverkehr verändert. Reisende nehmen längere Fahrten in Kauf und möchten Kontakte auf ein Minimum reduzieren oder ganz vermeiden.

Erfahren Sie, wie Geschäftsmodelle an das veränderte Verhalten der Reisenden angepasst wurden, wie Sicherheitsprotokolle Innovation gefördert haben und wie Sie und Ihre Reisenden sich auf die nahe Zukunft vorbereiten können.

Bahn

Seit Beginn der Pandemie sind Geschäftsreisende eher bereit, längere Zugfahrten zu unternehmen. Hinzu kommen die zunehmenden Nachhaltigkeitsinitiativen von Unternehmen und der rapide Ausbau der weltweiten Streckennetze. Daher erwarten wir, dass Hochgeschwindigkeitszüge (High-Speed Rail, HSR) zukünftig eine größere Rolle für Geschäftsreiseprogramme spielen werden.

Advito, die unabhängige Beratungssparte von BCD, ist mit einem neuen Bahn-Beratungsangebot an den Start gegangen, um Travel Managern dabei zu helfen, die Vorteile von HSR für ihre Programme voll auszuschöpfen. Mit einem multimodalen Ansatz, der Flug und Bahn verbindet, können sie Einsparmöglichkeiten aufdecken und Druck in Verhandlungen mit Fluganbietern ausüben, um bessere Konditionen auszuhandeln. Zudem eröffnen sich Chancen für nachhaltigeres Reisen, da sich feststellen lässt, auf welchen Strecken Reisende auf die Bahn umsteigen können, um den CO2-Ausstoß zu reduzieren.

  • Attraktive Tarife und Komfort Im Allgemeinen sind die HSR-Preise wettbewerbsfähig. Die Einführung eines multimodalen Ansatzes erhöht den Wettbewerb innerhalb Ihres Programms – insbesondere für die Kurzstrecke – und verschafft Ihnen Vorteile bei Vertragsverhandlungen mit Flug-Suppliern, sodass sich die Ausgaben insgesamt senken lassen.
  • Nachhaltigkeit Die Bahn gilt allgemein als die „grünste“ Art zu reisen. Wenn Sie Bahnangebote in Ihren Supplier-Mix aufnehmen, leisten Sie einen erheblichen Beitrag zu den Nachhaltigkeitsinitiativen Ihres Unternehmens.
  • Besseres Reiseerlebnis Die Bahn bietet Reisenden gleich mehrere Vorzüge: Sie können einfacher Abstand zu Mitreisenden halten, sich mehr bewegen und ruhige Abteile mit wenig Störungen nutzen. Und Bahnreisen bringen noch einen weiteren großen Vorteil mit sich: mehr produktive Zeit unterwegs. Auf einer Strecke von bis zu 1.000 km macht die Produktivitätszeit zwei Drittel der gesamten Reisedauer aus (gegenüber einem Drittel im Flugzeug und einem Fünftel im Auto).

Webinar

Holen Sie mehr heraus: Supplier-Wechsel und Sourcing-Trends

Durch die veränderte Supplier-Landschaft und verlagerten Beschaffungsprioritäten haben sich neue Anforderungen, Risiken und Chancen ergeben. Erfahren Sie, wie Sie sowohl neue als auch etablierte Supplier einbinden, welche Faktoren Sie bei der Beurteilung von Flug-, Hotel- und Mietwagenkategorien berücksichtigen sollten und wie sich Trends wie virtuelles Arbeiten und die zunehmende Beliebtheit von Geschäftsreisen mit dem Auto auf das Sourcing auswirken.

Das können Sie tun

Checkliste für das Ausgabenmanagement

Das kann BCD Travel tun

Wir bieten flexible Raten für Hotelbuchungen an, da sich Reisepläne ändern können.

Wir arbeiten mit Travel Managern zusammen, um Supplier-Programme zu überprüfen und sinnvolle Änderungen vorzunehmen.

Wir tragen mit verschiedenen Rückforderungs- und Erstattungsoptionen zu einem höheren Cashflow bei.

Wir konsolidieren Informationen, um klare und umsetzbare Erkenntnisse zu liefern.

Wir informieren über Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien und -anforderungen von Suppliern

Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen haben für Reisende während ihrer gesamten Reise oberste Priorität. Die Einbindung dieser Maßnahmen in Sourcing-Strategien ist ganz entscheidend, um Vertrauen aufzubauen.“

—Jorge Cruz

Executive Vice President, Global Sales and Marketing, BCD Travel

Reiserichtlinie

Wie Sie Ihre Reisenden vorbereiten

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