Kommunikation mit Reisenden
Jeden Tag werden Millionen von Menschen geimpft und sowohl vor der Abreise als auch nach der Ankunft stehen Tests zur Verfügung. Mehr als die Hälfte der von BCD befragten Geschäftsreisenden geht davon aus, bis Mitte 2021 geimpft zu sein.* Das zeigt, dass wir in eine neue Phase der Corona-Pandemie eintreten. Dank diesen und anderen Maßnahmen gewinnen Mitarbeiter wieder mehr Vertrauen ins Reisen.
*Quelle: Umfrage von BCD Travel Research & Intelligence unter 844 Geschäftsreisenden, Februar 2021.
Reisende auf dem Laufenden halten
Die Informationen im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie sind nach wie vor komplex.
Die Gesetze, Vorschriften und Prozesse ändern sich ständig, und mitunter ist es schwierig, den Überblick zu behalten. Deshalb ist es bei der Wiederaufnahme von Geschäftsreisen wichtiger denn je, dass den Reisenden immer die aktuellsten Informationen zur Verfügung stehen, die ihnen bei der Planung ihrer Reise und unterwegs helfen. Darüber hinaus müssen die Reisenden wissen, ob eine Reise aus geschäftlichen Gründen unbedingt notwendig ist, und darauf vertrauen, dass für ihre Gesundheit, ihre Sicherheit und ihr Wohlbefinden gesorgt wird.
Sie können helfen, indem sie sicherstellen, dass Ihre Reisenden vor, während und nach einer Dienstreise mit den relevanten Informationen versorgt werden.
Entscheidung
- Eindeutige Definition für “unbedingt notwendige Reisen”
- Neue Prozesse für Reisegenehmigungen
- Informationen zu Gesundheitsrisiken am Reiseziel
- Kommunikation zu Richtlinien
Buchung
- Hilfestellung zur Reiserichtlinie
- Supplier-Empfehlungen
- Erinnerungen zu Gesundheit und Sicherheit
- Kontakt zu Beratern
Vorbereitung
- Hilfestellung zu Reiserichtlinie und Sicherheitsprotokoll
- Gesundheitsbezogene Anforderungen für Reiseziele
- Supplier-Anforderungen
- Mobile Reisetools
Reise
- Zugang zu Reiseänderungen in Echtzeit
- Benachrichtigungen zur Reiserichtlinie während der Reise
- Tools und Ressourcen für den Notfall
- Feedback-Aufforderungen für Reisende
Heimreise
- Änderungen der Reiseroute
- Anforderungen bezüglich des Heimatlands
- Gesundheits- und Sicherheitsprotokoll für Büros
Tipps für sicheres, unproblematisches Reisen
TripSource® unterstützt Reisende bei ihren Vorbereitungen
Reisende erhalten Push-Benachrichtigungen und Mitteilungen in ihrer Zeitleiste mit Links zum COVID-19 Info Hub für Echtzeitinformationen zu Airlines, Flughäfen und internationalen Reisezielen. TripSource bietet außerdem.
Document Vault, um Reisedokumente (QR-Codes, Word-Dokumente, PDFs wie z. B. Testergebnisse) hochzuladen und zu verwalten
In Kontakt bleiben
Auf die Frage, welche Art von Reise-Informationen sie erhalten möchten, stuften Reisende drei Punkte als besonders wichtig ein.
- Neueste Informationen zur Sicherheit von Flügen/Hotels
- Klare Richtlinien zu Reiseanforderungen
- Regelmäßige Benachrichtigungen über Änderungen bei Reiserichtlinien
Nutzen Sie digitale Kommunikationstechnologien, um Reisende über mehrere Kanäle und Geräte schnell zu erreichen. Mit einer digitalen Strategie können Sie zeitnahe und relevante Updates zu den wichtigsten Themen bereitstellen.
Der Anteil der Reisenden*, die sich von ihrem Travel Management bevorzugt per E-Mail informieren lassen, ist mit 92 % überwältigend. Aber es lohnt sich, über den E-Mail-Horizont hinauszublicken. Nutzen Sie verschiedene Kommunikationskanäle, damit Sie Informationen stets relevant und zu jedem Zeitpunkt der Reise weitergeben können.
Firmen-Intranet
Das Thema Reisen sollte eine prominente Stellung im Intranet des Unternehmens einnehmen. Überprüfen Sie Ihre Reiseinhalte und Website-Navigation. Erleichtern Sie Mitarbeitern das Finden von Reiseinformationen. Verweisen Sie auf wichtige Apps und vertrauenswürdige Ressourcen, damit Reisende auch unterwegs auf dem Laufenden bleiben.
Quelle: BCD Travel Research & Innovation – Online-Umfrage unter 1.260 Geschäftsreisenden, Mai 2020
Online-Buchungstools
Kommunizieren Sie wirkungsvolle, zielgerichtete Botschaften während des gesamten Buchungsprozesses, um Reisende auf dem Laufenden zu halten. Durch die Bereitstellung von Anleitungen bei jedem Prozessschritt geben Sie Reisenden die nötige Sicherheit, um smarte Entscheidungen für ihre Dienstreise treffen zu können.
Apps
Über mobile Endgeräte erreichen Sie Ihre Reisenden am schnellsten und effektivsten. Fördern Sie die Nutzung von Apps, inklusive TripSource von BCD Travel und Angeboten von Sicherheitspartnern wie ISOS. Maximieren Sie Ihre Reichweite, indem Sie Messaging-Funktionen der Apps nutzen. Aktivieren Sie Sicherheitsbenachrichtigungen, planen Sie Richtlinienmeldungen und bieten Sie Zugang zu Notrufnummern und Sicherheitsrichtlinien.
Alle Reiseinformationenunkompliziert abrufen
Der COVID-19 Info Hub wird regelmäßig aktualisiert, um mit den sich schnelländernden Vorschriften Schritt zu halten. Länderspezifische Informationen werden täglich, Angaben zu Flughäfen, Airlines, Hotels, Mietwagen und Bahn alle drei Tage aktualisiert. Oben rechts auf der jeweiligen Karte sehen Sie das Datum des letzten Updates. Reisen Sie unbesorgt mit dem Wissen, dass Sie die neuesten Informationen haben.
Webinar
Bestens informiert reist es sich unbesorgt
Wenn Geschäftsreisende bei Reiseantritt nicht wissen, was sie erwartet, werden sie unsicher. Um ihnen ihre Sorgen zu nehmen und ihr Wohlbefinden zu steigern, sollten Sie jeden Schritt der Reise sorgfältig vorbereiten und ausführlich mit den Reisenden kommunizieren.
Das können Sie tun
Kommunikationscheckliste
Das kann BCD Travel tun
Bereitstellung von Informationen über Reisebeschränkungen und Hygieneprotokolle
Bereitstellung einer Plattform für Reiserichtlinienaktualisierungen, Risikowarnungen und Notfallmeldungen
Wir fördern die Umsetzung des Travel Management Programms und das Sicherheitsgefühl unter Reisenden
Noch nie war es so wichtig, mit Reisenden zu kommunizieren, damit sie über ihre Möglichkeiten informiert sind, besser beurteilen können, was zu tun ist und verstehen, was diese weltweit neue Situation für sie als Geschäftsreisende bedeutet.
—Mike Walley
President—Europe and Media & Entertainment, BCD Travel