Gestión de gastos
Si bien la incertidumbre puede ser inquietante, también crea una oportunidad para impulsar el cambio. El cambio le permite optimizar su programa de viaje para controlar los costos y proporcionar una experiencia de viaje positiva. Es esencial revisar la colaboración con proveedores, usar los datos y modificar los viajes.
Las nuevas formas de pensar pueden ayudar a transformar los programas de viajes. Revise las alianzas con los proveedores; examine los programas aéreos, de hoteles, de transporte terrestre y de trenes con una nueva mirada, y no ignore los datos.
Profundizar en los datos puede responder algunas preguntas clave, como las siguientes: ¿Cuál es mi viaje esencial? ¿El comportamiento de compra de mis viajeros cambió a raíz de los cambios en los protocolos de salud y seguridad de los proveedores y de los precios más flexibles? ¿Mis viajeros cumplieron con los cambios de políticas, las restricciones de viaje, los canales de reserva preferidos y los proveedores preferidos?
Pueden surgir nuevas partes interesadas: otras unidades de negocio, desde RR. HH. hasta TI, ahora tienen un interés particular en los viajes. Interactúe con las partes interesadas internas para desarrollar un escenario del camino de recuperación, ya que la presencia de los viajes siempre está relacionada con la actividad de la empresa. Haga un mapa de los cambios que afectarán su presencia y tenga en cuenta otros cambios organizativos que afectarán su política de viajes. Por ejemplo, pasar del avión al ferrocarril y centrarse en la reducción de las emisiones de CO2, entre otros. Un buen enfoque es utilizar herramientas de modelado de escenarios «What if» (¿Qué pasaría si...?) para pronosticar el gasto y planear una gama de escenarios, desde los más conservadores hasta los más agresivos, en función de la velocidad de recuperación y la fecha de inicio de la recuperación. De este modo, estará preparado para activar su programa en cuanto surja la necesidad comercial.
Programas aéreos
En 2020, el tráfico aéreo global de pasajeros disminuyó en un 66 % en comparación con 2019, lo que representa el mayor descenso del tráfico en la historia de la aviación. Los mercados nacionales ya están en vías de recuperación constantes. Excepto unos pocos destinos de ocio, los mercados internacionales siguen teniendo dificultades debido al ritmo desigual de vacunación de una región o país a otro. Es probable que la recuperación de los viajes aéreos internacionales dependa, en gran medida, de los pasaportes de vacunación digitales aceptados en todo el mundo.
Muchas aerolíneas se reestructuraron durante la pandemia. Hasta ahora solo se han anunciado pocas fusiones, pero se puede esperar una mayor consolidación. Durante este período de recuperación, es probable que las aerolíneas operen con redes más pequeñas y horarios reducidos en el futuro inmediato. La mayoría de las aerolíneas han ofrecido nuevos incentivos promocionales y una mayor flexibilidad para ayudar a reactivar los viajes aéreos y seguir siendo competitivas durante la recesión. Después de la pandemia, los viajeros pueden esperar tarifas más altas y menos opciones.
¿Cómo puede prepararse para el nuevo panorama de la industria aérea?
Comience por evaluar el nivel de riesgo con las aerolíneas preferidas y no preferidas. Analice el riesgo de cancelación de vuelos, su disponibilidad de efectivo, el apoyo del gobierno y el impacto en la red debido a los cierres de las fronteras y las reglamentaciones de seguridad.
Durante este período de lenta recuperación, es posible que algunos proveedores preferidos ya no tengan la capacidad de satisfacer totalmente las necesidades de viajes en determinados mercados. Deberá adaptar su programa de viajes y, posiblemente, buscar proveedores alternativos. El uso de una herramienta como el pronosticador de tarifas aéreas de Advito le permitirá supervisar diariamente la evolución de los vuelos reservables, los cambios en la capacidad de los asientos y los precios futuros.
A medida que elabore su estrategia de aceleración, alinee su huella global de viajes con el panorama cambiante de la industria a fin de garantizar una cobertura óptima y precios competitivos mientras se reconstruye el programa de forma gradual. Esto requerirá una negociación continua con los proveedores para proteger sus principales rutas de precios volátiles o poco competitivos.
Más allá del ahorro, puede preguntar a las aerolíneas asociadas cómo pueden contribuir para lograr el éxito mutuo facilitando la relación comercial. Si es necesario, añada puntos de negociación adicionales sobre los reembolsos, los créditos y los cupones, y defienda la eliminación del recargo por combustible y del recargo por distribución. Revise las medidas de salud y de seguridad para ayudar a los viajeros a ganar confianza en los viajes aéreos y, sobre todo, no utilice el proceso tradicional de solicitud de propuesta (RFP) de transporte aéreo. La agilidad será un factor clave para el éxito de los programas de viajes en el mundo posterior a la COVID-19.
Programas hoteleros
Sin duda, el sector hotelero ha cambiado a raíz de la COVID-19 y, en cierto modo, de forma permanente. Es posible que los protocolos de limpieza reforzados hayan llegado para quedarse. A medida que volvemos a viajar, es importante conservar el contexto anterior e integrar el nuevo.
Un buen punto de partida es el tema de la seguridad del viajero y el Deber de Cuidado (Duty of Care). Si permite que este tema guíe su estrategia, no solo volverá a realizar viajes con éxito, sino que hará evolucionar la gestión de su programa de hoteles en el proceso.
El Deber de Cuidado (Duty of Care) solo se puede proporcionar si sus viajeros reservan sus hoteles en canales en los que usted tiene visibilidad. Es más importante que nunca hacer que esos canales de reserva sean de uso intuitivo, con elementos visuales modernos y llenos del excelente contenido que esperan ver.
De este modo, los viajeros pueden evaluar la limpieza y los protocolos de seguridad disponibles en el hotel y en el destino al que viajan.
Para programas de hoteles administrados:
- Las prórrogas de 2020 a 2021 volverán a vencer y la cantidad de viajes que vuelvan para el tercer y cuarto trimestre dictará qué enfoques se adoptarán para los programas de 2022.
- Esperamos que se produzca un análisis significativo y un ajuste de los programas de hoteles. Según los niveles de viaje previstos en el futuro, la mayoría de los programas de clientes estarán en condiciones de consolidarse en menos hoteles.
- Sin importar lo que finalmente ocurra con el programa negociado, el consejo que dimos hace un año aún es válido: ahora sigue siendo un momento ideal para preparar sus herramientas para el regreso a los viajes.
- Actualice su OBT y añada objetivos de tarifas.
- Elabore su estrategia de salud, seguridad y Deber de Cuidado (Duty of Care).
- Al armar su cronograma para actualizar su programa negociado, láncelo cuando tenga una idea clara de los volúmenes que tendrá el próximo año.
- Lo más importante: no piense en el proceso de RFP como un enfoque tradicional. Sea dinámico con sus solicitudes. Ya no se trata solo del abastecimiento, sino de ser activo en la gestión de la categoría de hoteles de manera continua.
Las principales preocupaciones sobre hoteles de los viajeros de negocios
Los viajeros de negocios encuestados dijeron que lo que más les preocupaba era la limpieza, los check-ins sin contacto y los protocolos de mascarillas en los hoteles.
Fuente: Encuesta de Research & Intelligence de BCD Travel a 1260 viajeros de negocios, mayo de 2020.
Recupere la confianza del viajero con StaySafe
La mejor opción para impulsar la confianza de los viajeros en su programa de hoteles es utilizar un proveedor externo que certifique que los hoteles están adoptando medidas para garantizar la salud y la seguridad de sus huéspedes.
Nos hemos asociado con StaySafe Hospitality para ofrecer una herramienta de autoevaluación y la certificación StayClean para que los hoteles demuestren las medidas que están adoptando y compararlas con los estándares internacionales y reglamentarios. StaySafe ha revisado cada etapa del ciclo de vida de los huéspedes de hoteles para crear una evaluación exhaustiva de las prácticas de los hoteles en toda la propiedad y la organización.
El marco de la evaluación y la certificación también aborda los requisitos de salud y seguridad de los empleados del hotel para protegerlos de contraer COVID-19 u otros posibles virus.
Lea la hoja de información para obtener más información sobre la evaluación y cómo funciona.
Programa de transporte terrestre
Los viajeros de negocios están modificando sus costumbres. En lugar de usar el transporte público, optan por usar vehículos alquilados o personales. Asimismo, muchos prefieren usar transporte terrestre para llegar a destinos hacia los que normalmente volaban.
Los viajeros están cambiando sus hábitos. En lugar de tomar el transporte público, están optando por alquilar automóviles o vehículos personales. Muchos viajeros no están dispuestos a subir a un avión, y en rutas que normalmente volarían, ahora optan por utilizar el transporte terrestre. Un viaje de ocho horas puede ser el nuevo futuro. Al considerar su estrategia de transporte terrestre, puede anticipar un aumento sustancial en el volumen, que a su vez aumentará su influencia para negociar con los proveedores. Pero, aunque las tarifas pueden ser negociables, la protección, la salud y el bienestar de viajero no lo son. Todos los proveedores, incluidos los de transporte terrestre, deben ser examinados a fondo. Debe revisar los protocolos de seguridad y desarrollar un proceso para verificarlos en cada viaje. Cada factor de riesgo debe revisarse en este análisis. ¿Su proveedor esta financieramente estable? ¿Con qué frecuencia se están examinando los conductores para el COVID-19? ¿Qué necesitan los viajeros para sentirse seguros?
Si desea obtener más información sobre el transporte terrestre, lea el artículo
"Ground Insights"
publicado recientemente por Advito.
Seminario web
En conversación con National Enterprise sobre el camino futuro
Durante la pandemia, han surgido nuevos patrones de transporte terrestre. Los viajeros están dispuestos a conducir distancias más largas, y desean experiencias de poco contacto y sin contacto.
Aprenda cómo los modelos de negocio se ajustaron al comportamiento cambiante de los viajeros; el impacto positivo que tuvieron los protocolos de seguridad en la innovación; y cómo usted y sus viajeros pueden prepararse para lo que se viene.
Ferrocarril
La tolerancia de los viajeros de negocios a realizar viajes más largos en tren ha aumentado desde el inicio de la pandemia. En combinación con las crecientes iniciativas de sustentabilidad corporativas y el rápido crecimiento de las redes de ferrocarril a nivel global, esperamos que el tren de alta velocidad (HSR) desempeñe un rol más importante en los programas de viajes de negocios.
Advito, la división de consultoría de BCD, lanzó una nueva práctica de ferrocarril para ayudar a los travel managers a maximizar los beneficios del HSR en sus programas de viajes. Si se adopta un enfoque multimodal integrando el transporte aéreo y el ferrocarril, se identificarán oportunidades de ahorro perdidas y se presionará a los proveedores aéreos para que hagan mejores ofertas. Además, se captarán oportunidades para realizar viajes más sustentables identificando las rutas en las que los viajeros puedan pasar al ferrocarril para reducir las emisiones de carbono.
- Tarifas atractivas y comodidad En general, los precios de los HSR son competitivos. La adopción de un enfoque multimodal aumentará la competencia en su programa —especialmente, en los viajes nacionales y regionales de corta distancia— y creará una ventaja para negociar mejores ofertas de los proveedores de aerolíneas a fin de reducir el gasto total.
- Sustentabilidad En general, el tren se considera la forma «más ecológica» de viajar. La integración de las opciones de ferrocarril en su combinación de proveedores contribuirá en gran medida a las iniciativas generales de sustentabilidad de su organización.
- Experiencia a bordo Los viajeros perciben una serie de beneficios experienciales, como un distanciamiento social más fácil, libertad para desplazarse y cabinas tranquilas con menos interrupciones. Los viajes en tren también aportan otra gran ventaja a los viajeros: mayor tiempo de productividad. En un viaje de corta distancia (menos de 1000 km), el tiempo de productividad representa dos tercios de la duración total del viaje (frente a un tercio en avión y un quinto en auto).
Seminario web
Potencie su estrategia: Cambios en los proveedores y tendencias de abastecimiento
El panorama de los proveedores de viajes ha cambiado, y las prioridades de compra se han modificado, lo que implica nuevos requisitos, riesgos y oportunidades. Aprenda a relacionarse con proveedores tanto nuevos como establecidos; considere qué factores adicionales se deben examinar al evaluar las categorías de vuelos, hoteles y autos; y comprenda cómo afectan el abastecimiento las tendencias como el trabajo virtual y el aumento de la popularidad de los viajes en auto.
Lo que usted puede hacer
LISTA DE VERIFICACIÓN DE GESTIÓN DE GASTOS
- Bélgica: belgiantrain.be
- Francia: sncf.com
- Alemania: bahn.de and thalys.com
- Italia: trenitalia.com
- España: renfe.com
- Reino Unido: nationalrail.co.uk
Qué está haciendo BCD Travel
Ofrecer tarifas flexibles en reservas de hotel para adaptarse a cambios de viaje
Trabajar con los Travel Managers para revisar los programas de proveedores y realizar cambios significativos.
Incrementar el flujo de caja con varias opciones de reclamo y reembolso
Consolidar la información en ideas claras y procesables
Comunicar las políticas y requisitos de salud y seguridad de los proveedores.
“Las medidas de salud y seguridad son la prioridad de los viajeros en su viajes. Incorporarlas en las estrategias de gestión de proveedores es clave para construir confianza.
—Jorge Cruz
Executive Vice President, Global Sales and Marketing, BCD Travel