Política de viaje
Nuestros clientes confían en que los viajes de negocios se reanudarán, y nosotros también. Asegurar que la política de viajes sea adecuada para su propósito es un primer paso crítico. Cuando llegue el momento de viajar, necesita que sus empleados sepan qué está permitido, cuándo reservar, con quién reservar y, lo más importante, por qué. Los programas de viaje exitosos hacen que los viajes sean simples, productivos y seguros para los viajeros de negocios. Centrémonos en tres áreas clave en las que debe pensar ahora.
¿Quedarse o irse?
La transformación de los programas de viajes en modelos más sustentables garantiza que los viajeros puedan trabajar juntos para alcanzar los objetivos de su empresa, sin importar dónde estén. Los programas que responden a la pregunta de «¿Quedarse o irse?» ayudan a mantener a los viajeros seguros, a limitar los viajes a los necesarios y a reducir el impacto de los viajes en el medio ambiente. Un programa de sustentabilidad bien desarrollado tiene en cuenta la evaluación y la gestión de los riesgos, el Deber de Cuidado (Duty of Care) y el bienestar de los viajeros. Los programas sustentables integran herramientas tecnológicas inteligentes que hacen lo siguiente:
- Apoyan la colaboración virtual.
- Ayudan a los viajeros con la navegación de la reserva, el itinerario y el viaje.
- Proporcionan acceso en tiempo real a la información sobre viajes en relación con la COVID-19.
- Se pueden adaptar para admitir las tecnologías emergentes, como los pases de salud digitales.
También incorpora estrategias de gestión de gastos en cada parte de los viajes administrados, incluidos los programas aéreos, de transporte terrestre, de hoteles y de ferrocarril.
Principales factores que influyen en las decisiones sobre viajes de negocios durante la COVID-19
86%
Nivel de infección en el destino
82%
Necesidad de negocios
78%
Vulnerabilidad del empleado
77%
Requisitos de cuarentena
*Source: BCD Travel Research & Intelligence online survey of 97 travel managers, September 2020.
Viajes de empresa aceptables
A medida que regresan los viajes, su empresa debe tener claro qué está bien y qué no. La seguridad de sus empleados es obviamente la prioridad número uno. Los viajes a todos los destinos, no solo a los de alto riesgo, deben analizarse a medida que la situación cambie semanalmente. Aproveche este período de recesión en los viajes como el momento adecuado para comenzar a realizar modificaciones en las políticas para salvaguardar el bienestar de sus viajeros.
Sus viajeros querrán saber cómo decidir si deben viajar o no, qué aerolínea es la más segura, qué hotel es el más limpio y qué deben hacer si están detenidos porque un país vuelve a entrar repentinamente en bloqueo. Una política de viaje clara y accesible les dará la información que necesitan para tomar la decisión correcta y sentirse seguros de viajar nuevamente. Recomendamos observar los cambios fundamentales de procedimiento para proporcionar claridad y proteger a los viajeros. Asegúrese que usted considera:
PLANIFICACIÓN Y VIABILIDAD DEL VIAJE
- Proceso de aprobación previa al viaje más fuerte
- Visualizar clasificaciones de riesgo actuales en destinos
- Evaluación de la operación de vuelos y hoteles.
- Verificaciones dobles, triples de salidas y disponibilidad del hotel.
- Restricciones de visa (por ejemplo, Schengen vs no Schengen)
- Cuarentena potencial
- Qué viajeros deberían o no deberían viajar
CAMBIOS EN EL COMPORTAMIENTO POR TIPO DE REUNIÓN
- Determinar la definición de viajes de negocios esenciales
- Determinar la configuración óptima por tipo de viaje
- ¿Se puede realizar esta reunión / viaje virtualmente?
- Reducción de las tendencias de viajes como: viajes de un día / viajes internos / viajes de último minuto
DUTY OF CARE (Protección del Viajero)
- Aprobación adicional previa al viaje (incluida la aprobación por reserva en línea)
- Implementación de un sistema de seguimiento y localización de viajeros
- Registro con un aliado en seguridad y descargar la aplicación móvil
- Promoción de trabajo desde casa y herramientas virtuales
- Evaluación de las posibilidades de repatriación.
- Límite de los viajes a destinos de alto riesgo
- Información específica del destino: destinos frecuentes que pueden tener más advertencias / restricciones de salud / seguridad
Salud y seguridad
Sus viajeros solo querrán volver a viajar si se sienten seguros
Cuando nuestro equipo de Research & Innovation encuestó a nuestros clientes el año pasado, el bienestar de los viajeros era una de las tres principales prioridades para los travel managers corporativos, justo por detrás del ahorro y el Deber de Cuidado (Duty of Care), pero sus programas anteriores a la COVID no siempre lo reflejaban.
La pandemia dio una nueva relevancia a este tema: Su personal es su mayor activo, por lo que una política de viajes eficaz debe dar prioridad a su salud y bienestar físico y mental.
Le recomendamos que les pregunte a sus viajeros qué opinan sobre volver a viajar. Aunque las restricciones gubernamentales se reduzcan, y las aerolíneas y los hoteles vuelvan a funcionar, eso no significa que los viajeros se sentirán cómodos para volver a viajar. Además, pida a los viajeros su opinión sobre lo que creen que los ayudará a mantenerse sanos mientras viajan. ¿Qué nuevas opciones de bienestar les gustaría ver? Las encuestas le proporcionarán las opiniones que busca al hacer un seguimiento de las tendencias para que pueda realizar ajustes en tiempo real.
Lo que su política de viaje debería considerar ahora
- Vuelos directos vs conexiones: cada vez que un viajero está en un aeropuerto, está expuesto a más riesgos para la salud como parte del tránsito. ¿Qué es seguro y aceptable?
- Traslado desde / hacia el aeropuerto: ¿Cómo llegan al aeropuerto? ¿Transporte público, transporte propio, alquiler de carro, taxi o un traslado pre-establecido? Todos tienen diferentes niveles de exposición potencial.
- Opciones de comida: ¿Desea que sus viajeros tengan la opción de elegir comer en lugares donde tienen una mayor exposición, o desea que coman en el hotel? Si está en el hotel, ¿será el restaurante o el servicio a la habitación?
- Permitir acceso a salones: ¿Desea que sus viajeros caminen por el aeropuerto y se sienten en espacios públicos o les permite entrar a salones?
- Anticipar la posible extensión forzada: ¿los viajeros tienen suficientes suministros personales y medicamentos en caso de que su viaje se prolongue inesperadamente? Esto es particularmente importante para cualquier viajero con una condición de salud.
- Elementos esenciales del viaje: ¿Desea proporcionar kits de salud para el viaje (por ejemplo, guantes, tapabocas, desinfectante para manos) o permitir que los viajeros compren estos suministros?
- Asuntos médicos: ¿Cuenta con procedimientos para viajeros que se enferman en el viaje? ¿Está dando orientación sobre seguro médico?
- Manual del viajero: ¿Sus viajeros conocen los conceptos básicos? Describa lo que deben hacer en caso de emergencia, etc.
- Mensajes personalizados: ¿Qué opciones de salud y bienestar puede indicarles a sus viajeros? Adapte los mensajes de TripSource para contarles sobre gimnasios de hotel convenientes, parques cercanos con senderos para trotar, bares de jugos, recorridos a pie y más.
- Combinación de proveedores: ¿puede agregar hoteles orientados a la salud a su combinación de proveedores? ¿Qué tipo de ofertas serían más valiosas para sus viajeros?
Use y eleve todas sus herramientas y canales
Una vez que haya definido los cambios en su política, debe involucrar a sus viajeros en su adopción. Bríndeles las herramientas y la capacidad de tomar decisiones basadas en sus necesidades de negocios. Ayúdelos a comprender a través de elementos visuales fáciles de digerir, como infografías, preguntas frecuentes y videos, a través de correos electrónicos, contenido de intranet y programación en la OBT. Esto asegurará que sus viajeros estén completamente informados y confiados en lo que la política significa para ellos y lo que se espera de ellos.
¿Está pensando en exigir vacunas? No es la mejor idea.
Una política de viajes es una guía para los viajeros y debe informarlos para que tomen las mejores decisiones. En lugar de exigir una acción en particular, como la vacunación, debe ofrecer explicaciones sobre cómo las ventajas de la vacunación y de viajar con una tarjeta de salud digital superan las desventajas.
Además, hay consideraciones éticas, cuestiones de privacidad de datos, así como repercusiones legales.
Seminario web
La política de viajes en un mundo nuevo
Lo que solía ser un protocolo común para los viajeros —decidir viajar, reservar viajes y gestionar las expectativas de la empresa— ahora requiere un análisis minucioso por parte de los viajeros y los equipos de viajes. Las preguntas surgen rápidamente. Una política de viajes minuciosa debe abordarlas a todas.
Los expertos de BCD Travel y Advito comparten la importancia de una política de viajes dinámica, acompañada de una estrategia clara de comunicación con los viajeros.
Lo que usted puede hacer
LISTA DE VERIFICACIÓN DE POLÍTICA DE VIAJES
Qué está haciendo BCD Travel
Trabajar con clientes para garantizar que las políticas se actualicen para incluir nuevas consideraciones y casos de uso.
Generar conciencia y confianza del viajero en los cambios de política.
Aprovechar los datos de la política para impulsar decisiones inteligentes de reserva en el punto de venta
Influir en las decisiones durante el viaje con notificaciones móviles de políticas en tiempo real.
La pandemia de COVID-19 ha puesto en evidencia la importancia de contar con una política dinámica, asimilable y significativa que pueda actualizarse fácilmente a medida que los riesgos globales de viajar evolucionan. Si tiene una política desactualizada, sus viajeros no podrán acceder a la información que necesiten cuando puedan volver a viajar. Este es el momento de renovar su política para que siga siendo un pilar fundamental que respalde su estrategia de viaje."
—Lesley O'Bryan
Senior Vice President, Advito