Politique de voyage
Nos clients sont convaincus que les voyages d’affaires vont reprendre, et nous aussi. La première étape essentielle consiste à s’assurer que la politique de voyage est adaptée à l’objectif. Lorsqu’il s’agit de voyager, vos employés doivent savoir ce qui est autorisé, quand et quoi réserver et surtout, pourquoi. Un programme de voyage réussi rend les voyages simples, productifs et sûrs pour les voyageurs d’affaires. Nous allons nous concentrer sur trois domaines clés auxquels vous devez réfléchir dès maintenant.
Rester ou partir ?
La transformation des programmes de voyage en modèles plus durables permet aux voyageurs de travailler ensemble pour atteindre les objectifs de leur entreprise, où qu’ils soient. Les programmes qui répondent à la question « Rester ou partir ? » contribuent à assurer la sécurité des voyageurs, à limiter les déplacements aux voyages nécessaires et à réduire l’impact environnemental des voyages. Un bon programme de développement durable tient compte de l’évaluation et de la gestion des risques, de l’obligation de diligence et du bien-être des voyageurs. Les programmes durables intègrent des outils technologiques intelligents permettant d’effectuer ce qui suit :
- Soutenir la collaboration virtuelle
- Aider les voyageurs à effectuer leurs réservations, à établir leur itinéraire et tout au long de leur voyage
- Fournir un accès en temps réel aux informations sur les voyages pendant la pandémie de COVID-19
- Ils peuvent être adaptés pour soutenir les technologies émergentes, comme les pass sanitaires numériques.
Ils intègrent également des stratégies de gestion des dépenses dans chaque aspect des voyages d’affaires, y compris les programmes aériens, hôteliers, terrestres et ferroviaires.
Les principaux facteurs qui influencent les décisions relatives aux voyages d’affaires pendant la COVID-19
86%
Taux de contagion à destination
82%
Impératif commercial
78%
Vulnérabilité de l’employé
77%
Exigences de quarantaine
*Source: BCD Travel Research & Intelligence online survey of 97 travel managers, September 2020.
Voyages d’affaires acceptables
Au retour d’un voyage, votre entreprise doit savoir clairement ce qui est acceptable et ce qui ne l’est pas. Bien entendu, la sécurité de vos employés est la priorité. Les voyages vers toutes les destinations, et pas seulement celles à haut risque, doivent être examinés minutieusement, car la situation change chaque semaine. Profitez de cette période de ralentissement des voyages pour commencer à apporter des modifications aux politiques voyage, afin de préserver le bien-être de vos voyageurs.
Vos voyageurs voudront savoir comment décider s’ils doivent voyager ou non, quelle compagnie aérienne est la plus sûre, quel hôtel est le plus propre et ce qu’ils doivent faire s’ils sont bloqués en cas de fermeture soudaine des frontières dans un pays. Une politique de voyage claire et accessible leur donnera les informations dont ils ont besoin pour prendre la bonne décision et se sentir à nouveau en confiance pour voyager. Nous vous conseillons d’envisager d’importants changements de procédure pour apporter de la clarté et protéger les voyageurs. Veillez à prendre en compte les éléments suivants :
LA PLANIFICATION ET LA VIABILITÉ DU VOYAGE
- Renforcement du processus d’approbation avant le voyage
- Visualisation des niveaux de risque actuels des différentes destinations
- Évaluation du fonctionnement des vols et des hôtels
- Double ou triple vérification avant le départ et également de la disponibilité des hôtels
- Restrictions en matière de visas (par exemple, espace Schengen ou non)
- Possible quarantaine
- Quels sont les voyageurs qui sont autorisés à se déplacer ?
LE CHANGEMENT DES COMPORTEMENTS EN RÉUNION
- Définition des voyages d’affaires essentiels
- Identification de la configuration la plus optimale, selon le type de voyage
- Cette réunion ou ce voyage peut-il être fait virtuellement ?
- Limitation du nombre de voyages d’un jour, de voyages internes et de voyages de dernière minuteDefine business essential trips
OBLIGATION DE DILIGENCE
- Approbation supplémentaire avant le voyage (y compris l’approbation par la réservation en ligne)
- Mise en place d’un système de suivi et de localisation des voyageurs
- Inscription auprès d’un partenaire de sécurité et téléchargement d’une application mobile
- Promotion du télétravail et des outils virtuels
- Évaluation des possibilités de rapatriement
- Réduction des voyages dans les destinations à haut risque
- Informations spécifiques à la destination : destinations fréquemment visitées pouvant présenter davantage de conseils/restrictions en matière de santé/sécurité
Santé et sécurité
Vos voyageurs ne partiront pas tant qu’ils ne se sentent pas en sécurité
Lorsque notre équipe de recherche et d’innovation a interrogé nos clients l’année dernière, le bien-être des voyageurs était l’une des trois principales priorités des Travel Managers, juste derrière les économies et l’obligation de diligence. Toutefois, les programmes qu’ils avaient mis en place avant la COVID n’en tenaient pas toujours compte.
La pandémie a donné une nouvelle dimension au bien-être : vos collaborateurs sont votre plus grand atout et une politique de voyage efficace doit donner la priorité à leur santé et à leur bien-être physique et mental.
Nous vous conseillons de demander à vos voyageurs ce qu’ils pensent du fait de retourner sur la route. Les restrictions gouvernementales peuvent avoir été assouplies et les compagnies aériennes et les hôtels peuvent être à nouveau opérationnels, mais cela ne veut pas dire que vos voyageurs se sentent à l’aise avec l’idée de voyager. Demandez également aux voyageurs ce qui pourrait les aider à rester en bonne santé pendant le voyage. Quelles nouvelles options de bien-être aimeraient-ils avoir ? Grâce aux enquêtes, vous pourrez analyser les différents retours en suivant les tendances et ainsi vous adapter en temps réel.
Voici les éléments que votre politique de voyage doit prendre en compte dès maintenant :
- Vols directs et vols avec escale(s): chaque fois qu’un voyageur se rend dans un aéroport, il est exposé à davantage de risques sanitaires dans le cadre d’un transit. Quelle est la solution la plus sûre et la plus acceptable ?
- Transfert depuis/vers l’aéroport : comment se rendre à l’aéroport ? Transport public, transport personnel, voiture de location, taxi ou transfert organisé à l’avance ? Chaque solution à un niveau d’exposition potentiel différent.
- Options de restauration : vos voyageurs doivent-ils manger dans des endroits ou des lieux où ils sont plus exposés, ou prendre un repas à l’hôtel ? Si votre voyageur mange à l’hôtel, s’agira-t-il du restaurant ou du service d’étage ?
- Accès aux salons : vos voyageurs pourront-ils se promener dans l’aéroport et s’assoir dans les espaces publics ? Les autorisez-vous à accéder aux salons ?
- Anticipation d’une éventuelle prolongation de voyage : les voyageurs disposent-ils de suffisamment de provisions personnelles et de médicaments au cas où leur voyage serait prolongé ? Cet aspect est particulièrement important pour les voyageurs ayant des problèmes de santé.
- Les essentiels du voyage : voulez-vous fournir des trousses de santé aux voyageurs (par exemple, des gants, un masque facial, du désinfectant pour les mains) ou leur donner un budget pour les acheter ?
- L’aspect médical : avez-vous mis en place des procédures pour les voyageurs qui tomberaient malades pendant leur déplacement ? Donnez-vous des conseils sur l’assurance maladie ? Le guide du voyageur : vos voyageurs connaissent-ils les bases ? Il est important de leur indiquer ce qu’ils doivent faire en cas d’urgence, etc.
- La messagerie sur mesure : quelles options de santé et de bien-être pouvez-vous communiquer aux voyageurs ? Adaptez les messages de TripSource® pour leur indiquer les salles de sport d’hôtel les plus pratiques, les parcs les plus proches avec des pistes de jogging, les bars à jus, les visites à pied, etc.
- L’offre de fournisseurs : pouvez-vous ajouter des hôtels axés sur la santé à votre offre de fournisseurs ? Quel type d’offres vous semble être le plus utile pour vos voyageurs ?
Utiliser et valoriser tous vos outils et canaux de voyage
Une fois les changements de votre politique voyage correctement définis, vous devez faire en sorte d’impliquer vos voyageurs pour qu’ils adoptent ces changements. Pour ce faire, donnez-leur les outils et la possibilité de faire des choix en fonction des besoins de leur entreprise. Vous pouvez leur fournir des ressources visuelles faciles à assimiler, telles que des infographies, des FAQ et des vidéos, par e-mails, des contenus intranet et de la programmation de l’outil de réservation en ligne. Vos voyageurs seront ainsi pleinement informés et confiants ; votre politique voyage n’aura plus de secret pour eux et ils comprendront ce qu’on attend d’eux.
Vous envisagez de rendre les vaccins obligatoires ? Ce n’est pas la meilleure idée.
Une politique de voyage est un guide pour les voyageurs et doit leur fournir les connaissances nécessaires pour faire les meilleurs choix. Plutôt que d’imposer une mesure spécifique, comme la vaccination, vous devriez expliquer en quoi les avantages de la vaccination et du voyage avec un pass sanitaire numérique l’emportent sur les inconvénients.
Par ailleurs, il existe des considérations éthiques, des problèmes de confidentialité des données ainsi que des implications juridiques.
Webinaire
La politique de voyage dans un monde nouveau
Ce qui était autrefois un protocole courant pour les voyageurs – décider de voyager, réserver des voyages et gérer les attentes des entreprises – doit désormais être examiné de près par les voyageurs et les équipes de voyage. Des questions se posent rapidement. Une politique de voyage détaillée doit aborder tous les aspects. Les experts de BCD Travel et Advito soulignent l’importance d’une politique de voyage dynamique, accompagnée d’une stratégie claire à communiquer aux voyageurs.
Ce que vous pouvez faire
Checklist de la politique de voyage
Les mesures prises par BCD Travel
Travailler avec les clients pour s’assurer que les politiques voyage sont à jour afin d’inclure de nouveaux éléments et de nouveaux cas d’utilisation
Sensibiliser les voyageurs aux changements de politique voyage et leur donner confiance
Exploiter les données des politiques voyage pour prendre des décisions de réservation intelligentes au point de vente
Influencer les décisions pendant les voyages d’affaires grâce à des notifications de politique voyage via les téléphones portables en temps réel
La pandémie de COVID-19 souligne l’importance d’avoir une politique dynamique, compréhensive et significative, facile à mettre à jour au fur et à mesure de l’évolution des risques liés aux voyages dans le monde. Si votre politique n’est pas à jour, vos voyageurs n’auront pas les informations dont ils ont besoin lorsqu’ils reprendront la route. Le moment est venu de revoir votre politique pour qu’elle puisse être la pierre angulaire de votre stratégie « Back to travel »."
—Lesley O'Bryan
Senior Vice President, Advito