出張者とのコミュニケーション
何百万人もの人々が毎日ワクチンを接種し、出発前と到着時の両方で検査を受けることができるようになりました。 2021年半ばまでには、BCDが調査を行った出張者の半分以上がワクチン接種を完了させると考えられます*これは、私たちが新型コロナウイルス感染症パンデミックの新たな段階に入ったことを示します。 これらおよびその他の対策により、従業員の出張に対する信頼性を取り戻すことができるでしょう。
*出典：BCD Travel Research & Intelligenceが出張者844名を対象に実施したアンケート（2021年2月）。
出張者のタッチポイント
COVID-19に関連する情報は、複雑で流動的で、時には重圧に感じるときもあります。
出張が再開される際には、旅行者がどのような措置を取るのかを計画し、出張が業務上不可欠かどうかを検討し、保健、安全、そして問題なく予定されているか確認出来るようにするために、役立つ情報を容易に利用できるようにすることが、今まで以上に重要となってきます。出張中、必要な連絡が確実に行われるよう支援して参ります。
出張中、必要な連絡が確実に行われるように支援します。
決定事項
- 明確な必要不可欠な出張の定義
- 新たな出張承認プロセス
- 目的地の危険度情報
- 規定の共有
予約
- 規定の説明
- サプライヤーの推奨
- 健康と安全についての再確認
- アドバイザーへのアクセス
準備
- 規定の説明と安全手順
- 目的地の衛生に関する要件
- サプライヤーの要件
- モバイル出張ツール
旅程
- 出張変更に関してリアルタイムにアクセ
- 移動中の規定通知
- 緊急対応ツールと方法
- 出張者からの迅速な意見収集
帰路
- 出張日程の変更
- 復路到着地の入国要件
- オフィスの衛生と安全手順
安全でシームレスな旅のためのヒント
TripSource®が出張者の旅の準備をサポート
出張者は自身の出張タイムラインにプッシュ通知およびメッセージを受け取ります。これはCOVID-19 Info Hubにリンクしており、特定の航空会社、空港、海外の目的地に関するリアルタイムの情報を取得することができます。 TripSourceは以下の内容も提供しています：
Coming soon!
出張の資料（PCR検査結果などのQRコード、DOC、PDF）をアップロードしまとめるためのDocument Vault 清掃プロトコルによりホテルをフィルターにかける機能
連絡を取り合う
旅程表にどのような情報を求めているかを尋ねたところ、出張者は3つの項目を重要と評価しました。
- 最新のフライト/ホテルの安全に関する情報
- 出張要件に関する明確なガイドライン
- 出張ポリシーの変更に関する定期的な通知
デジタルコミュニケーションテクノロジーを活用して、複数のチャネルやデバイスを介し、出張者にすばやくアプローチします。 デジタル戦略により、最も重要な項目について、タイムリーで適切な最新情報を提供することができます。
出張者の実に92%*が、トラベル部門からの連絡手段としてEメールを好んでいますが、それだけではありません。 さまざまなチャネルを活用して、計画およびトリップサイクルの適切なタイミングで情報を共有してください。
企業イントラネット
出張に関する情報は、企業内イントラネットのわかりやすい場所に掲載頂いた方がよいです。出張コンテンツとサイトナビゲーションを確認してみて下さい。 社員の方々が出張に関する情報を見つけやすくしてみて下さい。 そして、出張者の方々が、出張先でも最新の情報を入手できるよう、必要なアプリや信頼できるリソースを参照出来るようにして下さい。
出典： 2020年5月、1,260人のビジネス旅行者を対象としたBCD Travel Research＆Innovationのオンライン調査
オンライン予約ツール
ご出張者に情報を提供し続けるために、予約プロセス全体を通じて、重要かつ対象を絞ったメッセージを配信致します。 プロセスの各段階でガイダンスをご案内することにより、ご出張様が確信を持って出張の意思決定することができるようになります。
モバイルアプリ
携帯電話やスマートフォンは、出張者にアプローチするための最速かつ最も効果的な方法の1つです。 TripSourceのようなBCD Travelが提供するアプリや、ISOSのような安全・安心なパートナーを含むアプリの利用を奨励します。 メッセージングを活用した出張者の方々との連絡を保ちます。また、 安全に関する通知を有効にし、規定に関する案内を定期的に行い、緊急連絡先とセキュリティガイドラインへのアクセが出来るようにします。
以前のように活動するために必要な情報を簡単に見つける
The COVID-19 Info Hubは急激な変化に合わせて定期的に更新されます。 国レベルの情報は毎日更新されます。 空港、航空会社、ホテル、車および電車に関する情報は3日ごとに更新されます。 各カードの右上に記載されている情報の最終更新日を確認してください。 最新情報を受け取ることで、安心して出張することができます。
ウェビナー
情報に通じた出張者は、自信を持って出張に
出張に出る際に何が起こるかを予測できないと、出張者は不安を感じてしまいます。 出張に関する懸念事項を軽減し、心地よく出張できるよう出張者をサポートするためには、出張の各段階において準備をし、出張者とコミュニケーションを取ることが重要です。
あなたにできること
コミュニケーションチェックリスト
BCD Travelが行っていること
出張者が出張の新しい世界をナビゲートしていくため、当社が彼らと定期的にコミュニケーションをとり、彼らのオプションについて理解してもらい、詳細な情報を得た上での意思決定ができるようにすることは重要です。
—Mike Walley
President—Europe and Media & Entertainment, BCD Travel