Política de viagens
Nossos clientes estão confiantes de que as viagens corporativas serão retomadas - e nós também. Garantir que a política de viagens seja adequada ao objetivo é um primeiro passo crítico. Na hora de viajar, você precisa que seus funcionários saibam o que é permitido, quando reservar, quem reservar - e, o mais importante, por quê. Programas de viagens bem-sucedidas tornam as viagens simples, produtivas e seguras para viajantes. Vamos nos concentrar em três áreas principais em que você precisa pensar agora.
Ir ou ficar?
Transformar os programas de viagens em modelos mais sustentáveis garante que os viajantes possam trabalhar juntos para atender às metas da empresa, independentemente de onde estejam. Os programas que respondem à pergunta “ir ou ficar” ajudam a manter os viajantes seguros, limitam as viagens apenas às necessárias e diminuem o impacto das viagens no meio ambiente. Um programa de sustentabilidade bem desenvolvido considera a avaliação e o gerenciamento de riscos, o duty of care dever de assistência e o bem-estar do viajante. Programas sustentáveis integram ferramentas de tecnologia inteligente que:
- Apoiam a colaboração virtual
- Ajudam os viajantes com reserva, itinerário e navegação da viagem
- Forneçam acesso em tempo real às informações de viagens relacionadas à COVID-19
- Possam ser adaptadas para comportar tecnologias emergentes, como passes de saúde digitais
Eles também incorporam estratégias de gerenciamento de despesas em todas as partes das viagens gerenciadas, incluindo os programas aéreos, hoteleiros, terrestres e ferroviários.
Principais fatores que influenciam as decisões de viagens de negócios durante a COVID-19
86%
Nível de infecção no destino
82%
Necessidade de negócios
78%
Vulnerabilidade do funcionário
77%
Exigências da quarentena
*Source: BCD Travel Research & Intelligence online survey of 97 travel managers, September 2020.
Empresa de viagem aceitável
À medida que a demanda de viagens retorne, sua empresa precisa ter clareza sobre o que é bom e o que não é. A segurança de seus funcionários é obviamente a prioridade número um. As viagens para todos os destinos, e não apenas os de alto risco, devem ser examinadas à medida que a situação muda frequentemente. Aproveite esse período de desaceleração nas viagens como o momento certo para começar a fazer alterações nas políticas, para proteger o bem-estar de seus viajantes.
Seus viajantes vão querer saber como decidir se devem ou não viajar, qual companhia aérea é mais segura, qual hotel é mais limpo e o que devem fazer se ficarem retidos, repentinamente, em um bloqueio em algum país. Uma política de viagens clara e acessível fornecerá a eles as informações necessárias para tomar a decisão certa e sentir-se confiante em viajar novamente. Recomendamos examinar as principais alterações processuais para fornecer clareza e proteger os viajantes. Certifique-se de considerar:
PLANEJAMENTO E VIABILIDADE DE VIAGENS
- Processo mais rígido de aprovação antes da viagem
- Classificações de risco nos destinos atualizadas
- Avaliação da operação de voos e hotéis
- Conferência da disponibilidade de voos e hospedagens
- Restrições de visto (por exemplo, Schengen versus não Schengen)
- Quarentena em potencial
- Quais viajantes devem ou não viajar
MUDANDO O TIPO DE REUNIÃO
- Determine a definição de viagens essenciais
- Determine por tipo de viagem a configuração ideal
- Esta reunião / viagem pode ser realizada virtualmente
- Redução nas tendências de viagens: viagens de um dia / viagens internas / viagens de última hora
DUTY OF CARE
- Aprovação adicional pré-viagem (incluindo aprovação em reservas on-line)
- Implementar sistema de rastreamento de viajantes
- Ter um parceiro de segurança e fazer o download dos apps necessários
- Trabalhar em home office e oferecer ferramentas virtuais
- Avaliar as possibilidades de repatriamento
- Limitar as viagens para destinos de alto risco
- Informações específicas do destino frequentemente visitados, que podem ter mais avisos / restrições de saúde / segurança
Saúde e segurança
Seus viajantes só desejarão voltar a viajar se se sentirem seguros
Quando a equipe de Research & Innovation fez a pesquisa com nossos clientes no ano passado, o bem-estar do viajante era uma das três grandes prioridades para os gerentes de viagens corporativas, atrás apenas da economia e do duty of care dever de assistência; mas os programas pré-COVID deles nem sempre refletiam isso.
A pandemia trouxe nova ressonância a esse tópico: O seu pessoal é Os seus colaboradores são o seu maior patrimônio e uma política de viagens eficaz deve priorizar a saúde, o bem-estar físico e mental deles.
Recomendamos perguntar aos viajantes o eles sentem em relação a voltar para a estrada. As restrições governamentais podem ter sido atenuadas e as companhias aéreas e os hotéis podem estar operando novamente, mas isso não significa que os viajantes se sintam confortáveis em voltar a viajar. Além disso, pergunte aos viajantes o que eles acham que pode ajudá-los a se manterem saudáveis durante a viagem. Que novas opções de bem-estar eles gostariam de ver? As pesquisas darão o feedback que você está procurando ao rastrear as tendências para que você possa ajustar em tempo real.
O que sua política de viagem deve considerar agora
- Voos diretos X conexões: toda vez que um viajante realiza uma conexão, é exposto a mais riscos. O que é seguro e aceitável?
- Transferência de / para o aeroporto: como eles chegam ao aeroporto? Transporte público, transporte próprio, aluguel de carro, táxi ou transfer pré-agendado? Todos têm diferentes níveis de exposição.
- Opções de restaurantes: Você deseja que seus viajantes tenham a opção de comer em locais onde aumentaram a exposição ou deseja que eles façam uma refeição no hotel? Caso disponível, no restaurante do hotel ou serviço de quarto?
- Permitir acesso ao lounge: você deseja que seus viajantes passem no aeroporto e se sentam em espaços públicos ou permite que eles entrem no lounge?
- Antecipe possíveis imprevistos: os viajantes têm suprimentos e medicamentos pessoais suficientes, caso sua viagem seja prolongada inesperadamente? Isso é particularmente importante para qualquer viajante com problemas de saúde.
- Informações essenciais sobre viagens: você deseja fornecer kits de saúde para viagens (por exemplo, luvas, máscaras, desinfetante para as mãos) ou permite que eles peçam reembolso dessas compras?
- Questões médicas: Você possui procedimentos, caso os viajantes fiquem doentes durante a viagem? Você está dando orientações sobre o seguro médico?
- Manual do viajante: seus viajantes conhecem o necessário? Descreva o que eles precisam fazer em caso de emergência, etc.
- Mensagens personalizadas: Quais opções de saúde e bem-estar você pode sinalizar para os viajantes? Adapte as mensagens do TripSource® para falar sobre academias de hotéis, parques próximos com pistas de corrida, vendas de suco, passeios a pé e muito mais.
- Mix de fornecedores: você pode adicionar hotéis orientados para a saúde ao seu mix de fornecedores? Que tipo de oferta seria mais valiosa para seus viajantes?
Use e enalteça todas as suas ferramentas e canais de viagem
Depois de definir as alterações em sua política, você deve envolver seus viajantes na adoção. Forneça a eles as ferramentas e a capacidade de fazer escolhas, com base nas necessidades dos negócios. Ajude-os a entender através de recursos visuais fáceis de compreender, como infográficos, perguntas frequentes e vídeos, via e-mails, intranet e OBT. Isso garantirá que seus viajantes estejam totalmente informados e confiantes sobre o que a política significa para eles e o que é esperado deles.
Está pensando em exigir vacina? Não é a melhor ideia.
Uma política de viagens é um guia para os viajantes e deve informá-los para que façam as melhores escolhas. Em vez de exigir uma ação específica, como uma vacina, você deve explicar como as vantagens da vacina e de viajar com um passe digital superam as desvantagens.
Além disso, existem considerações éticas, questões de privacidade de dados e implicações jurídicas.
Webinar
Política de viagens em um novo mundo
O que costumava ser um protocolo comum para viajantes – decidir viajar, reservar as viagens e gerenciar as expectativas da empresa – agora deve ser algo avaliado de perto por viajantes e equipes de viagens. Dúvidas surgem rapidamente. Uma política de viagens completa deve abranger todas elas.
Os especialistas da BCD Travel e da Advito compartilham a importância de uma política de viagens dinâmica, acompanhada por uma estratégia clara de comunicação com os viajantes.
O que você pode fazer
Checklist da política de viagens
O que a BCD Travel está fazendo?
Trabalhando com os clientes para garantir que as políticas sejam atualizadas para incluir novas considerações
Aumentando a conscientização e a confiança dos viajantes nas mudanças de políticas
Aproveitando os dados da política para orientar decisões mais inteligentes de reserva
Influenciando as decisões, durante a viagem, com notificações de políticas em tempo real.
A pandemia de COVID-19 destaca a importância de se ter uma política dinâmica, de simples compreensão “fácil digestão” e significativa, que seja fácil de atualizar conforme os riscos globais das viagens evoluem. Se sua política estiver desatualizada, seus viajantes não terão as informações que precisam quando voltarem a viajar. Agora é a hora de renovar sua política para que ela seja a base da sua estratégia de retorno às viagens.
—Lesley O'Bryan
Senior Vice President, Advito