Gestión de gastos

Si bien la incertidumbre puede ser inquietante, también crea una oportunidad para impulsar el cambio. El cambio le permite optimizar su programa de viaje para controlar los costos y proporcionar una experiencia de viaje positiva. Es esencial revisar la colaboración con proveedores, usar los datos y modificar los viajes.

Programas aéreos

A raíz de la pandemia del COVID-19, la capacidad de las aerolíneas en todo el mundo ha disminuido en un 80% en comparación con los niveles de 2019 (casi el 90% para vuelos internacionales). Se espera que el regreso al transporte aéreo sea gradual y lento, comenzando por los mercados domésticos y seguido por los mercados internacionales. En este entorno desafiante, las aerolíneas están luchando por sobrevivir.

Muchas aerolíneas reanudarán sus operaciones, pero su red podría reducirse significativamente. Esperamos ver una consolidación dentro de la industria, especialmente en Europa y Asia. Como hemos aprendido del pasado, la consolidación reduce la competencia del mercado al aumentar el número de rutas monopolizadas en un programa de viajes corporativos.

¿Qué significa esto para los programas aéreos? ¿Cómo navegan los proveedores aéreos preferidos a través de la crisis? ¿Algunos de ellos están en riesgo de quiebra? ¿Cómo afectará esta disminución en el nivel de competencia la cobertura del programa de viajes, el precio promedio de los tiquetes y el apoyo de los proveedores aéreos?

¿Cómo puede prepararse para el nuevo panorama de la industria aérea?

Comience evaluando el nivel de riesgo con las aerolíneas preferidas. Comprenda el riesgo de las conexiones, teniendo en cuenta su disponibilidad de efectivo, el apoyo del gobierno y el impacto de la red debido al cierre de las fronteras y las normas de seguridad. El alcance de la evaluación de riesgos debería extenderse también a las aerolíneas no preferidas, ya que pueden tener un impacto directo en el nivel de competencia de los trayectos volados.

Rastree los cambios de red actuales y futuros para las principales aerolíneas. La mayoría de las aerolíneas no se recuperarán por completo durante dos o tres años, lo que significa que las aerolíneas reiniciarán sus operaciones con una red reducida de vuelos y destinos. Durante este período de recuperación lenta, algunos proveedores preferidos pueden no tener la capacidad de cubrir completamente las necesidades de viaje en ciertos mercados. El seguimiento de estos cambios en el servicio será primordial para adaptar el programa de viajes y buscar proveedores alternativos. El uso diario de una herramienta como Advito’s Air Fare Predictor le permitirá controlar la evolución de los vuelos que se pueden reservar, los cambios en la capacidad de los asientos y el futuro de los precios diariamente.

Una vez que aumenten los viajes de negocios, debe alinear sus viajes con el panorama industrial modificado para garantizar una cobertura óptima y precios competitivos a medida que el programa se reconstruye gradualmente. Esto requerirá una negociación continua con los proveedores para proteger sus rutas principales de precios volátiles o poco competitivos.

Más allá de los ahorros, puede preguntar a las aerolíneas asociadas cómo pueden contribuir al éxito mutuo para que sea fácil hacer negocios. Si es necesario, agregue puntos de negociación adicionales sobre reembolsos, créditos y vouchers, y defienda la terminación del recargo por combustible y el recargo por distribución. Revise las medidas de salud y seguridad para ayudar a los viajeros a ganar confianza en los viajes aéreos y, lo que es más importante, no use el proceso tradicional de RFP aéreo. Un factor clave para el éxito de los programas de viaje en la era post COVID-19 será la agilidad.

Programas hoteleros

La industria hotelera continuará cambiando como resultado del COVID-19. Si bien el ahorro sigue siendo importante, la preocupación por la limpieza y la seguridad esta adquiriendo prioridad. Las cadenas hoteleras están respondiendo con una amplia gama de programas de limpieza, protocolos y alianzas.

Las mismas preguntas están en la mente de todos: ¿Qué significa COVID-19 para los programas de hoteles administrados? ¿Hay alguien disponible para negociar tarifas? En lugar de abastecimiento, ¿deberíamos considerar extender nuestras tarifas indefinidamente?

Hemos hablado con los equipos de ventas transitorias de las cadenas hoteleras, nuestra base de clientes y colegas para conocer sus puntos de vista sobre todas estas preguntas. Y a medida que formulamos una estrategia para una industria ávida de respuestas, hemos considerado esos puntos de vista, así como nuestra profunda experiencia en consultoría y los datos sobre las tendencias del mercado que seguimos recopilando.

Nuestra estrategia para el nuevo futuro de los programas hoteleros.

Ya en enero y febrero, vimos fuertes caídas en APAC, hasta un 50% de caída interanual en algunos mercados. Y en abril, el resto del mundo estaba en una situación similar. En Nueva York, el epicentro del brote en Estados Unidos, las tarifas en abril del 2020 cayeron un 40-45% en comparación con abril de 2019. Estas tarifas decrecientes significan que las tarifas estáticas ya no son competitivas.

Hemos construido una estrategia que nos lleva de donde estamos hoy a una era de viajes post COVID-19. El camino que hemos delineado ciertamente no es el único, pero creemos que es el mejor. Esto cubre todo, desde el abastecimiento hasta el bienestar del viajero, cómo crear un proceso de reserva que impulse decisiones de compra inteligentes y la protección e los viajeros. La estrategia considera las limitaciones de tiempo y recursos presentes para los hoteleros, pero también permite que las empresas asuman un papel activo en la gestión de sus programas hoteleros.

A partir de hoy, prepare sus herramientas antes de tomar la decisión de viajar. Actualice su OBT y determine objetivos. Diseñe su estrategia de salud, seguridad y Duty Of Care. Cuando construya su programación, determine cuándo lanzar su RFP para hoteles. Le recomendamos que esta se lance cuando su empresa determine que viajar es inminente. No piense en el proceso de RFP con un enfoque tradicional. Sea dinámico con sus solicitudes. Ya no se trata solo de abastecimiento, esté activo en la gestión de los hoteles continuamente

Los viajeros de negocios califican las siguientes medidas de hotel como las más importantes:

Mejor limpieza

Check-in en línea y llaves digitales para las habitaciones

Uso de máscaras tapabocas por los huéspedes y empleados

Fuente: Encuesta en línea de BCD Travel Research & Innovation a 1,260 viajeros de negocios, Mayo 2020

Programa de transporte terrestre

Todos los viajeros necesitan transporte terrestre en algún momento de su viaje, ya sea un auto alquilado, con chofer, un servicio compartido o un taxi. La mayoría de los servicios de transporte terrestre no reciben apoyo financiero del gobierno a raíz del COVID-19. Esta industria tiene un alto costo fijo y una alta inversión de capital; cuando los automóviles no se mueven, no entra dinero. Esto le brinda la oportunidad de reevaluar su estrategia de transporte terrestre. Con una gran oferta y una baja demanda, estas empresas están dispuestas a revisar los contratos corporativos. Ellos necesitan cubrir sus costos fijos.

Los viajeros están cambiando sus hábitos. En lugar de tomar el transporte público, están optando por alquilar automóviles o vehículos personales. Muchos viajeros no están dispuestos a subir a un avión, y en rutas que normalmente volarían, ahora optan por utilizar el transporte terrestre. Un viaje de ocho horas puede ser el nuevo futuro. Al considerar su estrategia de transporte terrestre, puede anticipar un aumento sustancial en el volumen, que a su vez aumentará su influencia para negociar con los proveedores. Pero, aunque las tarifas pueden ser negociables, la protección, la salud y el bienestar de viajero no lo son. Todos los proveedores, incluidos los de transporte terrestre, deben ser examinados a fondo. Debe revisar los protocolos de seguridad y desarrollar un proceso para verificarlos en cada viaje. Cada factor de riesgo debe revisarse en este análisis. ¿Su proveedor esta financieramente estable? ¿Con qué frecuencia se están examinando los conductores para el COVID-19? ¿Qué necesitan los viajeros para sentirse seguros?

Trenes

Los viajes en tren han ganado una participación significativa en los últimos 20 años en Europa y Asia. Esto ha sido generado por la preferencia de los viajeros de negocios por el tren sobre los vuelos para viajes de menos de tres horas. El desarrollo del servicio de los trenes de alta velocidad y las iniciativas corporativas por la sostenibilidad para reducir las emisiones de carbono. La expansión de los trenes no se está desacelerando. Más y más países están invirtiendo en infraestructura de trenes de alta velocidad, incluyendo Marruecos, Arabia Saudita y Turquía. China, hogar de la red más grande de trenes en el mundo, está agregando miles de kilómetros de vías cada año. Sucesivamente, esperamos un incremento en la participación del tren en el mercado, con muchos nuevos beneficios que son atractivos para los viajeros.

  • Experiencia abordo Los viajeros perciben varios beneficios experienciales, como más facilidad para el distanciamiento social, libertad para caminar, aire fresco por las ventanas y cabinas silenciosas con menos interrupciones. Varias encuestas proyectan el incremento de la tolerancia de los viajeros de viajes más largos en tren, hasta por 5 horas, lo cual significa mayor aceptación de este medio de transporte.
  • Tarifas Atractivas y Conveniencia Ya con frecuencia, menos costosos que los vuelos, los trenes pueden llegar a ser aún más competitivos, especialmente si los gobiernos siguen promoviendo los trenes. Los viajeros también disfrutan la conveniencia de los viajes del centro de una ciudad al centro de otra.
  • Sostenibilidad Los trenes son generalmente considerados como la forma “más verde” de viajar. Esto es especialmente cierto en países donde la electricidad potencia las redes de alta velocidad.

Impacto Post Pandemia

Webinar: Cómo darle impulso a su flujo de caja

¿Esperando para viajar de nuevo? ¡Use su tiempo para liberar un poco de efectivo! En este webinar, nuestro panel de expertos explica como responder a los retos de los flujos de caja usando una de las categorías mas grandes en gasto de la compañía: el gasto en viajes. Escuche a nuestros expertos y aprenda como:

  • Incrementar la liquidez con las opciones de reembolso de las aerolíneas
  • Optimizar su pago de impuestos para incrementar su flujo de caja
  • Re-pensar su estrategia de pago en la medida en que las conductas de pago cambian

Lo que usted puede hacer

LISTA DE VERIFICACIÓN DE GESTIÓN DE GASTOS

Qué está haciendo BCD Travel

Ofrecer tarifas flexibles en reservas de hotel para adaptarse a cambios de viaje

Trabajar con los Travel Managers para revisar los programas de proveedores y realizar cambios significativos.

Incrementar el flujo de caja con varias opciones de reclamo y reembolso

Consolidar la información en ideas claras y procesables

Comunicar las políticas y requisitos de salud y seguridad de los proveedores.

“Las medidas de salud y seguridad son la prioridad de los viajeros en su viajes. Incorporarlas en las estrategias de gestión de proveedores es clave para construir confianza.

—Jorge Cruz

Executive Vice President, Global Sales and Marketing, BCD Travel

Política de viaje

Como preparar a sus viajeros para el retorno de los viajes

image

Inicie sesión en Connect para hablar con un experto en viajes, colaborar con pares, acceder a recursos de soporte y estar informado sobre las noticias de la industria.