Política de viaje

Nuestros clientes confían en que los viajes de negocios se reanudarán, y nosotros también. Asegurar que la política de viajes sea adecuada para su propósito es un primer paso crítico. Cuando llegue el momento de viajar, necesita que sus empleados sepan qué está permitido, cuándo reservar, con quién reservar y, lo más importante, por qué. Los programas de viaje exitosos hacen que los viajes sean simples, productivos y seguros para los viajeros de negocios. Centrémonos en tres áreas clave en las que debe pensar ahora.

Viajes de empresa aceptables

A medida que regresan los viajes, su empresa debe tener claro qué está bien y qué no. La seguridad de sus empleados es obviamente la prioridad número uno. Los viajes a todos los destinos, no solo a los de alto riesgo, deben analizarse a medida que la situación cambie semanalmente. Aproveche este período de recesión en los viajes como el momento adecuado para comenzar a realizar modificaciones en las políticas para salvaguardar el bienestar de sus viajeros.

Sus viajeros querrán saber cómo decidir si deben viajar o no, qué aerolínea es la más segura, qué hotel es el más limpio y qué deben hacer si están detenidos porque un país vuelve a entrar repentinamente en bloqueo. Una política de viaje clara y accesible les dará la información que necesitan para tomar la decisión correcta y sentirse seguros de viajar nuevamente. Recomendamos observar los cambios fundamentales de procedimiento para proporcionar claridad y proteger a los viajeros. Asegúrese que usted considera:

PLANIFICACIÓN Y VIABILIDAD DEL VIAJE

  • Proceso de aprobación previa al viaje más fuerte
  • Visualizar clasificaciones de riesgo actuales en destinos
  • Evaluación de la operación de vuelos y hoteles.
  • Verificaciones dobles, triples de salidas y disponibilidad del hotel.
  • Restricciones de visa (por ejemplo, Schengen vs no Schengen)
  • Cuarentena potencial
  • Qué viajeros deberían o no deberían viajar

CAMBIOS EN EL COMPORTAMIENTO POR TIPO DE REUNIÓN

  • Determinar la definición de viajes de negocios esenciales
  • Determinar la configuración óptima por tipo de viaje
  • ¿Se puede realizar esta reunión / viaje virtualmente?
  • Reducción de las tendencias de viajes como: viajes de un día / viajes internos / viajes de último minuto

DUTY OF CARE (Protección del Viajero)

  • Aprobación adicional previa al viaje (incluida la aprobación por reserva en línea)
  • Implementación de un sistema de seguimiento y localización de viajeros
  • Registro con un aliado en seguridad y descargar la aplicación móvil
  • Promoción de trabajo desde casa y herramientas virtuales
  • Evaluación de las posibilidades de repatriación.
  • Límite de los viajes a destinos de alto riesgo
  • Información específica del destino: destinos frecuentes que pueden tener más advertencias / restricciones de salud / seguridad

Salud y seguridad

Sus viajeros solo querrán volver a viajar si se sienten seguros

Cuando nuestro equipo de Research & Innovation encuestó a nuestros clientes el año pasado, el bienestar de los viajeros era una de las tres principales prioridades para los gerentes de viajes corporativos, justo detrás de los ahorros y el Duty Of Care, pero sus programas anteriores al COVID no siempre lo reflejaban.

La pandemia ha dado una nueva resonancia a este tema: su gente es su mayor activo y una política de viaje efectiva debe priorizar su salud física y mental y su bienestar.

Recomendamos preguntar a sus viajeros cómo se sienten al volver a viajar. Las restricciones gubernamentales pueden haberse aliviado y las aerolíneas y los hoteles pueden estar operando nuevamente, pero eso no significa que sus viajeros se sientan cómodos al regresar a viajar. Además, pida a los viajeros comentarios sobre lo que piensan que les ayudará a mantenerse saludables en el viaje. ¿Qué nuevas opciones de bienestar les gustaría ver? Las encuestas le proporcionarán la retroalimentación que está buscando y le darán seguimiento a las tendencias para que pueda hace ajustes en tiempo real.

Lo que su política de viaje debería considerar ahora

  • Vuelos directos vs conexiones: cada vez que un viajero está en un aeropuerto, está expuesto a más riesgos para la salud como parte del tránsito. ¿Qué es seguro y aceptable?
  • Traslado desde / hacia el aeropuerto: ¿Cómo llegan al aeropuerto? ¿Transporte público, transporte propio, alquiler de carro, taxi o un traslado pre-establecido? Todos tienen diferentes niveles de exposición potencial.
  • Opciones de comida: ¿Desea que sus viajeros tengan la opción de elegir comer en lugares donde tienen una mayor exposición, o desea que coman en el hotel? Si está en el hotel, ¿será el restaurante o el servicio a la habitación?
  • Permitir acceso a salones: ¿Desea que sus viajeros caminen por el aeropuerto y se sienten en espacios públicos o les permite entrar a salones?
  • Anticipar la posible extensión forzada: ¿los viajeros tienen suficientes suministros personales y medicamentos en caso de que su viaje se prolongue inesperadamente? Esto es particularmente importante para cualquier viajero con una condición de salud.
  • Elementos esenciales del viaje: ¿Desea proporcionar kits de salud para el viaje (por ejemplo, guantes, tapabocas, desinfectante para manos) o permitir que los viajeros compren estos suministros?
  • Asuntos médicos: ¿Cuenta con procedimientos para viajeros que se enferman en el viaje? ¿Está dando orientación sobre seguro médico? Manual del viajero: ¿Sus viajeros conocen los conceptos básicos? Describa lo que deben hacer en caso de emergencia, etc.
  • Mensajes personalizados: ¿Qué opciones de salud y bienestar puede indicarles a sus viajeros? Adapte los mensajes de TripSource para contarles sobre gimnasios de hotel convenientes, parques cercanos con senderos para trotar, bares de jugos, recorridos a pie y más.
  • Combinación de proveedores: ¿puede agregar hoteles orientados a la salud a su combinación de proveedores? ¿Qué tipo de ofertas serían más valiosas para sus viajeros?

Use y eleve todas sus herramientas y canales

Una vez que haya definido los cambios en su política, debe involucrar a sus viajeros en su adopción. Bríndeles las herramientas y la capacidad de tomar decisiones basadas en sus necesidades de negocios. Ayúdelos a comprender a través de elementos visuales fáciles de digerir, como infografías, preguntas frecuentes y videos, a través de correos electrónicos, contenido de intranet y programación en la OBT. Esto asegurará que sus viajeros estén completamente informados y confiados en lo que la política significa para ellos y lo que se espera de ellos.

Perspectivas de la encuesta

Los resultados de la encuesta se basan en una encuesta en línea de noviembre de 2018 a 53 Travel Managers en todo el mundo. Los encuestados son Travel Managers de todo el mundo con responsabilidades en múltiples regiones. El 60% de los encuestados trabajan para empresas con más de 10,000 empleados; El 55% gestiona un gasto anual de viaje de US $ 25 millones o más.

72%

de los encuestados creen que el bienestar del viajero es importante para la atracción y retención del talento

55%

dijó que sus compañías tienen un programa de bienestar para empleados, pero solo el 11% reportó un programa de bienestar para viajeros

50%

de los encuestados dijeron que son responsables del bienestar del viajero. Alrededor de una cuarta parte dijo que nadie en sus compañías estaba a cargo de ayudar a los empleados a mantenerse saludables en el viaje

BCD Travel Benelux

Webinar: El futuro de la política de viajes

Nuestro panorama de viajes mejorado nos hace cuestionar la forma en que pensamos acerca de nuestras políticas de viajes corporativos, y destaca la importancia de tener una política dinámica implementada con una estrategia clara para comunicarla a los viajeros. En este webinar:

  • Compartimos las 5 áreas principales de las políticas en las cuales nos debemos enfocar en el entorno actual
  • Identificamos si su política necesita una re-estructuración de largo plazo o solo un suplemento temporal de una página para enfrentar el entorno rápidamente cambiante
  • Determinamos si se requiere más control en el nuevo clima de los viajes o si sus herramientas están ya empoderadas para que sus viajeros hagan las elecciones
  • Compartimos nuestra perspectiva de cómo trabajar con su TMC para alcanzar los más altos niveles de protección para sus viajeros en tanto que les provee un nivel consistente de servicio y experiencia

Lo que usted puede hacer

LISTA DE VERIFICACIÓN DE POLÍTICA DE VIAJES

Qué está haciendo BCD Travel

Trabajar con clientes para garantizar que las políticas se actualicen para incluir nuevas consideraciones y casos de uso.

Generar conciencia y confianza del viajero en los cambios de política.

Aprovechar los datos de la política para impulsar decisiones inteligentes de reserva en el punto de venta

Influir en las decisiones durante el viaje con notificaciones móviles de políticas en tiempo real.

La pandemia del COVID-19 resalta la importancia de tener una política dinámica, digerible y significativa que sea fácil de actualizar en la medida en que el riesgo global evoluciona. Si su política está desactualizada, sus viajeros no tendrán la información que necesitan a medida que vuelven a viajar. Ahora es el momento para modernizar su política, de manera que pueda ser la piedra angular de su estrategia para el regreso a los viajes.

—Lesley O'Bryan

Senior Vice President, Advito

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