Política de viagens

Nossos clientes estão confiantes de que as viagens corporativas serão retomadas - e nós também. Garantir que a política de viagens seja adequada ao objetivo é um primeiro passo crítico. Na hora de viajar, você precisa que seus funcionários saibam o que é permitido, quando reservar, quem reservar - e, o mais importante, por quê. Programas de viagens bem-sucedidas tornam as viagens simples, produtivas e seguras para viajantes. Vamos nos concentrar em três áreas principais em que você precisa pensar agora.

Para viajar...

À medida que a demanda de viagens retorne, sua empresa precisa ter clareza sobre o que é bom e o que não é. A segurança de seus funcionários é obviamente a prioridade número um. As viagens para todos os destinos, e não apenas os de alto risco, devem ser examinadas à medida que a situação muda frequentemente. Aproveite esse período de desaceleração nas viagens como o momento certo para começar a fazer alterações nas políticas, para proteger o bem-estar de seus viajantes.

Seus viajantes vão querer saber como decidir se devem ou não viajar, qual companhia aérea é mais segura, qual hotel é mais limpo e o que devem fazer se ficarem retidos, repentinamente, em um bloqueio em algum país. Uma política de viagens clara e acessível fornecerá a eles as informações necessárias para tomar a decisão certa e sentir-se confiante em viajar novamente. Recomendamos examinar as principais alterações processuais para fornecer clareza e proteger os viajantes. Certifique-se de considerar:

PLANEJAMENTO E VIABILIDADE DE VIAGENS

  • Processo mais rígido de aprovação antes da viagem
  • Classificações de risco nos destinos atualizadas
  • Avaliação da operação de voos e hotéis
  • Conferência da disponibilidade de voos e hospedagens
  • Restrições de visto (por exemplo, Schengen versus não Schengen)
  • Quarentena em potencial
  • Quais viajantes devem ou não viajar

MUDANDO O TIPO DE REUNIÃO

  • Determine a definição de viagens essenciais
  • Determine por tipo de viagem a configuração ideal
  • Esta reunião / viagem pode ser realizada virtualmente
  • Redução nas tendências de viagens: viagens de um dia / viagens internas / viagens de última hora

DUTY OF CARE

  • Aprovação adicional pré-viagem (incluindo aprovação em reservas on-line)
  • Implementar sistema de rastreamento de viajantes
  • Ter um parceiro de segurança e fazer o download dos apps necessários
  • Trabalhar em home office e oferecer ferramentas virtuais
  • Avaliar as possibilidades de repatriamento
  • Limitar as viagens para destinos de alto risco
  • Informações específicas do destino frequentemente visitados, que podem ter mais avisos / restrições de saúde / segurança

Saúde e segurança

Seus viajantes só voltarão a viajar caso se sintam seguros.

Quando nossa equipe de Pesquisa e Inovação falou com nossos clientes no ano passado, o bem-estar dos viajantes era uma das três principais prioridades para os travel managers, logo atrás da economia e do duty of care – mas, seus programas pré-COVID nem sempre refletiam isso.

A pandemia deu nova ressonância a este tópico: seu time é o seu maior patrimônio e uma política de viagens eficaz deve priorizar sua saúde física e mental e o bem-estar.

Recomendamos perguntar a seus viajantes como eles se sentem em voltar à viajar. As restrições governamentais podem ter sido atenuadas e as companhias aéreas e os hotéis podem estar operando novamente, mas isso não significa que seus viajantes se sintam confortáveis em voltar a fazer as malas. Além disso, peça aos viajantes um feedback sobre o que eles acham que os ajudará a permanecer saudáveis. Que novas opções de bem-estar eles gostariam de ver? As pesquisas fornecerão o feedback que você procura sobre as tendências, para que possa ajustá-las em tempo real.

O que sua política de viagem deve considerar agora

  • Voos diretos X conexões: toda vez que um viajante realiza uma conexão, é exposto a mais riscos. O que é seguro e aceitável?
  • Transferência de / para o aeroporto: como eles chegam ao aeroporto? Transporte público, transporte próprio, aluguel de carro, táxi ou transfer pré-agendado? Todos têm diferentes níveis de exposição.
  • Opções de restaurantes: Você deseja que seus viajantes tenham a opção de comer em locais onde aumentaram a exposição ou deseja que eles façam uma refeição no hotel? Caso disponível, no restaurante do hotel ou serviço de quarto?
  • Permitir acesso ao lounge: você deseja que seus viajantes passem no aeroporto e se sentam em espaços públicos ou permite que eles entrem no lounge?
  • Antecipe possíveis imprevistos: os viajantes têm suprimentos e medicamentos pessoais suficientes, caso sua viagem seja prolongada inesperadamente? Isso é particularmente importante para qualquer viajante com problemas de saúde.
  • Informações essenciais sobre viagens: você deseja fornecer kits de saúde para viagens (por exemplo, luvas, máscaras, desinfetante para as mãos) ou permite que eles peçam reembolso dessas compras?
  • Questões médicas: Você possui procedimentos, caso os viajantes fiquem doentes durante a viagem? Você está dando orientações sobre o seguro médico? Manual do viajante: seus viajantes conhecem o necessário? Descreva o que eles precisam fazer em caso de emergência, etc.
  • Mensagens personalizadas: Quais opções de saúde e bem-estar você pode sinalizar para os viajantes? Adapte as mensagens do TripSource® para falar sobre academias de hotéis, parques próximos com pistas de corrida, vendas de suco, passeios a pé e muito mais.
  • Mix de fornecedores: você pode adicionar hotéis orientados para a saúde ao seu mix de fornecedores? Que tipo de oferta seria mais valiosa para seus viajantes?

Use e enalteça todas as suas ferramentas e canais de viagem

Depois de definir as alterações em sua política, você deve envolver seus viajantes na adoção. Forneça a eles as ferramentas e a capacidade de fazer escolhas, com base nas necessidades dos negócios. Ajude-os a entender através de recursos visuais fáceis de compreender, como infográficos, perguntas frequentes e vídeos, via e-mails, intranet e OBT. Isso garantirá que seus viajantes estejam totalmente informados e confiantes sobre o que a política significa para eles e o que é esperado deles.

Insights de nossas pesquisas

Os resultados são baseados em uma pesquisa on-line de novembro de 2018 com 53 travel managers em todo o mundo. Sessenta por cento dos entrevistados trabalham para empresas com mais de 10.000 funcionários; 55% gerenciam um gasto anual com viagens de US$ 25 milhões ou mais.

72%

dos participantes acreditam que o bem-estar dos viajantes é importante para a atração e retenção de talentos

55%

dizem que suas empresas têm um programa de bem-estar para funcionários, mas apenas 11% relatam um programa de bem-estar para viajantes

50%

dos entrevistados disseram que são responsáveis pelo bem-estar dos viajantes. Cerca de um quarto disse que ninguém em suas empresas estava encarregado de ajudar os funcionários a se manterem saudáveis durante as viagens.

BCD Travel Benelux

Webinar: O futuro da política de viagens

Nosso cenário aprimorado de viagens nos faz questionar a maneira como pensamos sobre nossas políticas de viagens corporativas e destaca a importância de ter uma política dinâmica em vigor, com uma estratégia clara para comunicá-la aos viajantes. Neste webinar

  • Compartilhamos as 5 principais áreas das políticas que devemos nos concentrar no ambiente atual
  • Identificamos se sua política precisa de reestruturação a longo prazo ou apenas um adendo temporário de uma página para lidar com o ambiente em rápida mudança
  • Determinamos se é necessário ter mais controle nas viagens ou se suas ferramentas já estão habilitadas para que seus viajantes façam as escolhas
  • Compartilhamos nossa perspectiva de como trabalhar a TMC para alcançar os mais altos níveis de proteção para seus viajantes, proporcionando um nível consistente de serviço e experiência.

O que você pode fazer

Checklist da política de viagens

O que a BCD Travel está fazendo?

Trabalhando com os clientes para garantir que as políticas sejam atualizadas para incluir novas considerações

Aumentando a conscientização e a confiança dos viajantes nas mudanças de políticas

Aproveitando os dados da política para orientar decisões mais inteligentes de reserva

Influenciando as decisões, durante a viagem, com notificações de políticas em tempo real.

A pandemia do COVID-19 destaca a importância de ter uma política dinâmica e significativa, que seja fácil de atualizar à medida que o risco global evolui. Se sua política estiver desatualizada, seus viajantes não terão as informações necessárias. Agora é a hora de modernizar sua política para que ela possa ser o centro da sua estratégia de retorno à viagem.

—Lesley O'Bryan

Senior Vice President, Advito

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