Fürsorgepflicht

Das geschäftliche Reisen bringt neue Realitäten mit sich. Für unsere Kunden steht die Fürsorgepflicht an erster Stelle.* Auch wenn Ihrer gesetzlichen Verpflichtung gegenüber den MitarbeiterInnen große Bedeutung zukommt, ermutigen wir unsere Kunden, weiter zu denken. Eine Strategie, die sowohl Fürsorgepflicht, Risikominderung und -management sowie auch das Wohlbefinden der Reisenden miteinander verbindet, wird für Ihr Unternehmen und Ihre Reisenden effektiver sein und Sie auf Eventualitäten am besten vorbereiten.

* Quelle: BCD Travel Research & Innovation – Online-Umfrage unter 125 Travel Managern, April 2020

Fürsorgepflicht gegenüber Reisenden

Das Konzept der Fürsorgepflicht ist einfach. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, für die Sicherheit und Gesundheit der eigenen Reisenden zu sorgen. Klingt simpel, oder? Aber ganz so einfach ist es denn doch nicht, wenn Ihre MitarbeiterInnen über den ganzen Globus verstreut sind, sich in Flugzeugen, in Hotels und an Stationen dazwischen befinden. Kommen noch die regionalen und überregionalen Bedrohungen hinzu, mit denen wir täglich konfrontiert sind, und aktuell eine globale Pandemie, dann ist die Komplexität vervielfacht. Damit gibt es mehr Gründe als jemals zuvor, eine Strategie zu verfolgen, die mehr umfasst, als nur den aktiven Reiseverlauf.

Beginnen Sie mit dem Wissen, wo genau sich Ihre Reisenden aufhalten und wo sie in den kommenden Tagen sein werden. Fügen Sie die genauen Risiken, denen sie während ihrer Reise ausgesetzt sein könnten, hinzu. Und stellen Sie zu guter Letzt sicher, dass Sie Ihre Reisenden einheitlich und über intern bekannte Kommununikationswege zu den Risiken informieren. Entscheidend ist, dass sie informiert sind und wissen, wo sie die Informationen abrufen können.

Risikomanagement

Risikomanagement bekommt in Zeiten von Covid-19 eine neue Bedeutung. Wir haben es jetzt mit Grenzschließungen, Qurantäneanordnungen, Gesundheitsuntersuchungen und Supplier-Vorschriften zu tun. Die Entscheidung zu reisen wird fundiert und bewusst getroffen – eine wohlkalkulierte Gleichung aus Kosten, Risiken, Reiserouten und Reiseanforderungen. Die Genehmigung von Reisen wird zu einer Standardpraxis, da Unternehmen mehr Kontrolle über das Risikomanagement und die Sicherheit ihrer Reisenden übernehmen. Virtuelle Zusammenarbeit wird zu einer strategischen Alternative zu kostspieligen und risikoreichen Reisen.

Für Reisende sind Vorbereitung und Planung entscheidende Vertrauensfaktoren. Bekannte Risiken und Reiseanforderungen sollten bei der Buchung mitgeteilt werden, damit die Reisenden Zeit zur Vorbereitung haben. Ziehen Sie vor der Reise einen Kommunikationsplan in Betracht, der mobile Benachrichtigungen sowie Reisetipps und Checklisten beinhaltet und so das Sicherheitsgefühl verstärkt. Auch für unterwegs sollte ein Kommunikationsplan ausgearbeitet werden, der Risikowarnungen in Echtzeit, Benachrichtigungen zu geltenden Richtlinien und Unterstützung per Mausklick vorsieht.

Wohlbefinden von Reisenden

Das Reisen hat sich aufgrund der Covid-19-Pandemie verändert. Reisende werden wahrscheinlich längere Strecken mit mehr Unterbrechungen zurücklegen müssen. Es werden neue Gepäckbestimmungen gelten und die Richtlinien für Supplier und Zielorte werden sich häufig ändern. Reisen werden ein höheres Maß an Planung, Vorbereitung und Geduld erfordern als je zuvor.

Programme zur Förderung des Wohlbefindens bieten Vorteile für das Unternehmen, die sich positiv auf Ihr Geschäftsergebnis auswirken können.

Höhere Leistungsfähigkeit und Produktivität

Zufriedenere Mitarbeiter sind zuversichtlicher. Das wirkt sich positiv auf die Konzentration, das Engagement und die Produktivität aus und führt somit wiederum zu einem besseren Geschäftsergebnis.

Stärkere Mitarbeiterbindung

Sorgen Sie für Mitteilungen während des gesamten Buchungsprozesses, um Reisende über die wesentlichen Themen auf dem Laufenden zu halten. So werden Ihre Reisenden von Anfang an, gleich zu Beginn der Reiseplanung durch jeden Schritt des Prozesses geführt. Das sorgt für ein Gefühl der Sicherheit, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Durch die Einbettung von Links in das Tool können Reisende weitere Informationen einsehen, die sie zusätzlich bei der Entscheidungsfindung unterstützen.

Einsparungen

Programme zur Förderung des Wohlbefindens von MitarbeiterInnen haben einen konkreten Nutzen. Studien zeigen, dass Arbeitgeber für jeden Dollar, der für solche Programme ausgegeben wird, 3,27 Dollar an Gesundheitskosten einsparen.

Quelle: Harvard Business Review. „Was ist der konkrete Ertrag von Programmen zur Förderung des Wohlbefindens von Mitarbeitern?“ 8. Februar 2019.

5 Tipps

Förderung des Wohlbefindens von Reisenden

  1. Entwickeln Sie neue Richtlinien zur Reisesicherheit. Klären Sie die Reisenden durch verbraucherfreundliche Botschaften und Kampagnen über die Situation auf.
  2. Statten Sie Reisende mit persönlicher Schutzausrüstung wie Masken, Handschuhen, Handdesinfektionsmitteln, sonstigen Desinfektionsmitteln, Tüchern und Plastikhüllen (für die Fernbedienung) aus.
  3. Geben Sie Reisenden eine Stimme. Holen Sie nach jeder Reise ein Stimmungsbild ein. Führen Sie immer wieder kurze Umfragen durch. Nehmen Sie aufgrund des Feedbacks Verbesserungen an Ihrem Geschäftsreiseprogramm vor.
  4. Aktualisieren Sie die Richtlinie für mehr Flexibilität bei der Supplier-Auswahl.
  5. Legen Sie Schwellenwerte für Reisen fest. Belohnen Sie Road Warriors mit einem freien Tag oder einer Geschenkkarte für eine Gesundheits- oder Wellnesseinrichtung.

Technologie

Innovationen im Bereich der Fürsorgepflicht haben einige Herausforderungen der Vergangenheit gelöst. Manuelle, eindimensionale Prozesse und fragmentierte Inhalte wurden durch intelligente, automatisierte Systeme und Lösungen ersetzt. Sie sichern ein nahtloses Zusammenspiel aller Komponenten des Geschäftsreiseprogramms. Zu diesen Technologien gehören:

  • Automatisierte Reisegenehmigung
  • Interaktive Landkarten
  • Standortbasierte Risikobenachrichtigungen
  • Native mobile Apps mit Echtzeitinformationen
  • Mobile „I'm Safe“-Eincheckmöglichkeiten

Auswirkungen nach einer Pandemie

Webinar: Was sagen Zahlen aus?

In unsicheren Zeiten werden Richtlinien auf die Probe gestellt. Wie gut, dass es Geschäftsreiseprogramme gibt, die das managen. Hat sich Ihr Krisenmanagementplan bewährt? Erwarten Ihre Führungskräfte von Ihnen, dass Sie alles im Griff haben? Ist Ihr Geschäftsreiseprogramm bereit für die nächsten Herausforderungen? In diesem Webinar werden wir:

  • auf den sukzessiv heruntergeschraubten Flugverkehr zurückblicken.
  • Ergebnisse von Befragungen mit weltweit tätigen Travel Managern vorstellen.
  • auf neue, jetzt besonders zu beachtende Bereiche Ihres Geschäftsreise- und Risikomanagementprogramms eingehen.
  • darüber sprechen, wie die Reisetätigkeit aussehen wird, wenn die Grenzen wieder geöffnet werden.

Das können Sie tun

Checkliste zur Fürsorgepflicht

Das kann BCD Travel tun

Wir bieten Einblicke in aussagekräftige Daten und tragen so zu fundierten Reiseentscheidungen bei.

Wir bieten maßgeschneiderte Lösungen zur Reisegenehmigung an.

Wir geben Travel Managern die neuesten Richtlinien und Reisevorschriften an die Hand.

Wir stellen modernste Übersichten in Form von interaktiven Landkarten und Funktionen zur Notfallreaktion bereit.

Wir tragen dazu bei, dass Reisende unterwegs über Risiken, Vorschriften und Richtlinien informiert sind.

Wir beurteilen das Risikomanagement und geben Fachwissen weiter.

Wenn Einreiseverbote aufgehoben werden und Gesundheitsorganisationen ihre Reisewarnungen zurücknehmen, müssen die Unternehmen aktiv werden und die Sicherheit ihrer Reisenden gewährleisten.“

—Mike Janssen

Global Chief Operating Officer and Chief Commercial Officer, BCD Travel

Kommunikation mit Reisenden

Wie Sie Ihre Reisenden vorbereiten, informieren und mit ihnen kommunizieren

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