Reiserichtlinie
Unsere Kunden sind zuversichtlich, dass Geschäftsreisen wieder stattfinden werden – und wir sind es auch. Ein wichtiger erster Schritt besteht darin, die Zweckmäßigkeit der Reiserichtlinie sicherzustellen. Wenn die Zeit zum Reisen gekommen ist, müssen Ihre Mitarbeiter wissen, was erlaubt ist, wann sie buchen sollen, bei wem sie buchen sollen – und vor allem, warum. Erfolgreiche Geschäftsreiseprogramme sorgen dafür, dass das Reisen einfach, produktiv und sicher ist. Sie sollten sich jetzt mit den nachfolgenden drei Hauptthemen befassen.
Reisen oder nicht reisen?
Mit einem nachhaltiger gestalteten Geschäftsreiseprogramm lässt sich sicherstellen, dass Reisende von jedem beliebigen Ort aus zusammenarbeiten können, um die Unternehmensziele zu erreichen. Wer mit seinem Geschäftsreiseprogramm die Frage „Reisen oder nicht reisen?“ beantwortet, erhöht die Sicherheit der Reisenden, begrenzt Reisen auf das notwendige Minimum und schont die Umwelt. Ein gründlich ausgearbeitetes Nachhaltigkeitsprogramm berücksichtigt die Risikobeurteilung und das Risikomanagement, ebenso wie die Fürsorgepflicht und das Wohlbefinden der Reisenden. Dazu kommen smarte Technologien zum Einsatz, die:
- Virtuelle Zusammenarbeit unterstützen
- Reisenden bei der Buchung, Reiseplanung und Navigation helfen
- Echtzeit-Zugriff auf Reiseinformationen bezüglich COVID-19 bieten
- An neue Technologien, wie z. B. digitale Gesundheitspässe, angepasst werden können"
Darüber hinaus werden Strategien zum Ausgabenmanagement in jeden Aspekt des Geschäftsreiseprogramms, einschließlich Flug, Hotel, Nahverkehr und Bahn, integriert.
Wichtigste Faktoren für Geschäftsreiseentscheidungen während der Pandemie
86%
Inzidenz am Zielort
82%
Geschäftliche Notwendigkeit
78%
Risikoprofil des Mitarbeiters
77%
Quarantänevorschriften
*Source: BCD Travel Research & Intelligence online survey of 97 travel managers, September 2020.
Notwendige Geschäftsreisen
Bei der Wiederaufnahme der Geschäftsreisetätigkeit muss sich Ihr Unternehmen darüber im Klaren sein, was in Ordnung ist und was nicht. Die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter hat dabei natürlich oberste Priorität. Sie sollten Reisen zu allen Destinationen – nicht nur den risikoreichen – auf den Prüfstand stellen, da sich die Situation wöchentlich ändert.
Ihre Reisenden wollen wissen, wovon sie ihre Entscheidung, ob sie reisen sollen oder nicht, abhängig ist, welche Airline am sichersten und welches Hotel am saubersten ist und was sie tun sollen, wenn sie aufgrund eines erneuten Lockdowns in einem Land festsitzen. Eine klare Reiserichtlinie liefert die Informationen, die sie benötigen, um die richtige Entscheidung zu treffen und sich auf Reisen wieder sicher zu fühlen. Wir empfehlen, sich mit den wichtigsten Prozessanpassungen zu befassen, um Klarheit zu schaffen und Reisende zu schützen. Berücksichtigen Sie folgende Aspekte:
REISEPLANUNG UND DURCHFÜHRBARKEIT
- Strengere Genehmigungsverfahren vor der Reise
- Informationen über aktuelle Risikobewertungen von Destinationen
- Flug- und Hotelbetrieb bewerten
- Flug- und Hotelverfügbarkeit mehrmals prüfen
- Visabeschränkungen (z. B. innerhalb und außerhalb des Schengenraums)
- Mögliche Quarantäne
- Welche Reisenden sollten reisen und welche nicht?
AUF ALTERNATIVE MEETINGFORMEN AUSWEICHEN
- Definition von geschäftlich notwendigen Reisen festlegen
- Optimale Konfiguration nach Reiseart bestimmen
- Kann dieses Meeting/diese Reise virtuell durchgeführt werden?
- Entgegen dem letzten Trend auf folgende Reiseformen nach Möglichkeit verzichten: Eintägige Reisen/Interne Reisen/Last-Minute-Reisen
SORGFALTSPFLICHT
- Zusätzliche Genehmigung vor der Reise (einschließlich Genehmigung je Online-Buchung)
- Implementierung eines Systems zur Ortung und Rückverfolgung von Reisenden
- Beim Sicherheitspartner registrieren und App herunterladen
- Teleheimarbeit („Homeoffice“) und Einsatz virtueller Tools fördern
- Rückführungsmöglichkeiten beurteilen
- Reisen in Hochrisikogebiete begrenzen
- Spezifische Informationen zum Reiseziel – häufig bereiste Orte, für die möglicherweise mehr Gesundheits-/Sicherheitshinweise/Einreise- beschränkungen gelten
Gesundheit und Sicherheit
Ihre Reisenden wollen nur dann wieder reisen, wenn sie sich sicher fühlen.
Als unser Team Research & Innovation im vergangenen Jahr unsere Kunden befragte, gehörte das Wohlbefinden der Reisenden zu den drei obersten Prioritäten für Corporate Travel Manager, gleich hinter Einsparungen und Fürsorgepflicht – dies spiegelten ihre Programme vor der Pandemie jedoch nicht zwingend wider.
Durch die Pandemie wird dieses Thema wieder verstärkt aufgegriffen: Ihre Mitarbeiter sind Ihr größtes Kapital, und eine effektive Reiserichtlinie sollte ihrer physischen und psychischen Gesundheit und ihrem Wohlbefinden Vorrang einräumen.
Wir empfehlen Ihnen, Ihre Reisenden zu fragen, wie sie über eine Wiederaufnahme ihrer Reisetätigkeit denken. Staatliche Beschränkungen wurden möglicherweise gelockert, Airlines und Hotels sind vielleicht wieder in Betrieb – aber das bedeutet nicht, dass sich Ihre Reisenden beim Gedanken ans Reisen wohlfühlen. Fragen Sie Reisende, was ihrer Meinung nach dazu beiträgt, dass sie unterwegs gesund bleiben. Welche weiteren Angebote zur Förderung des Wohlbefindens wünschen sie sich? Durch Umfragen können Sie das gewünschte Feedback einholen und Trends verfolgen, sodass Sie kurzfristig neu entscheiden können.
Diese Aspekte sollten Sie jetzt in Ihrer Reiserichtlinie berücksichtigen
- Direktflüge oder Anschlussflüge: Immer, wenn ein Reisender auf einem Flughafen umsteigt, ist er unterwegs größeren Gesundheitsrisiken ausgesetzt. Was ist sicher und akzeptabel?
- Transfer zum/vom Flughafen: Wie kommen die Reisenden zum Flughafen? Öffentliche Verkehrsmittel, eigene Transportmittel, Mietwagen, Taxi oder ein vorab vereinbarter Transfer? Die Ansteckungsgefahr unterscheidet sich je nach Art der Beförderung.
- Verpflegung: Sollen Ihre Reisenden die Möglichkeit haben, an Veranstaltungsorten zu speisen, an denen sie einem erhöhten Ansteckungsrisiko ausgesetzt sind, oder möchten Sie, dass sie im Hotel essen? Wenn sie im Hotel speisen sollen: im Restaurant oder auf dem Zimmer?
- Lounge-Zugang erlauben: Möchten Sie, dass Ihre Reisenden sich auf dem Flughafen frei bewegen und in öffentlichen Räumen sitzen, oder erlauben Sie ihnen den Aufenthalt in der Lounge?
- Kalkulieren Sie eine notwendige Verlängerung ein: Haben die Reisenden genügend persönliche Vorräte und Medikamente für den Fall, dass ihre Reise unerwartet verlängert wird? Dies ist besonders wichtig für alle Reisenden mit Vorerkrankung.
- Reiseutensilien: Möchten Sie Gesundheitsartikel für die Reise (z. B. Handschuhe, Gesichtsmaske, Handdesinfektionsmittel) zur Verfügung stellen oder sollen die Kosten dafür von den Reisenden getragen werden?"
- Medizinische Versorgung: Haben Sie einen Prozess aufgesetzt für Reisende, die unterwegs krank werden? Geben Sie Hinweise zur Krankenversicherung? Leitfaden für Reisende: Kennen Ihre Reisenden die Grundlagen? Beschreiben Sie, was sie im Notfall zu tun haben, usw.
- Maßgeschneidertes Messaging: Welche Möglichkeiten zur Förderung der Gesundheit und des Wohlbefindens können Sie Reisenden aufzeigen? Weisen Sie sie durch maßgeschneiderte TripSource®-Nachrichten auf hoteleigene Fitnessstudios, nahe gelegene Parks mit Joggingpfaden, Saftbars, Wandertouren sowie weitere Angebote hin.
- Supplier-Mix: Können Sie gesundheitsorientierte Hotels in Ihren Supplier-Mix aufnehmen? Angebote welcher Art wären für Ihre Reisenden am wertvollsten?"
Nutzen und erweitern Sie alle Ihre Reisetools und -kanäle
Sobald Sie die Änderungen in Ihrer Reiserichtlinie festgelegt haben, sorgen Sie für hohe Compliance. Statten Sie Reisende mit den entsprechenden Tools aus und versetzen Sie sie in die Lage, Entscheidungen auf Basis ihrer Bedürfnisse zu treffen. Legen Sie ihnen durch gut verständliche und ansprechende visuelle Hilfsmittel, beispielsweise Infografiken, FAQs und Videos, durch E-Mails, Intranet-Berichte und OBT-Programmierung die Reiserichtlinie nahe. So stellen Sie sicher, dass Ihre Reisenden umfassend informiert sind und nachvollziehen können, was die Reiserichtlinie für sie bedeutet und was von ihnen erwartet wird.
Sie überlegen, Ihren Mitarbeitern Impfungen vorzuschreiben? Davon würden wir abraten.
Eine Reiserichtlinie soll Reisenden Orientierung bieten und ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Statt bestimmte Maßnahmen, wie eine Impfung, vorzuschreiben, sollten Sie lieber darlegen, inwiefern die Vorteile einer Impfung und eines digitalen Gesundheitspasses die Nachteile überwiegen.
Hinzu kommen ethische Fragen, Datenschutzprobleme und mögliche rechtliche Folgen.
Webinar
Reiserichtlinien für eine neue Welt
Was früher für Reisende alltäglich war – sich für eine Reise zu entscheiden, sie zu buchen und die Erwartungen des Unternehmens zu berücksichtigen – muss nun von Reisenden und Travel Teams genauestens geprüft werden. Schnell tauchen Fragen auf, die eine umfassende Reiserichtlinie beantworten sollte.
BCD Travel und die Experten von Advito erklären, wie wichtig eine dynamische Reiserichtlinie ist, die von einer klaren Kommunikationsstrategie begleitet wird.
Das können Sie tun
Checkliste für Reiserichtlinien
Das kann BCD Travel tun
Wir arbeiten mit Kunden zusammen, um sicherzustellen, dass Reiserichtlinien unter Berücksichtigung neuer Aspekte und Anwendungsfälle aktualisiert werden.
Wir tragen dazu bei, dass Reisende ein Bewusstsein und Vertrauen in Bezug auf Richtlinienänderungen entwickeln.
Wir nutzen Richtliniendaten, um intelligentere Eentscheidungen zum Zeitpunkt der Buchung zu fördern.
Durch mobile Richtlinienbenachrichtigungen in Echtzeit helfen wir, unterwegs die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Die Coronavirus-Pandemie macht deutlich, wie wichtig eine dynamische, verständliche und sinnvolle Richtlinie ist, die sich leicht an die kontinuierliche Entwicklung der globalen Reiserisiken anpassen lässt. Wenn Ihre Richtlinie veraltet ist, verfügen Ihre Reisenden nicht über die Informationen, die sie bei Wiederaufnahme ihrer Reisetätigkeit benötigen. Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Richtlinie so umzugestalten, dass sie ein Eckpfeiler Ihrer „Back to Travel“-Strategie sein kann.
—Lesley O'Bryan
Senior Vice President, Advito