Reiserichtlinie

Unsere Kunden sind zuversichtlich, dass Geschäftsreisen wieder stattfinden werden – und wir sind es auch. Ein wichtiger erster Schritt besteht darin, die Zweckmäßigkeit der Reiserichtlinie sicherzustellen. Wenn die Zeit zum Reisen gekommen ist, müssen Ihre Mitarbeiter wissen, was erlaubt ist, wann sie buchen sollen, bei wem sie buchen sollen – und vor allem, warum. Erfolgreiche Geschäftsreiseprogramme sorgen dafür, dass das Reisen einfach, produktiv und sicher ist. Sie sollten sich jetzt mit den nachfolgenden drei Hauptthemen befassen.

Akzeptable Geschäftsreisen

Bei der Wiederaufnahme der Geschäftsreisetätigkeit muss sich Ihr Unternehmen darüber im Klaren sein, was in Ordnung ist und was nicht. Die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter hat dabei natürlich oberste Priorität. Sie sollten Reisen zu allen Destinationen – nicht nur den risikoreichen – auf den Prüfstand stellen, da sich die Situation wöchentlich ändert.

Ihre Reisenden wollen wissen, wovon sie ihre Entscheidung, ob sie reisen sollen oder nicht, abhängig ist, welche Airline am sichersten und welches Hotel am saubersten ist und was sie tun sollen, wenn sie aufgrund eines erneuten Lockdowns in einem Land festsitzen. Eine klare Reiserichtlinie liefert die Informationen, die sie benötigen, um die richtige Entscheidung zu treffen und sich auf Reisen wieder sicher zu fühlen. Wir empfehlen, sich mit den wichtigsten Prozessanpassungen zu befassen, um Klarheit zu schaffen und Reisende zu schützen. Berücksichtigen Sie folgende Aspekte:

REISEPLANUNG UND DURCHFÜHRBARKEIT

  • Strengere Genehmigungsverfahren vor der Reise
  • Informationen über aktuelle Risikobewertungen von Destinationen
  • Flug- und Hotelbetrieb bewerten
  • Flug- und Hotelverfügbarkeit mehrmals prüfen
  • Visabeschränkungen (z. B. innerhalb und außerhalb des Schengenraums)
  • Mögliche Quarantäne
  • Welche Reisenden sollten reisen und welche nicht?

AUF ALTERNATIVE MEETINGFORMEN AUSWEICHEN

  • Definition von geschäftlich notwendigen Reisen festlegen
  • Optimale Konfiguration nach Reiseart bestimmen
  • Kann dieses Meeting/diese Reise virtuell durchgeführt werden?
  • Entgegen dem letzten Trend auf folgende Reiseformen nach Möglichkeit verzichten: Eintägige Reisen/Interne Reisen/Last-Minute-Reisen

SORGFALTSPFLICHT

  • Zusätzliche Genehmigung vor der Reise (einschließlich Genehmigung je Online-Buchung)
  • Implementierung eines Systems zur Ortung und Rückverfolgung von Reisenden
  • Beim Sicherheitspartner registrieren und App herunterladen
  • Teleheimarbeit („Homeoffice“) und Einsatz virtueller Tools fördern
  • Rückführungsmöglichkeiten beurteilen
  • Reisen in Hochrisikogebiete begrenzen
  • Spezifische Informationen zum Reiseziel – häufig bereiste Orte, für die möglicherweise mehr Gesundheits-/Sicherheitshinweise/Einreise- beschränkungen gelten

Gesundheit und Sicherheit

Ihre Reisenden wollen nur dann wieder reisen, wenn sie sich sicher fühlen.

Als unser Team Research & Innovation im vergangenen Jahr unsere Kunden befragte, gehörte das Wohlbefinden der Reisenden zu den drei obersten Prioritäten für Corporate Travel Manager, gleich hinter Einsparungen und Fürsorgepflicht – dies schlug sich in den Travel Management Programmen vor Covid-19 jedoch nicht immer nieder.

Durch die Pandemie hat das Thema wieder Aufwind bekommen: Ihre MitarbeiterInnen sind Ihr größtes Kapital, und eine effektive Reiserichtlinie sollte ihrer physischen und psychischen Gesundheit und ihrem Wohlbefinden Vorrang einräumen.

Wir empfehlen Ihnen, Ihre Reisenden zu fragen, wie sie über Geschäftsreisen denken. Staatliche Beschränkungen wurden möglicherweise gelockert, Airlines und Hotels sind vielleicht wieder in Betrieb – aber das bedeutet nicht, dass sich Ihre Reisenden beim Gedanken ans Reisen wohlfühlen. Fragen Sie Reisende, was ihrer Meinung nach dazu beiträgt, dass sie unterwegs gesund bleiben. Welche weiteren Angebote zur Förderung des Wohlbefindens wünschen sie sich? Durch Umfragen können Sie das gewünschte Feedback einholen und die Trends verfolgen, so dass Sie kurzfristig neu entscheiden können.

Diese Aspekte sollten Sie jetzt in Ihrer Reiserichtlinie berücksichtigen

  • Direktflüge oder Anschlussflüge: Immer, wenn ein Reisender auf einem Flughafen umsteigt, ist er unterwegs größeren Gesundheitsrisiken ausgesetzt. Was ist sicher und akzeptabel?
  • Transfer zum/vom Flughafen: Wie kommen die Reisenden zum Flughafen? Öffentliche Verkehrsmittel, eigene Transportmittel, Mietwagen, Taxi oder ein vorab vereinbarter Transfer? Die Ansteckungsgefahr unterscheidet sich je nach Art der Beförderung.
  • Verpflegung: Sollen Ihre Reisenden die Möglichkeit haben, an Veranstaltungsorten zu speisen, an denen sie einem erhöhten Ansteckungsrisiko ausgesetzt sind, oder möchten Sie, dass sie im Hotel essen? Wenn sie im Hotel speisen sollen: im Restaurant oder auf dem Zimmer?
  • Lounge-Zugang erlauben: Möchten Sie, dass Ihre Reisenden sich auf dem Flughafen frei bewegen und in öffentlichen Räumen sitzen, oder erlauben Sie ihnen den Aufenthalt in der Lounge?
  • Kalkulieren Sie eine notwendige Verlängerung ein: Haben die Reisenden genügend persönliche Vorräte und Medikamente für den Fall, dass ihre Reise unerwartet verlängert wird? Dies ist besonders wichtig für alle Reisenden mit Vorerkrankung.
  • Reiseutensilien: Möchten Sie Gesundheitsartikel für die Reise (z. B. Handschuhe, Gesichtsmaske, Handdesinfektionsmittel) zur Verfügung stellen oder sollen die Kosten dafür von den Reisenden getragen werden?
  • Medizinische Versorgung: Haben Sie einen Prozess aufgesetzt für Reisende, die unterwegs krank werden? Geben Sie Hinweise zur Krankenversicherung? Leitfaden für Reisende: Kennen Ihre Reisenden die Grundlagen? Beschreiben Sie, was sie im Notfall zu tun haben, usw.
  • Maßgeschneidertes Messaging: Welche Möglichkeiten zur Förderung der Gesundheit und des Wohlbefindens können Sie Reisenden aufzeigen? Weisen Sie sie durch maßgeschneiderte TripSource®-Nachrichten auf hoteleigene Fitnessstudios, nahe gelegene Parks mit Joggingpfaden, Saftbars, Wandertouren sowie weitere Angebote hin.
  • Supplier-Mix: Können Sie gesundheitsorientierte Hotels in Ihren Supplier-Mix aufnehmen? Angebote welcher Art wären für Ihre Reisenden am wertvollsten?

Nutzen und erweitern Sie alle Ihre Reisetools und -kanäle

Sobald Sie die Änderungen in Ihrer Reiserichtlinie festgelegt haben, sorgen Sie für hohe Compliance. Statten Sie Reisende mit den entsprechenden Tools aus und versetzen Sie sie in die Lage, Entscheidungen auf Basis ihrer Bedürfnisse zu treffen. Legen Sie ihnen durch gut verständliche und ansprechende visuelle Hilfsmittel, beispielsweise Infografiken, FAQs und Videos, durch E-Mails, Intranet-Berichte und OBT-Programmierung die Reiserichtlinie nahe. So stellen Sie sicher, dass Ihre Reisenden umfassend informiert sind und nachvollziehen können, was die Reiserichtlinie für sie bedeutet und was von ihnen erwartet wird.

Erkenntnisse aus der Umfrage

Die Umfrageergebnisse stammen aus einer Online-Befragung von November 2018 unter 53 weltweit tätigen und überregional verantwortlichen Travel Managern. 60 % der Befragten arbeiten für Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern; 55 % managen ein jährliches Reisebudget von mindestens 25 Mio. US-Dollar.

72 %

der Befragten glauben, dass das Wohlbefinden der Reisenden wichtig ist, um neue MitarbeiterInnen anzuwerben und zu halten.

55 %

sagen, dass ihre Unternehmen ein Programm für das Wohlbefinden von MitarbeiterInnen haben, aber nur 11 % berichten von einem Programm für das Wohlbefinden von Reisenden.

50 %

der Befragten sagten, sie seien verantwortlich für das Wohlergehen der Reisenden. Etwa ein Viertel sagte, dass in ihrem Unternehmen niemand dafür zuständig sei, MitarbeiterInnen darin zu unterstützen, auf Reisen gesund zu bleiben.

BCD Travel Benelux

Webinar: Die Zukunft der Reiserichtlinie

Die einschneidenden Veränderungen beim Reisen bringen uns alle dazu, gegenwärtige Geschäftsreiserichtlinien infrage zu stellen. Zudem unterstreichen sie die Wichtigkeit einer dynamischen Richtlinie – mit einer klaren Strategie, wie wir Reisenden den Inhalt dieser Richtlinie vermitteln. In diesem Webinar werden wir:

  • auf die fünf wichtigsten Bereiche der Reiserichtlinie eingehen und die in der jetzigen Zeit besondere Aufmerksamkeit erfordern.
  • feststellen, ob Ihre Richtlinie komplett ist und langfristig überarbeitet werden muss oder ob ein ergänzendes Beiblatt genügt, um den schnelllebigen Veränderungen gerecht zu werden.
  • feststellen, ob angesichts der neuen Situation für Reisende mehr Kontrolle erforderlich ist oder ob Sie mit den vorhandenen Mitteln Ihre Reisenden in die Lage versetzen können, die richtigen Entscheidungen zu treffen.
  • aus unserer Sicht beschreiben, wie Sie mit Ihrer TMC zusammenarbeiten können, um ein Höchstmaß an Fürsorgepflicht zu erreichen und gleichzeitig den Reisenden ein beständiges Serviceniveau und eine einheitliche Erfahrung zu bieten.

Das können Sie tun

Checkliste für Reiserichtlinien

Das kann BCD Travel tun

Wir arbeiten mit Kunden zusammen, um sicherzustellen, dass Reiserichtlinien unter Berücksichtigung neuer Aspekte und Anwendungsfälle aktualisiert werden.

Wir tragen dazu bei, dass Reisende ein Bewusstsein und Vertrauen in Bezug auf Richtlinienänderungen entwickeln.

Wir nutzen Richtliniendaten, um intelligentere Eentscheidungen zum Zeitpunkt der Buchung zu fördern.

Durch mobile Richtlinienbenachrichtigungen in Echtzeit helfen wir, unterwegs die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Die Covid-19-Pandemie macht deutlich, wie wichtig eine dynamische, verständliche und sinnvolle Richtlinie ist, die sich leicht an die weitere Entwicklung der globalen Reiserisiken anpassen lässt. Wenn Ihre Richtlinie veraltet ist, verfügen Ihre Reisenden nicht über die Informationen, die sie bei Wiederaufnahme ihrer Reisetätigkeit benötigen. Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Richtlinie so umzugestalten, dass sie ein Eckpfeiler Ihrer „Back to Travel“-Strategie sein kann“.

—Lesley O'Bryan

Senior Vice President, Advito

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Profitieren Sie von Lösungen für Geschäftsreisen, mit denen Sie Zeit, Geld und Stress sparen können.

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