差旅政策

我们的客户坚信商旅行业一定会恢复往日繁荣,我们也一样。 确保差旅政策因事为制是整个流程关键性的第一步。 当您准备启动差旅安排时,必然要确保员工明白哪些事项在允许范围之内,什么时间开始预订,何人负责预订,以及最重要的,预订事由。 成功的差旅计划会让商务差旅人员的行程变得更加简单、高效且安全。 我们来重点了解一下您当前需要考虑的三大关键领域。

可以接受的公司差旅安排

随着差旅时代重回正轨,贵公司需要明确哪些事项在允许范围之内,哪些不在其列。 显然,务必要将员工的安全放在首位。 随着疫情的发展,每周的情况都会变动,去往所有目的地的旅程均应进行仔细审查,而不能仅限于高风险地区。 要抓住这个旅游业低迷的时间段,将其作为着手修订政策的适当时机,以保障差旅人员的福利。

差旅人员一定想要了解如何决定自己是否应该出差,哪家航空公司最安全,哪家酒店最干净,以及,若遇到某个国家突然重新封锁边境导致他们被困当地,他们应该怎样做。 一套清晰易懂的差旅政策可为差旅人员提供必要的信息,帮助他们做出正确的决策,让他们对再次踏上行程充满信心。 我们建议您对核心程序的修改详加审查,以便提供清晰说明并对差旅人员加以保护。 确保您考虑到以下因素:

旅程计划和可行性

  • 强化出行前审批程序
  • 查看目的地当前风险评级
  • 评估航班和酒店的运营水平
  • 再三重复检查出发安排和酒店的供应情况
  • 签证限制(例如申根还是非申根)
  • 潜在隔离要求
  • 应该或不应该派遣哪些差旅人员出差

改变会议类型行为

  • 确定必要商务差旅的定义
  • 确定各出差类型的最优配置
  • 本次会议/差旅是否可以通过虚拟方式进行?
  • 减少以下类型的差旅安排: 单日差旅 / 国内差旅 / 临时差旅

关怀责任

  • 增加出行前审批(包括网上预订审批)
  • 实施差旅人员追踪系统
  • 在安全合作伙伴处完成注册并下载移动应用
  • 推广在家办公和虚拟工具使用
  • 评估遭到遣返的可能性
  • 限制高风险目的地的差旅安排
  • 特定目的地信息 – 可能存在较多健康/安全建议/限制条件的常用差旅目的地

健康与安全

差旅人员只有在获得安全感的情况下才会愿意重新踏上旅途

我们的研究与创新团队去年对客户进行了一项调查,结果显示,差旅人员福利是企业差旅经理的三大优先事项之一,仅次于成本节约和关怀责任,但他们在新冠疫情以前开展的项目并不总能体现出这一特点。 疫情让所有人重新开始重视这一主题: 您的员工是企业最重要的资产,一套有效的差旅政策应该首先考虑到员工的身心健康和福利。 我们建议您征询本公司差旅人员意见,了解他们对重新踏上旅途有何看法。 政府的限制可能会放松,航空公司和酒店可能会恢复运营,但这并不意味着您的差旅人员可以安之若素地再次踏上旅程。 同时,您可以征询差旅人员的反馈,询问哪些措施可以帮助他们在旅途中保持健康状态。 他们想看到哪些新的健康方案? 调查工作可以帮助您获得想要的反馈,跟踪趋势,以便实时做出调整。

当前您应该考虑何种差旅政策

  • 直航航班还是中转航班: 差旅人员每一次在机场转机,都要面临随之而来的更多健康风险。 何种措施安全且可接受?
  • 往返机场: 他们应该选择何种交通方式前往机场? 公共交通、自驾、租车、出租车还是预先安排的转乘车辆? 每种方式都有不同的潜在病毒接触水平。
  • 餐饮方案: 您是否允许公司差旅人员选择在接触度较高的地点用餐,还是希望他们在酒店用餐? 如果在酒店,应该选择餐厅还是客房服务?
  • 允许使用休息室: 您是否允许公司差旅人员在机场四处走动,在公共场所落座,还是允许他们使用休息室。
  • 预测被迫延期的可能性: 万一旅程意外延期,差旅人员是否备有足够的个人用品和药品? 对任何有健康问题的差旅人员而言,这一点尤为重要。
  • 差旅必需品: 您是否愿意提供差旅卫生用品(如手套、口罩、洗手液),还是允许差旅人员报销这些物品?
  • 医疗问题: 您是否制定有相应的程序,用于对差旅人员在差旅途中生病? 您是否提供医疗保险指导? 差旅人员手册: 差旅人员是否了解这方面基础知识? 简要概述他们在紧急情况下需要采取何种措施,等等。
  • 定制的信息传递方式: 您可以向差旅人员推荐哪些卫生与健康方案? 量身定制 TripSource® 信息,以便向差旅人员传达便利的酒店健身房、附近公园慢跑路径、果汁吧、徒步旅行路线和其他更多信息。
  • 供应商信息: 您是否能将以健康为主导的酒店添加到企业供应商信息之中? 什么样的服务对差旅人员来说最具价值?

使用并升级所有的差旅工具和渠道

决定政策的修改内容之后,您需要让公司差旅人员参与到政策的实施当中。 为差旅人员提供适当的工具,让其有能力根据业务需要做出选择。 借助电子邮件、内部网内容和 OBT 程序设计,帮助差旅人员通过易于消化的视觉资源(如信息图表、常见问题解答和视频)理解相关知识。 这将确保差旅人员充分了解相关政策的涵义以及企业对他们的要求,并对此建立信心。

调查结果分析

此次调查结果是基于 2018 年 11 月针对全球 53 名差旅经理所做的在线调查。 受访者为全球各地负责多地区的差旅经理。 60% 的受访者在员工人数超过 1 万人的企业工作;55% 的受访者每年管理数额高达 2,500 万美元或以上的差旅支出。

72%

的受访者认为,差旅人员健康是吸引人才和留住人才的重要因素

55%

的受访者声称所在公司制定有员工健康计划,但只有 11% 的受访者汇报了针对差旅人员的健康计划

50%

的受访者表示,他们要对差旅人员的健康负责。 大约四分之一的受访者声称,其所在公司无人负责帮助员工在旅途中保持健康状态。

BCD Travel Benelux

网络研讨会: 差旅政策未来发展

当前翻天覆地的旅行市场格局让我们所有人都开始质疑自己对公司差旅政策的看法,同时强调,妥善制定动态的差旅政策和清晰的战略并将其传达给差旅人员,具有相当的重要性。 在本次网络研讨会中,我们将

  • 分享当今环境下需要关注的五大政策领域
  • 确定您的政策是否需要进行全面的长期修改,还是只需临时补充一份简短的文件,用以应对快速变化的环境
  • 确定在新的差旅市场态势下是否需要加强管控力度,或者您掌握的工具是否已经就绪,能否帮助差旅人员做出正确决策
  • 与您分享我们的观点,介绍如何与您的 TMC 合作,为差旅人员提供始终如一的服务及体验,同时保持最高的关怀责任水平

您能做什么

差旅政策检查清单

BCD Travel 当前工作内容

与客户共同合作,确保完成策略更新,在其中添加新的注意事项和用例

提高差旅人员对政策变化的意识和信心

利用政策数据,促使销售点做出明智的预订决策

借助实时移动政策通知影响出行途中的决策制定

新冠疫情凸显出制定一套适当的政策是何等重要,此政策必须具备动态、易于理解的特点,而且必须富有意义且易于根据全球差旅风险的变化而不断更新。 如果您的政策已经过时,那么公司差旅人员重新踏上征途时就无法掌握必要的信息。 现在正是改进政策的适当时机,这样才能令此项政策成为您差旅时代重回正轨战略的基石

—Lesley O'Bryan

Advito 高级副总裁

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