Communication avec les voyageurs

Nous entrons dans une nouvelle période de la crise sanitaire liée à la COVID-19. Les pays et les États ouvrent à nouveau leurs frontières et les entreprises commencent à reprendre leurs activités. Toutefois, les voyageurs auront besoin d’être davantage rassurés pour leurs déplacements professionnels.

Points de contact pour les voyageurs

Les informations relatives à la COVID-19 continuent d’être complexes, fluides et parfois très perturbantes.

À l’heure où les voyages d’affaires reprennent, il est important plus que jamais que les voyageurs aient accès aux informations les plus récentes pour les aider à anticiper les mesures à prendre, à savoir si un déplacement est indispensable et à avoir la certitude que leur santé, leur sécurité et leur bien-être sont correctement pris en compte. Vous pouvez aider en veillant à ce que des communications pertinentes soient assurées tout au long du voyage.

Décision

  • Définition claire des déplacements essentiels
  • Nouveaux processus d’approbation des voyages
  • Informations sur le niveau de risque des destinations
  • Communications sur les politiques voyages

Réservation

  • Conseils sur les politiques voyages
  • Recommandations de fournisseurs
  • Rappels sur la santé et la sécurité
  • Accès aux conseillers

Préparation

  • Conseils sur les politiques voyages et protocole de sécurité
  • Conditions satinaires pour chaque destination
  • Conditions des fournisseurs
  • Outils de voyage mobiles

Voyage

  • Accès aux changements apportés au voyage en temps réel
  • Notifications sur les politiques voyages pendant les déplacements
  • Outils et ressources d’intervention en cas d’urgence
  • Messages d’invitation visant à recueillir les commentaires des voyageurs

Retour

  • Changements apportés à l’itinéraire de voyage
  • Conditions relatives au point d’origine
  • Protocole sur la santé et la sécurité au travail

Découvrez ce que vous pouvez faire pour soutenir chaque étape du déplacement du voyageur

Technologie

Après avoir demandé aux voyageurs quels types d’informations ils souhaiteraient recevoir à l’approche de leur déplacement, ils ont mentionné les trois suivants comme étant essentiels :

  • Informations les plus récentes sur la sécurité des vols et des hôtels
  • Directives claires sur les conditions de voyage
  • Notifications régulières sur les changements apportés à la politique voyages

Tirez profit des technologies de communication numérique pour contacter rapidement les voyageurs par l’intermédiaire de multiples canaux et appareils. Une stratégie numérique vous permet de fournir des mises à jour opportunes et pertinentes sur ce qui importe le plus.

3 canaux efficaces pour communiquer avec vos voyageurs

Bien que 92 % des voyageurs* préfèrent communiquer par e-mail avec leur service de voyage, il faut voir plus loin ! Exploitez les différents canaux pour transmettre les informations aux moments clés du processus de planification et au cours du déplacement.

Intranet de l’entreprise

La section voyages devrait occuper une place de choix sur l’intranet de l’entreprise. Révisez le contenu de cette section ainsi que sa facilité d’accès. Facilitez la recherche d’informations de voyage pour les employés. Indiquez en référence des applications essentielles et des ressources fiables pour vous assurer que les voyageurs restent informés lorsqu’ils sont en déplacement.

Outils de réservation en ligne

Intégrez des messages percutants et ciblés tout au long du processus de réservation pour tenir les voyageurs informés. Grâce aux conseils fournis à chaque étape du processus, les voyageurs seront convaincus de prendre des décisions éclairées en matière de voyage.

Application mobile

Les services mobiles sont l’un des moyens les plus rapides et les plus efficaces pour contacter les voyageurs. Encouragez l’utilisation d’applications pertinentes, notamment celles fournies par BCD Travel (comme TripSource) et par les partenaires en matière de gestion de la sûreté et de la sécurité (comme ISOS). Maximisez la portée de vos communications en profitant des possibilités de messages intelligents. Activez les notifications de sécurité, programmez des messages relatifs aux politiques voyages et donnez accès aux numéros d’urgence et aux directives de sécurité.

Source : Enquête de satisfaction en ligne de BCD Travel Research & Innovation, réalisée en mai 2020 auprès de 1260 voyageurs d’affaires

Evènements en ligne de BCD Travel

Les sujets importants

Jetez un œil à notre bibliothèque de webinaires à la demande dont l’objectif est de vous aider à vous familiariser avec la nouvelle réalité du monde du voyage. Les sujets abordés sont:

  • Les impacts après la pandémie : que nous disent les chiffres ?
  • Comment augmenter votre trésorerie
  • Un voyageur informé est une voyageur serein

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Ce que vous pouvez faire

Liste des possibilités en matière des communications

Les mesures prises par BCD Travel

Fournir des informations sur les restrictions de voyage et les protocoles d’hygiène

Donner accès à une plateforme pour les mises à jour sur les politiques, les alertes de risque et des processus de vérifications en cas d’urgence

Favoriser l’implication des voyageurs dans le programme voyage et les rassurer

Aujourd’hui, il est plus que jamais essentiel de communiquer avec les voyageurs pour les aider à comprendre leurs options, ce qu’ils doivent faire et pour les guider dans ce nouveau monde en tant que voyageur d’affaires ».

—Mike Walley

President—Europe and Entertainment & Media

Gestion des dépenses

Comment revoir les partenariats avec les fournisseurs, utiliser les données et modifier les programmes de voyage ?

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