Devoir de diligence
Les voyageurs et leurs entreprises sont d’accord : l’obligation de diligence est la priorité. * Alors que les voyages reprennent, la décision d’entreprendre un voyage doit être fondée sur le bien-être des voyageurs, l’atténuation des risques et les frais. Une stratégie qui prend en compte l’ensemble de ces facteurs est beaucoup plus à même de soutenir les objectifs de l’entreprise, même lorsque des impondérables se présentent.
Enquête de BCD Travel Research & Intelligence auprès de 97 Travel managers, février 2020.
La gestion du risque
La première étape de la gestion du risque dans un programme de voyages consiste à identifier les personnes à risque. Tenez compte du profil de chaque voyageur et de leur vulnérabilité dans vos évaluations, par exemple, un voyageur avec un dossier médical sensible, comme un diabétique, pourrait présenter un risque plus élevé qu'un non-diabétique.
La deuxième étape consiste à identifier les menaces et les dangers liés au voyage. Examinez chaque étape du parcours du voyageur, y compris (mais sans s’y limiter) : le déplacement jusqu’à l’aéroport, le transport aérien, les transports terrestres, l’hébergement, la nourriture proposée, le lieu de réunion et les problèmes potentiels après le voyage. Après l’évaluation, créez une matrice pour classer les risques en quatre catégories : mineur, modéré, élevé ou extrême. Décidez des mesures de contrôle à utiliser et des actions mener. Les mesures de contrôle peuvent être définies sur la base des 4 T - Traiter, Transférer, Terminer, Tolérer. Chaque entreprise, en collaboration avec les équipes de sûreté et de sécurité, doit définir des niveaux et des actions appropriées en réponse au COVID-19 et à d'autres événements à risque.
Voici un exemple de comment définir les actions nécessaires par rapport à des niveaux de risque prédéterminés
Risque mineur
- Distanciation sociale et conseils d’hygiène
- Mesures mises en place sur le lieu de travail
Risque modéré
- Promouvoir le travail à la maison
- Restrictions des déplacements et processus additionnels d’approbation
- Equipment de protection individuelle et conseil de sécurité dans les bureaux et pour les déplacements
- Fournisseurs aériens et hôteliers recommandés
Risque élevé
- Voyages critiques uniquement
- Niveau additionnel d’approbation de voyage
- Travail à domicile obligatoire
Risque extrême
- Bureaux fermés
- Outils virtuels pour toutes les réunions
- Aucun voyage autre qu’un rapatriement (seulement si sécurisé)
Établir des normes et des lignes directrices en matière de risque
Aidez vos employés à comprendre ce que vous attendez d'eux, ce qu'ils doivent faire et quand, et comment prendre les meilleures décisions pour eux et pour l'entreprise
Les bases du guide doivent inclure :
- Sensibilisation et éducation
- Directives et procedures de sécurité
- Partenaires privilégiés et processus d’approbation
Documentez les mesures prises pour évaluer et atténuer les risques
Lors de la détermination du risque, la première étape devrait être de comprendre qui est à risque et les facteurs potentiels affectant les voyages. Par exemple, les voyageurs avec un passeport américain peuvent toujours voyager aux États-Unis, mais pas les voyageurs avec un passeport français. Connaître le profil du voyageur déterminera la manière dont les conseils et directives gouvernementaux et sanitaires s'appliquent à votre entreprise et aux voyageurs.
Considérez et comprenez les changements de mesures concernant les tests, la quarantaine, le suivi et le traçage, et la fermeture des frontières. Identifiez les mesures particulières mises en place par vos partenaires privilégiés pour assurer la sécurité et la propreté
Assurez-vous de répondre aux questions fréquemment posées, telles que :
- Où trouver les dernières informations sur les destinations et les mesures prises par les partenaires privilégiés
- Conseil pour combiner voyages professionnels et loisirs
- Informations sur les processus ou les procédures potentiels lors des voyages et les équipements et services disponibles (ou non) à destination
- Que faire en cas de maladie ou en cas d'échec d'un contrôle/test de température ou de la nécessité de mise en quarantaine
- Les bonnes pratiques pour les transports (air, rail, véhicule) et l’enregistrement à l’hôtel
Avoir un processus robuste pour évaluer et calculer les risques et définir les mesures de contrôle signifie que vous pouvez créer des directives et des normes qui soutiennent vos voyageurs dans toutes les situations.
Soins aux voyageurs
Le concept de devoir de diligence est simple. Il incombe à l’employeur de veiller à la sécurité et à la santé de ses voyageurs. Cela semble plutôt facile, n’est-ce pas ? Ce n’est pourtant pas aussi simple qu’il n’y parait lorsque vos collaborateurs sont dispersés aux quatre coins du globe, dans des avions, hôtels et autres. Ajoutez à cela une pandémie mondiale à la liste des menaces régionales et locales auxquelles nous faisons face au quotidien et la démarche se complexifie davantage. Raison de plus pour se doter d’une stratégie en matière de devoir de diligence qui dépasse très largement le cadre strict des voyages.
Commencez par bien connaître les lieux où se trouvent vos voyageurs et les itinéraires qu’ils ont prévus. Il faut donc connaître précisément les risques auxquels ils peuvent faire face pendant leur voyage. Enfin, assurez-vous que vous avez un moyen adapté et cohérent pour communiquer ces risques à vos voyageurs. Veillez à ce qu’ils soient informés et sachent où trouver les informations.
Le bien-être des voyageurs
En raison de la COVID-19, les voyages ont subi de gros changements et nécessiteront plus de planification, de préparation et de patience qu’avant. Les voyageurs sont plus susceptibles de connaître des itinéraires plus longs avec plus de perturbations et des changements fréquents dans les directives des fournisseurs et des destinations.
Les programmes de bien-être offrent des avantages à l’entreprise et peuvent considérablement influer sur vos résultats et les améliorer.
Améliorer le moral et la productivité
Des employés plus heureux ont tendance à être plus optimistes ; ils sont donc plus concentrés, énergiques et productifs. Ces comportements se traduisent par une augmentation des revenus de votre entreprise.
Améliorer la rétention des employés
Des employés plus heureux ont tendance à être plus optimistes ; ils sont donc plus concentrés, énergiques et productifs. Ces comportements se traduisent par une augmentation des revenus de votre entreprise.
Faire des économies
Des études montrent que pour chaque dollar dépensé dans des programmes de bien-être, les employeurs ont économisé 3,27 $ en frais de santé.*
*Source : Harvard Business Review. « What’s the Hard Return on Employee Wellness Programs? » (« Quel retour sur investissement direct pour les programmes de bien-être des employés ? ») 8 février 2019.
Centre d’informations sur la COVID-19
Tenez-vous prêts à repartir
Une ressource pour aider à assurer la sécurité des voyageurs dans des environnements de plus en plus à risque. Avec des informations en temps réel sur les règles, les lois et les procédures en constante évolution pour voyager pendant la pandémie
- Niveaux de risque et exigences des pays
- Des informations sur les hôtels et les compagnies aériennes, y compris les protocoles de nettoyage, les exigences en matière de tests, les certifications sanitaires nécessaires, les règles de quarantaine…
- Des informations détaillant le pourcentage de personnes vaccinées par population et par pays
- Des informations incluses pour les compagnies aériennes participant à des essais de documents de santé numériques (Pass Sanitaire)
- Une fonctionnalité multilingue
Une aide à portée de main
Les innovations récentes en matière de devoir de diligence ont permis de résoudre certains problèmes du passé. Les processus manuels, unidimensionnels et les sources de contenu fragmentées ont été remplacés par des solutions et des systèmes intelligents et automatisés qui fonctionnent de manière transparente dans l’ensemble du programme. Ces technologies comprennent :
- Une autorisation de voyage automatisée
- Des cartes interactives de gestion de la sécurité
- Des notifications de risque basées sur la localisation
- Des applications mobiles natives avec des informations en temps réel
- La possibilité de transmettre le message « Je suis en sécurité » depuis le téléphone portable
Les critères de réussite d’un pass sanitaire numérique
Les données constituent la principale préoccupation des voyageurs. Les pass sanitaires doivent également être vérifiés et faciles à utiliser.
Données protégées
Données correctes
Utilisation simple
Efficacité prouvée
Source : Enquête de BCD Travel Research & Intelligence auprès de 844 Travel managers, février 2021.
Les voyageurs immunisés et munis des pass sanitaires
La possibilité de se faire vacciner est le premier facteur de reprise des voyages d’affaires. L’assouplissement des restrictions de voyage et l’amélioration des options de traitement de la COVID-19 font également partie des priorités des voyageurs. *
Les stratégies visant à réduire la propagation de la COVID-19, notamment la distanciation sociale, le port du masque, les tests et la quarantaine, doivent rester en place.
Parmi les autres mesures de santé et de sécurité qui gagnent du terrain, il y a les couloirs de circulation, les tests avant le départ et à l’arrivée, les applications de suivi et de localisation et pass sanitaires numériques. Les pass sanitaires numériques sont développés par des entreprises technologiques, des compagnies aériennes, des organisations internationales et des gouvernements dans le but de valider l’authenticité des résultats du test de dépistage de la COVID-19 ou du carnet de vaccination d’un voyageur. Dès que des plateformes interopérables seront accessibles, les pass sanitaires auront un rôle important dans le rétablissement de la mobilité et de la confiance dans les voyages, tant pour les gouvernements que pour les voyageurs.
BCD est la première société de voyage d’affaires à devenir membre de l’initiative Good Health Pass Collaborative, qui représente les intérêts des entreprises clientes en faisant pression pour la normalisation et l’évolutivité des pass sanitaires numériques.
Cliquez ici pour accéder à Reprise des activités : Pass sanitaires numériques. Ce nouveau rapport comprend les résultats d’une enquête menée en février 2021 par BCD Travel Research & Intelligence.
Vous pouvez également consulter The Path Back to Safe Travel.
* Source : Enquête de BCD Travel Research & Intelligence, décembre 2020.
Webinaire
Cette session comprend ce qui suit :
- Approches associées à la reprise des voyages
- Définition de critères pour les pass sanitaires numériques
- Avis de la communauté des voyageurs d’affaires sur le vaccin
- Points de vue des voyageurs sur les vaccins
Ce que vous pouvez faire
Les mesures prises par BCD Travel
Permettre des décisions de voyage éclairées grâce à une bonne connaissance des données
Proposer des solutions d’autorisation de voyage sur mesure
Armer les Travel Managers avec les dernières politiques voyage et exigences en matière de déplacements
Fournir des cartes de sécurité de pointe et des capacités de réponse en cas d’urgence
Communiquer aux voyageurs les risques, les exigences et les politiques aux différents moments clés du voyage
Partager l’expertise grâce aux évaluations de la gestion des risques des programmes
Alors que nous entrons dans la prochaine phase de la pandémie, avec des tests avant le départ et des campagnes de vaccination qui gagnent du terrain,nous ajoutons de nouvelles fonctionnalités à nos outils pour les voyageurs, conçues pour soutenir la reprise des voyages sûrs et pour faciliter l’expérience de voyage.”
—Mike Janssen
Global Chief Operating Officer and Chief Commercial Officer, BCD Travel