Gestion des dépenses

L’incertitude peut certes être troublante, mais elle permet aussi d’envisager positivement le changement. Ce changement va vous permettre d’optimiser votre programme de voyage pour contrôler les coûts et offrir une expérience de voyage optimale. Il est essentiel de revoir les partenariats avec les fournisseurs, d’utiliser les données et considérer des alternatives.

De nouvelles façons de penser peuvent contribuer à transformer les programmes de voyage. Revoyez les partenariats avec les fournisseurs, examinez les programmes aériens, hôteliers, terrestres et ferroviaires sous un nouveau jour et prenez en compte les données.

Un examen plus approfondi des données peut permettre de répondre à quelques questions clés, notamment : Quel est mon voyage le plus important ? Le comportement d’achat de mes voyageurs a-t-il changé à la suite de la modification des protocoles de santé et de sécurité des fournisseurs et de l’assouplissement des prix ? Mes voyageurs ont-ils respecté les changements de politique, les restrictions de voyage, les canaux de réservation préférés et les fournisseurs privilégiés ?

De nouvelles parties prenantes peuvent apparaître – d’autres unités commerciales, des RH à la technologie de l’information, ont désormais un intérêt direct dans les voyages. Collaborez avec vos parties prenantes internes pour élaborer un scénario de reprise, car l’empreinte carbone liée aux déplacements est toujours associée à l’activité de l’entreprise. Cartographiez les changements qui auront des répercussions sur votre empreinte carbone et tenez compte des autres changements organisationnels qui influenceront votre politique de voyage. Il pourrait s’agir, par exemple, de proposer des déplacements en train plutôt qu’en avion et de se concentrer sur la réduction des émissions de CO2. Une bonne approche consiste à utiliser des outils de modélisation de scénarios « What if » (« Et si ») pour prévoir les dépenses et élaborer un ensemble de scénarios allant de conservateurs à agressifs, en fonction de la rapidité de la reprise et de la date de début de celle-ci. Ainsi, vous êtes prêt à activer votre programme pour répondre aux besoins de votre entreprise, le cas échéant.

Programmes aériens

En 2020, le trafic aérien mondial a chuté de 66 % par rapport à 2019, marquant la plus forte baisse du trafic dans l’histoire de l’aviation. Les marchés nationaux connaissent déjà une reprise stable. Hormis une poignée de destinations pour les loisirs, les marchés internationaux sont encore en difficulté en raison du rythme irrégulier de la vaccination d’une région ou d’un pays à l’autre. Il est probable que la reprise des déplacements aériens internationaux dépende en grande partie des passeports vaccinaux numériques acceptés à l’échelle mondiale.

De nombreuses compagnies aériennes se sont restructurées pendant la pandémie. Seule une poignée de fusions ont été annoncées jusqu’à présent, mais on peut s’attendre à de nouvelles consolidations. Pendant cette période de reprise, les compagnies aériennes fonctionneront probablement avec des réseaux plus petits et des horaires réduits dans un avenir proche. La plupart des compagnies aériennes offrent de nouveaux avantages promotionnels et une plus grande flexibilité pour aider à relancer le transport aérien et à rester compétitif tout au long de la période de ralentissement. Après la pandémie, les voyageurs doivent s’attendre à des tarifs plus élevés et à moins d’options.

Comment vous préparer à la nouvelle industrie aérienne ?

Commencez par évaluer le niveau de risque avec les transporteurs principaux et secondaires. Examinez le risque d’immobilisation au sol, leur solvabilité, l’aide gouvernementale et l’incidence sur le réseau dû à la fermeture des frontières et aux règlements de sécurité.

Pendant cette période de lente reprise, certains fournisseurs principaux pourraient ne plus être capables de couvrir entièrement les besoins en voyages sur certains marchés. Vous devrez adapter votre programme de voyage et éventuellement chercher d’autres fournisseurs. L’utilisation d’un outil comme Air Fare Predictor de Advito vous permettra de suivre quotidiennement l’évolution des vols à réserver, les changements de capacité des sièges et les futurs points de fixation des prix.

Alors que vous élaborez votre stratégie d’accélération, vous devez adapter votre empreinte carbone mondiale liée aux déplacements au nouveau paysage industriel afin d’obtenir une couverture optimale et des prix compétitifs au fur et à mesure que le programme se reconstruit. Ce processus nécessitera des négociations permanentes avec les fournisseurs pour protéger vos itinéraires principaux contre des prix volatils ou non concurrentiels.

En plus des économies, vous pouvez également demander aux compagnies aériennes partenaires la façon dont elles peuvent contribuer à une réussite mutuelle tout en restant fairplay. Si besoin, ajoutez des points de négociation supplémentaires concernant les remboursements, les crédits et les bons, et préconisez la suppression de la surcharge de carburant et de distribution. Revoyez aussi les mesures de santé et de sécurité pour rassurer les voyageurs sur le transport aérien et, surtout, n’utilisez pas le processus traditionnel de demande de propositions pour le transport aérien. L’agilité sera un facteur clé de réussite pour les programmes de voyage dans un monde post-COVID-19.

Programmes hôteliers

L’industrie hôtelière a certainement changé à la suite de la COVID-19 et, à certains égards, de façon permanente. Les protocoles renforcés en matière de propreté risquent de perdurer. Alors que nous recommençons à voyager, il est important de se souvenir de notre ancien contexte tout en intégrant le nouveau.

Pour commencer, il convient d’aborder la question de la sécurité des voyageurs et de l’obligation de diligence. Si vous élaborez votre stratégie en fonction de ces éléments, vous réussirez non seulement à relancer les voyages, mais aussi à faire évoluer la gestion de votre programme hôtelier.

L’obligation de diligence ne peut être assurée que si vos voyageurs réservent leurs hôtels sur des canaux sur lesquels vous avez une visibilité. Il est plus important que jamais de rendre l’utilisation de ces canaux de réservation intuitive, avec des visuels modernes et du contenu de qualité qu’ils s’attendent à voir.

Vos voyageurs pourront ainsi évaluer efficacement les protocoles de propreté et de sécurité mis en place à l’hôtel et à la destination où ils se rendent.

Pour les programmes hôteliers gérés :

  • Les reports de 2020 à 2021 expireront à nouveau et le nombre de voyages qui seront effectués d’ici les troisième et quatrième trimestres déterminera les approches à adopter pour les programmes de 2022.
  • Nous espérons qu’une analyse significative et une adaptation des programmes hôteliers auront lieu. En fonction des voyages prévus à l’avenir, la plupart des programmes client seront en mesure de se consolider en réduisant le nombre d’hôtels.
  • Indépendamment de ce qui se passera avec le programme négocié, le conseil que nous avons donné il y a un an reste valable : c’est encore le moment idéal pour préparer vos outils pour la reprise des voyages.

Principales préoccupations des voyageurs d’affaires concernant les hôtels

Les voyageurs d’affaires interrogés ont déclaré qu’ils étaient principalement préoccupés par la propreté, les enregistrements sans contact et les protocoles relatifs aux masques dans les hôtels.

Source : Enquête en ligne de BCD Travel Research & Intelligence auprès de 1 260 voyageurs d’affaires, mai 2020.

Restaurer la confiance des voyageurs avec StaySafe

La meilleure option pour permettre aux voyageurs d’avoir confiance dans votre programme hôtelier est de faire appel à un fournisseur tiers pour certifier que les hôtels prennent des mesures pour assurer la santé et la sécurité de leurs clients.

Nous avons établi un partenariat avec StaySafe Hospitality afin de fournir un outil d’auto-évaluation et une certification StayClean pour permettre aux hôtels de montrer les mesures qu’ils prennent et de les comparer aux normes internationales et réglementaires. StaySafe a passé en revue chaque étape du cycle de vie du client de l’hôtel afin de créer une évaluation approfondie des pratiques hôtelières dans l’ensemble de la propriété et de l’organisation.

Le cadre d’évaluation et de certification couvre également les exigences en matière de santé et de sécurité des employés de l’hôtel afin de les protéger contre la COVID-19 ou d’autres virus potentiels.

Lisez la fiche d’information pour en savoir plus sur l’évaluation et son fonctionnement.

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Programme pour les transports terrestres

Les voyageurs sont en train de changer leurs habitudes. Au lieu de prendre les transports publics, ils optent pour des voitures de location ou des véhicules personnels. Nombreux sont ceux qui choisissent désormais les transports terrestres plutôt que l’avion

Les voyageurs sont en train de changer leurs habitudes. Au lieu de prendre les transports publics, ils optent pour des voitures de location ou des véhicules personnels. De nombreux voyageurs ne veulent pas prendre l’avion ; sur des itinéraires pour lesquels ils avaient l’habitude de prendre un vol, ils choisissent désormais d’utiliser les transports terrestres. Un trajet de huit heures en voiture pourrait bien être le voyage de demain. Lorsque vous envisagez votre stratégie de transport terrestre, vous pouvez prévoir une augmentation substantielle du volume, qui à son tour augmentera votre pouvoir de négociation avec les fournisseurs. Toutefois, bien que les tarifs soient négociables, le devoir de diligence, la santé et le bien-être ne le sont pas. Tous les fournisseurs, y compris les transports terrestres, doivent faire l’objet d’un contrôle approfondi. Vous devez donc revoir les protocoles de sécurité et mettre au point un processus pour les vérifier à chaque voyage. Chaque facteur de risque doit être revu dans le cadre de cette analyse. Votre fournisseur a-t-il une bonne stabilité financière ? À quelle fréquence les conducteurs sont-ils soumis à des tests pour la COVID-19 ? De quoi les voyageurs ont-ils besoin pour se sentir en sécurité ?

Pour une couverture plus etendue du sujet, voir l’article récemment publié

"Ground Insights"

par Advito.

Webinaire

Entretien avec National Enterprise sur la route à suivre

De nouveaux modèles de transport terrestre sont apparus au cours de la pandémie. Les voyageurs sont prêts à parcourir de plus longues distances, et ils souhaitent des expériences sans contact.

Découvrez comment les modèles commerciaux se sont adaptés à l’évolution des comportements des voyageurs, comment les protocoles de sécurité ont eu un impact positif sur l’innovation et comment vous et vos voyageurs pouvez vous préparer à l’avenir.

Transports ferroviaires

La tolérance des voyageurs d’affaires à l’égard des longs voyages en train a augmenté depuis le début de la pandémie. Si l’on ajoute à cela les initiatives de développement durable des entreprises et la croissance rapide des réseaux ferroviaires dans le monde, nous pensons que le train à grande vitesse (TGV) jouera un rôle plus important dans les programmes de voyages d’affaires.

Advito, la branche-conseil de BCD, a lancé une nouvelle pratique en matière de transport ferroviaire pour aider les Travel managers à maximiser les avantages du TGV dans leurs programmes de voyages. En adoptant une approche multimodale en intégrant les transports aériens et ferroviaires, nous pourrons mettre en évidence les occasions manquées de faire des économies et faire pression sur les fournisseurs aériens pour qu’ils proposent de meilleures offres. De cette manière, nous pourrons également saisir les opportunités de déplacements plus durables en déterminant les itinéraires pour lesquels les voyageurs peuvent opter pour le train afin de réduire les émissions de carbone.

  • Tarifs attractifs et confort En général, les prix des billets de TGV sont compétitifs. L’adoption d’une approche multimodale augmentera la concurrence dans votre programme – en particulier pour les déplacements intérieurs et régionaux de courte distance – et créera un effet de levier pour négocier de meilleures offres auprès des compagnies aériennes afin de réduire les dépenses globales.
  • Durabilité Le transport ferroviaire est généralement considéré comme le moyen de transport le plus « vert ». L’intégration d’options de transport ferroviaire dans votre offre de fournisseurs contribuera grandement aux initiatives globales de votre organisation en matière de durabilité.
  • Expérience à bord Les voyageurs perçoivent un certain nombre d’avantages liés à l’expérience : distanciation sociale plus facile, liberté de se déplacer pendant le voyage et cabines silencieuses pour plus de tranquillité. Les déplacements en train présentent également un autre grand avantage pour les voyageurs : un temps de productivité accru. Sur une courte distance (moins de 1 000 km), le temps de productivité représente deux tiers de la durée totale du voyage (contre un tiers pour les déplacements en avion et un cinquième pour ceux en voiture).

Webinaire

Passez à la vitesse supérieure : Changements de fournisseurs et tendances en matière d’approvisionnement

Les fournisseurs de voyages ont changé, tout comme les priorités d’achat, ce qui entraîne de nouvelles exigences, de nouveaux risques et de nouvelles possibilités. Découvrez comment collaborer avec les fournisseurs, nouveaux et existants ; déterminez quels facteurs supplémentaires doivent être examinés lors de l’évaluation des catégories avion, hôtel et voiture ; et comprenez la manière dont les tendances comme le travail virtuel et la montée en popularité des voyages en voiture influencent l’approvisionnement.

Ce que vous pouvez faire

Checklist pour la gestion des dépenses

Les mesures prises par BCD Travel

Offrir des tarifs flexibles sur les réservations d’hôtel pour tenir compte des modifications potentielles

Travailler avec les Travel Managers pour revoir les programmes des fournisseurs et y apporter des changements significatifs

Augmenter les flux de trésorerie grâce à diverses options de récupération et de remboursement

Consolider les informations pour en faire des ressources claires et exploitables

Communiquer les politiques voyage et les exigences des fournisseurs en matière de santé et de sécurité

Health and safety measures have top priority for travelers throughout their journeys. Incorporating these into sourcing strategies is key to building confidence.

—Jorge Cruz

Executive Vice President, Global Sales and Marketing, BCD Travel

Politique de voyage

Comment préparer vos voyageurs à l’idée de reprendre les déplacements professionnels ?

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