Communication avec les voyageurs
Des millions de personnes sont vaccinées chaque jour et des tests sont proposés avant le départ et à l’arrivée. D’ici le milieu de l’année 2021, plus de la moitié des voyageurs d’affaires interrogés par BCD s’attendent à être vaccinés.* Ces signes indiquent que nous entrons dans une nouvelle phase de la pandémie de COVID-19. Ces mesures, entre autres, aident les employés à retrouver la confiance dans les voyages.
*Enquête en ligne de BCD Travel Research & Intelligence auprès de 844 voyageurs d’affaires, mai 2021.
Points de contact pour les voyageurs
Les informations relatives à la COVID-19 continuent d’être complexes, fluides et parfois très perturbantes.
À l’heure où les voyages d’affaires reprennent, il est important plus que jamais que les voyageurs aient accès aux informations les plus récentes pour les aider à anticiper les mesures à prendre, à savoir si un déplacement est indispensable et à avoir la certitude que leur santé, leur sécurité et leur bien-être sont correctement pris en compte. Vous pouvez aider en veillant à ce que des communications pertinentes soient assurées tout au long du voyage.
Vous pouvez aider en veillant à ce que des communications pertinentes soient assurées tout au long du voyage.
Décision
- Définition claire des déplacements essentiels
- Nouveaux processus d’approbation des voyages
- Informations sur le niveau de risque des destinations
- Communications sur les politiques voyages
Réservation
- Conseils sur les politiques voyages
- Recommandations de fournisseurs
- Rappels sur la santé et la sécurité
- Accès aux conseillers
Préparation
- Conseils sur les politiques voyages et protocole de sécurité
- Conditions satinaires pour chaque destination
- Conditions des fournisseurs
- Outils de voyage mobiles
Voyage
- Accès aux changements apportés au voyage en temps réel
- Notifications sur les politiques voyages pendant les déplacements
- Outils et ressources d’intervention en cas d’urgence
- Messages d’invitation visant à recueillir les commentaires des voyageurs
Retour
- Changements apportés à l’itinéraire de voyage
- Conditions relatives au point d’origine
- Protocole sur la santé et la sécurité au travail
Conseils aux voyageurs pour des déplacements sûrs et sans encombre
TripSource® aide à préparer les voyageurs à leurs déplacements
Les voyageurs reçoivent des notifications push et des messages dans la chronologie de leur voyage, avec des liens vers le centre d’information sur la COVID-19 pour obtenir des informations en temps réel sur des compagnies aériennes, des aéroports et des destinations internationales spécifiques. TripSource propose également ce qui suit :
Télécharger et organiser les documents de voyage (codes QR, documents, PDF, comme les résultats des tests PCR). Possibilité de filtrer les hôtels en fonction des protocoles de nettoyage
Restez en contact !
Après avoir demandé aux voyageurs quels types d’informations ils souhaiteraient recevoir à l’approche de leur déplacement, ils ont mentionné les trois suivants comme étant essentiels :
- Informations les plus récentes sur la sécurité des vols et des hôtels
- Directives claires sur les conditions de voyage
- Notifications régulières sur les changements apportés à la politique voyages
Tirez profit des technologies de communication numérique pour contacter rapidement les voyageurs par l’intermédiaire de multiples canaux et appareils. Une stratégie numérique vous permet de fournir des mises à jour opportunes et pertinentes sur ce qui importe le plus.
Bien que 92 % des voyageurs* préfèrent communiquer par e-mail avec leur service de voyage, il faut voir plus loin ! Exploitez les différents canaux pour transmettre les informations aux moments clés du processus de planification et au cours du déplacement.
Intranet de l’entreprise
La section voyages devrait occuper une place de choix sur l’intranet de l’entreprise. Révisez le contenu de cette section ainsi que sa facilité d’accès. Facilitez la recherche d’informations de voyage pour les employés. Indiquez en référence des applications essentielles et des ressources fiables pour vous assurer que les voyageurs restent informés lorsqu’ils sont en déplacement.
*Source : Enquête de satisfaction en ligne de BCD Travel Research & Innovation, réalisée en mai 2020 auprès de 1260 voyageurs d’affaires
Outils de réservation en ligne
Intégrez des messages percutants et ciblés tout au long du processus de réservation pour tenir les voyageurs informés. Grâce aux conseils fournis à chaque étape du processus, les voyageurs seront convaincus de prendre des décisions éclairées en matière de voyage.
Application mobile
Les services mobiles sont l’un des moyens les plus rapides et les plus efficaces pour contacter les voyageurs. Encouragez l’utilisation d’applications pertinentes, notamment celles fournies par BCD Travel (comme TripSource) et par les partenaires en matière de gestion de la sûreté et de la sécurité (comme ISOS). Maximisez la portée de vos communications en profitant des possibilités de messages intelligents. Activez les notifications de sécurité, programmez des messages relatifs aux politiques voyages et donnez accès aux numéros d’urgence et aux directives de sécurité.
Trouvez facilement les informations dont vous avez besoin pour reprendre la route.
Le centre d’information sur la COVID-19 est constamment mis à jour pour suivre le rythme rapide des changements. Les informations par pays sont mises à jour quotidiennement. Les aéroports, les compagnies aériennes, les hôtels, les agences de location de voitures et les transports ferroviaires sont mis à jour tous les trois jours. La date de la dernière mise à jour des informations est indiquée en haut à droite de chaque fiche. Voyagez en toute confiance, en sachant que vous disposez des informations les plus récentes.
Webinaire
Un voyageur informé est un voyageur confiant
Si les voyageurs d’affaires ne savent pas à quoi s’attendre lorsqu’ils partent en voyage, ils sont anxieux. Pour apaiser les inquiétudes des voyageurs et favoriser leur confort, préparez-les et communiquez avec eux à chaque étape de leur voyage.
Ce que vous pouvez faire
Liste des possibilités en matière des communications
Les mesures prises par BCD Travel
Fournir des informations sur les restrictions de voyage et les protocoles d’hygiène
Donner accès à une plateforme pour les mises à jour sur les politiques, les alertes de risque et des processus de vérifications en cas d’urgence
Favoriser l’implication des voyageurs dans le programme voyage et les rassurer
Alors que les voyageurs découvrent un nouveau monde des voyages d’affaires, il est essentiel que nous communiquions régulièrement avec eux afin qu’ils comprennent leurs options et puissent prendre des décisions éclairées."
—Mike Walley
President – Europe and Media & Entertainment, BCD Travel