Devoir de diligence

Alors même que nous nous préparons à des changements dans le secteur du voyage, le devoir de diligence est la priorité absolue de nos clients.* Bien que votre obligation légale envers vos employés soit essentielle, nous encourageons nos clients à penser au-delà de celle-ci. Une stratégie de gestion de la sécurité qui combine le devoir de diligence, l'atténuation et la gestion des risques et le bien-être des voyageurs sera plus efficace pour votre entreprise et vos voyageurs, et s'adaptera pour relever les défis qui se présenteront à vous.

* Source : Enquête en ligne de BCD Travel sur la recherche et l’innovation auprès de 125 Travel Managers, avril 2020

Traveler Care

Le concept de devoir de diligence est simple. Il incombe à l’employeur de veiller à la sécurité et à la santé de ses voyageurs. Cela semble plutôt facile, n’est-ce pas ? Ce n’est pourtant pas aussi simple qu’il n’y parait lorsque vos collaborateurs sont dispersés aux quatre coins du globe, dans des avions, hôtels et autres. Ajoutez à cela une pandémie mondiale à la liste des menaces régionales et locales auxquelles nous faisons face au quotidien et la démarche se complexifie davantage. Raison de plus pour se doter d’une stratégie en matière de devoir de diligence qui dépasse très largement le cadre strict des voyages.

Il faut commencer par bien identifier où se trouvent exactement aujourd’hui tous vos voyageurs, et où ils prévoient de se rendre dans les jours à venir. Il faut donc connaître précisément les risques auxquels ils peuvent faire face pendant leur voyage. Enfin, assurez-vous que vous avez un moyen adapté et cohérent pour communiquer ces risques à vos voyageurs. Veillez à ce qu’ils soient informés et sachent où trouver les informations.

La gestion du risque

La gestion du risque prend un tout nouveau sens en cette période de COVID-19. Les risques se traduisent maintenant par des fermetures de frontières, des exigences de quarantaine, des contrôles sanitaires et des protocoles des fournisseurs. La décision de voyager sera désormais éclairée et intentionnelle, le résultat d’une équation qui tient compte des contraintes en termes de coûts, de risques, d’itinéraires et de conditions de voyage. L’autorisation de voyage deviendra une pratique courante, car les entreprises contrôleront davantage la gestion des risques et la sécurité de leurs voyageurs. La collaboration virtuelle deviendra une alternative stratégique aux voyages coûteux et à haut risque.

Pour les voyageurs, la préparation et la planification sont les éléments clés de la confiance. Les risques connus et les conditions de voyage doivent être communiqués au moment de la réservation pour donner aux voyageurs le temps de se préparer. Pour ce faire, envisagez un plan de communication avant le voyage avec des rappels via le téléphone portable, des conseils de voyage et des listes de vérification pour un esprit plus tranquille. Prévoyez également un plan de communication pendant le voyage qui fournira des alertes de risque en temps réel, des notifications pertinentes sur la politique voyage et une assistance rapide (en seulement un clic).

Le bien-être des voyageurs

En raison de la COVID-19, les voyages ont subi de gros changements. Les voyageurs sont aujourd’hui davantage susceptibles d’emprunter des itinéraires plus longs et de faire face à plus d’impondérables. Il y aura de nouvelles exigences pour les bagages et des changements fréquents de directives concernant les fournisseurs et les destinations. Les voyages nécessiteront beaucoup plus de planification, de préparation et de patience qu’avant.

Les programmes de bien-être offrent des avantages à l’entreprise et peuvent considérablement influer sur vos résultats et les améliorer.

Améliorer le moral et la productivité

Des employés plus heureux ont tendance à être plus optimistes ; ils sont donc plus concentrés, énergiques et productifs. Ces comportements se traduisent par une augmentation des revenus de votre entreprise.

Améliorer la rétention des employés

Des employés plus heureux ont tendance à être plus optimistes ; ils sont donc plus concentrés, énergiques et productifs. Ces comportements se traduisent par une augmentation des revenus de votre entreprise.

Faire des économies

Des études sur les avantages que les programmes de bien-être pour les employés peuvent apporter à une entreprise montrent que pour chaque dollar dépensé dans les programmes de bien-être, les employeurs ont économisé 3,27 dollar en frais de santé.

Source : Harvard Business Review. « What’s the Hard Return on Employee Wellness Programs? » (« Quel retour sur investissement direct pour les programmes de bien-être des employés ? ») 8 février 2019.

5 techniques simples

pour intégrer le concept de bien-être du voyageur dans votre programme

  1. Élaborer de nouvelles directives sur la sécurité des voyages. Sensibiliser les voyageurs via des messages et des campagnes adaptés aux besoins des consommateurs.
  2. Fournir des équipements de protection individuelle aux voyageurs : masques, gants, désinfectants pour les mains, lingettes et sacs en plastique (contrôle à distance)
  3. Laisser les voyageurs s’exprimer en leur proposant de faire part de leur ressenti après chaque voyage. Mener des enquêtes de satisfaction courtes et fréquentes. Utiliser les retours d’expérience des voyageurs pour apporter des améliorations au programme.
  4. Actualiser la politique voyage pour favoriser la flexibilité dans le choix des fournisseurs.
  5. Établir des seuils du nombre de déplacements. Valoriser et récompenser ceux qui voyagent beaucoup en leur octroyant un jour de congé ou une carte-cadeau sur le thème de la santé et du bien-être.

Technologie

Les innovations récentes en matière de devoir de diligence ont permis de résoudre certains problèmes du passé. Les processus manuels, unidimensionnels et les sources de contenu fragmentées ont été remplacés par des solutions et des systèmes intelligents et automatisés qui fonctionnent de manière transparente dans l’ensemble du programme. Ces technologies comprennent :

  • Une autorisation de voyage automatisée
  • Des cartes interactives de gestion de la sécurité
  • Des notifications de risque basées sur la localisation
  • Des applications mobiles natives avec des informations en temps réel
  • La possibilité de transmettre le message « Je suis en sécurité » depuis le téléphone portable

Les conséquences de la pandémie

Webinaire : que traduisent réellement les chiffres ?

En période d’incertitude, les différentes politiques voyage sont mises à l’épreuve. C’est la raison pour laquelle la gestion des programmes voyage existent. Votre plan de gestion de crise a-t-il résisté à l’épreuve du temps ? Vos hauts dirigeants s’attendent-ils à ce que vous ayez tout compris ? Votre programme de voyage est-il prêt pour l’avenir ? Dans ce webinaire, nous vous proposons de :

  • Faire un récapitulatif sur l’arrêt progressif des voyages ;
  • Communiquer les résultats de l’enquête soumise aux Travel Managers du monde entier
  • Mettre en évidence les nouveaux domaines de votre programme de voyage et de risque que vous devriez privilégier dès aujourd’hui
  • Discuter de l’avenir des voyages lorsque les frontières s’ouvriront à nouveau Lancer la vidéo

Ce que vous pouvez faire

LISTE DE VÉRIFICATION DU DEVOIR DE DILIGENCE

Les mesures prises par BCD Travel

Permettre des décisions de voyage éclairées grâce à une bonne connaissance des données

Proposer des solutions d’autorisation de voyage sur mesure

Armer les Travel Managers avec les dernières politiques voyage et exigences en matière de déplacements

Fournir des cartes de sécurité de pointe et des capacités de réponse en cas d’urgence

Communiquer aux voyageurs les risques, les exigences et les politiques aux différents moments clés du voyage

Partager l’expertise grâce aux évaluations de la gestion des risques des programmes

Lorsque les interdictions de voyager seront levées et que les organismes de santé supprimeront leurs avertissements aux voyageurs, les entreprises devront intervenir et veiller à la sécurité des voyageurs. »

—Mike Janssen

Global Chief Operating Officer and Chief Commercial Officer, BCD Travel

Communication avec les voyageurs

Comment préparer, informer et communiquer avec vos voyageurs ?

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