Politique de voyage

Nos clients sont convaincus que les voyages d’affaires vont reprendre, et nous aussi. La première étape essentielle consiste à s’assurer que la politique de voyage est adaptée à l’objectif. Lorsqu’il s’agit de voyager, vos employés doivent savoir ce qui est autorisé, quand et quoi réserver et surtout, pourquoi. Un programme de voyage réussi rend les voyages simples, productifs et sûrs pour les voyageurs d’affaires. Nous allons nous concentrer sur trois domaines clés auxquels vous devez réfléchir dès maintenant.

Voyages d’affaires acceptables

Au retour d’un voyage, votre entreprise doit savoir clairement ce qui est acceptable et ce qui ne l’est pas. Bien entendu, la sécurité de vos employés est la priorité. Les voyages vers toutes les destinations, et pas seulement celles à haut risque, doivent être examinés minutieusement, car la situation change chaque semaine. Profitez de cette période de ralentissement des voyages pour commencer à apporter des modifications aux politiques voyage, afin de préserver le bien-être de vos voyageurs.

Vos voyageurs voudront savoir comment décider s’ils doivent voyager ou non, quelle compagnie aérienne est la plus sûre, quel hôtel est le plus propre et ce qu’ils doivent faire s’ils sont bloqués en cas de fermeture soudaine des frontières dans un pays. Une politique de voyage claire et accessible leur donnera les informations dont ils ont besoin pour prendre la bonne décision et se sentir à nouveau en confiance pour voyager. Nous vous conseillons d’envisager d’importants changements de procédure pour apporter de la clarté et protéger les voyageurs. Veillez à prendre en compte les éléments suivants :

LA PLANIFICATION ET LA VIABILITÉ DU VOYAGE

  • Renforcement du processus d’approbation avant le voyage
  • Visualisation des niveaux de risque actuels des différentes destinations
  • Évaluation du fonctionnement des vols et des hôtels
  • Double ou triple vérification avant le départ et également de la disponibilité des hôtels
  • Restrictions en matière de visas (par exemple, espace Schengen ou non)
  • Possible quarantaine
  • Quels sont les voyageurs qui sont autorisés à se déplacer ?

LE CHANGEMENT DES COMPORTEMENTS EN RÉUNION

  • Définition des voyages d’affaires essentiels
  • Identification de la configuration la plus optimale, selon le type de voyage
  • Cette réunion ou ce voyage peut-il être fait virtuellement ?
  • Limitation du nombre de voyages d’un jour, de voyages internes et de voyages de dernière minute

OBLIGATION DE DILIGENCE

  • Approbation supplémentaire avant le voyage (y compris l’approbation par la réservation en ligne)
  • Mise en place d’un système de suivi et de localisation des voyageurs
  • Inscription auprès d’un partenaire de sécurité et téléchargement d’une application mobile
  • Promotion du télétravail et des outils virtuels
  • Évaluation des possibilités de rapatriement
  • Réduction des voyages dans les destinations à haut risque
  • Informations spécifiques à la destination : destinations fréquemment visitées pouvant présenter davantage de conseils/restrictions en matière de santé/sécurité

Santé et sécurité

Vos voyageurs ne partiront pas tant qu’ils ne se sentent en sécurité

Lorsque notre équipe de recherche et d’innovation a interrogé nos clients l’année dernière, le bien-être des voyageurs était l’une des trois principales priorités des Travel Managers, juste derrière les économies et le devoir de diligence. Toutefois, les programmes qu’ils avaient mis en place avant la COVID-19 n’en tenaient pas toujours compte.

La pandémie a donné une nouvelle dimension au bien-être : vos collaborateurs sont votre plus grand atout et une politique de voyage efficace doit donner la priorité à leur santé et à leur bien-être physique et mental.

Nous vous conseillons de demander à vos voyageurs ce qu’ils pensent du fait de retourner sur la route. Les restrictions gouvernementales peuvent avoir été assouplies et les compagnies aériennes et les hôtels peuvent être à nouveau opérationnels, mais cela ne veut pas dire que vos voyageurs se sentent à l’aise avec l’idée de voyager. Demandez également aux voyageurs ce qui pourrait les aider à rester en bonne santé pendant le voyage. Quelles nouvelles options de bien-être aimeraient-ils avoir ? Grâce aux enquêtes, vous pourrez analyser les différents retours en suivant les tendances et ainsi vous adapter en temps réel.

Voici les éléments que votre politique de voyage doit prendre en compte dès maintenant :

  • Vols directs et vols avec escale(s) : chaque fois qu’un voyageur se rend dans un aéroport, il est exposé à davantage de risques sanitaires dans le cadre d’un transit. Quelle est la solution la plus sûre et la plus acceptable ?
  • Transfert depuis/vers l’aéroport : comment se rendre à l’aéroport ? Transport public, transport personnel, voiture de location, taxi ou transfert organisé à l’avance ? Chaque solution à un niveau d’exposition potentiel différent.
  • Options de restauration : vos voyageurs doivent-ils manger dans des endroits ou des lieux où ils sont plus exposés, ou prendre un repas à l’hôtel ? Si votre voyageur mange à l’hôtel, s’agira-t-il du restaurant ou du service d’étage ?
  • Accès aux salons : vos voyageurs pourront-ils se promener dans l’aéroport et s’assoir dans les espaces publics ? Les autorisez-vous à accéder aux salons ?
  • Anticipation d’une éventuelle prolongation de voyage : les voyageurs disposent-ils de suffisamment de provisions personnelles et de médicaments au cas où leur voyage serait prolongé ? Cet aspect est particulièrement important pour les voyageurs ayant des problèmes de santé.
  • Les essentiels du voyage : voulez-vous fournir des trousses de santé aux voyageurs (par exemple, des gants, un masque facial, du désinfectant pour les mains) ou leur donner un budget pour les acheter ?
  • L’aspect médical : avez-vous mis en place des procédures pour les voyageurs qui tomberaient malades pendant leur déplacement ? Donnez-vous des conseils sur l’assurance maladie ? Le guide du voyageur : vos voyageurs connaissent-ils les bases ? Il est important de leur indiquer ce qu’ils doivent faire en cas d’urgence, etc.
  • La messagerie sur mesure : quelles options de santé et de bien-être pouvez-vous communiquer aux voyageurs ? Adaptez les messages de TripSource® pour leur indiquer les salles de sport d’hôtel les plus pratiques, les parcs les plus proches avec des pistes de jogging, les bars à jus, les visites à pied, etc.
  • L’offre de fournisseurs : pouvez-vous ajouter des hôtels axés sur la santé à votre offre de fournisseurs ? Quel type d’offres vous semble être le plus utile pour vos voyageurs ?

Utiliser et valoriser tous vos outils et canaux de voyage

Une fois les changements de votre politique voyage correctement définis, vous devez faire en sorte d’impliquer vos voyageurs pour qu’ils adoptent ces changements. Pour ce faire, donnez-leur les outils et la possibilité de faire des choix en fonction des besoins de leur entreprise. Vous pouvez leur fournir des ressources visuelles faciles à assimiler, telles que des infographies, des FAQ et des vidéos, par e-mails, des contenus intranet et de la programmation de l’outil de réservation en ligne. Vos voyageurs seront ainsi pleinement informés et confiants ; votre politique voyage n’aura plus de secret pour eux et ils comprendront ce qu’on attend d’eux.

Résultats de l’enquête

Les résultats sont basés sur une enquête en ligne réalisée en novembre 2018 auprès de 53 Travel Managers du monde entier. Les répondants sont des Travel Managers du monde entier ayant des responsabilités dans plusieurs régions. 60% des répondants travaillent pour des entreprises de plus de 10 000 employés et 55 % gèrent des frais de déplacement annuels de 25 millions de dollars ou plus.

72 %

des personnes ayant répondu à l’enquête pensent que le bien-être des voyageurs est important pour retenir et attirer de nouveaux talents.

55 %

déclarent que leur entreprise dispose d’un programme de bien-être des employés, mais seulement 11 % signalent l’existence d’un programme de bien-être pour les voyageurs.

50 %

des répondants déclarent être responsables du bien-être des voyageurs. Environ un quart indique que personne dans leur entreprise n’est chargé d’aider les employés à rester en forme lors de leurs voyages d’affaires.

BCD Travel Benelux

Webinaire : l’avenir de la politique des voyages

Tous ces rebondissements dans le secteur des voyages d’affaires nous amènent à nous interroger sur la façon dont nous élaborons nos politiques de voyage d’entreprise. Ils permettent aussi de souligner l’importance de mettre en place une politique dynamique avec une stratégie claire pour les voyageurs. Dans ce webinaire, nous vous proposons de :

  • Vous faire part des cinq principaux domaines de politique voyage à privilégier aujourd’hui
  • Reconnaître si votre politique voyage a besoin d’une révision complète à long terme ou d’un simple document supplémentaire temporaire d’une page pour faire face à l’évolution rapide du secteur
  • Déterminer si un contrôle accru est nécessaire dans ce nouveau monde des voyages d’affaires ou si vos outils peuvent permettre à vos voyageurs de faire les bons choix
  • Vous donner notre point de vue sur la manière de travailler avec votre TMC pour atteindre le plus haut niveau d’obligation de diligence tout en offrant à vos voyageurs un niveau de service et d’expérience cohérent

Ce que vous pouvez faire

Checklist de la politique de voyage

Les mesures prises par BCD Travel

Travailler avec les clients pour s’assurer que les politiques voyage sont à jour afin d’inclure de nouveaux éléments et de nouveaux cas d’utilisation

Sensibiliser les voyageurs aux changements de politique voyage et leur donner confiance

Exploiter les données des politiques voyage pour prendre des décisions de réservation intelligentes au point de vente

Influencer les décisions pendant les voyages d’affaires grâce à des notifications de politique voyage via les téléphones portables en temps réel

La pandémie de COVID-19 souligne l’importance d’avoir une politique voyage dynamique, compréhensive, significative, et facile à mettre à jour au fur et à mesure de l’évolution des risques liés aux voyages dans le monde. Si votre politique voyage n’est pas à jour, vos voyageurs n’auront pas les informations dont ils ont besoin lorsqu’ils reprendront la route. Le moment est venu de revoir votre politique voyage pour qu’elle puisse être la pierre angulaire de votre stratégie « Back to travel ».

—Lesley O'Bryan

Senior Vice President, Advito

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