トラベルポリシー

私たちのクライアントは、出張が再開すると確信しています。私たちもそうです。トラベルポリシーが目的に合っていることを確認することは、重要な最初のステップです。出張をする際は、従業員は何が許可され、いつ、誰が予約をするか、そして最も重要なのはその理由を知る必要があることです。考え抜かれているトラベルプログラムは、出張が出張者にとってシンプルで生産的かつ安全なものにしています。 今考えるべき3つの重要な領域について焦点を当てましょう。

受け入れられる業務渡航

出張が再開したら、会社は何が大丈夫で何がそうでないかを明確にする必要があります。 あなたの従業員の安全は明らかに最優先事項です。 状況は時々刻々と変化するため、リスクの高い目的地だけでなく、すべての目的地への出張を精査する必要があります。 出張が減少しているこの時期を、出張者の健康を守るための規則や運用を改正する適切な時期として捉えましょう。

出張者は、本当に出張する必要があるのか、どの航空会社が最も安全か、どのホテルが最も清潔か、突然国や地域がロックダウンになり、立ち往生した場合の対処法を知りたいと思う人は多いはずです。

明確なトラベルポリシーは、彼らが正しい決定を行い、再び出張することに安心感を持つために必要な情報を提供します。出張者を保護するために、主要な手順の変更を確認することをお勧めします。 次の点を考慮してください:

出張の計画と実行可能性

  • 出張前の承認プロセスの強化
  • 目的地の現在のリスク評価の表示
  • フライトとホテルの運用の評価
  • 出発時のダブル、トリプルチェックならびに、ホテルの空室状況
  • ビザの制限(例:シェンゲン圏対非シェンゲン圏)
  • 隔離の可能性
  • 出張するべき人、すべきではない人

ミーティングのタイプによってアクションを変える

  • ビジネスに不可欠な出張の定義を決定する
  • 出張の種類ごとに最適な構成を決定する
  • この会議/出張はバーチャルに実施できるか?
  • 周辺の出張傾向の減少: 日帰り出張/国内出張/突然の出張

注意義務

  • 追加の出張前の承認(オンライン予約による承認を含む)
  • 追跡システムを実装し、出張者を追跡する
  • 安全パートナーへの登録とモバイルアプリのダウンロード
  • 在宅勤務と仮想ツールの推進
  • 帰国の可能性を査定する
  • 高リスクの目的地への出張を制限する
  • 目的地固有の情報–健康/安全に関する勧告/制限がある可能性のある、頻繁に訪れる目的地

健康と安全

出張者は、安全を感じた場合にのみ出張を再開したいと思うでしょう。

昨年、私たちのリサーチ&イノベーションチームがクライアントを調査したとき、出張者の健康は企業のトラベルマネージャーにとって上位3位の優先事項であり、コスト削減と注意義務の次でした。COVID以前のプログラムは必ずしもそうではありませんでした。

パンデミックはこのトピックについて新しい共感をもたらしました: あなたの会社の従業員はあなたの最大の資産であり、効果的なトラベルポリシーでは、彼らの身体的および精神的健康と幸福を優先すべきです。

出張を再開した際の感想を出張者に尋ねることをお勧めします。 政府による規制が緩和されはじめ、徐々に航空会社やホテルが営業を再開し始めましたが、出張者は、まだ出張を再開することに安心感を持てっていません。

出張者が出張中も安全で健康的に過ごせるためにはどうすればよいか、彼らにフィードバックを求めてください。 彼らはどのような新しい健康オプションを求めていますか?

貴社のトラベルポリシーで今検討すべきこと

  • 直行便と乗り継ぎ: 出張者が空港で乗り換えるたびに、トランジットで感染リスクが高まります。 安全で許容できる方法はどのようなものでしょうか?
  • 空港への送迎: 彼らはどうやって空港に行きますか? 公共交通機関、独自の交通機関、レンタカー、タクシー、または事前に手配された送迎サービスですか? これらの移動手段はそれぞれ感染リスクが異なります。
  • 食事のオプション: 出張者に、感染が発生した場所や会場で食事をさせますか、それともホテルで食事をさせますか? ホテルの場合、レストランですか、ルームサービスですか?
  • ラウンジへの入場を許可する: 出張者に空港内を歩き回って公共スペースに座ってもらいますか、それともラウンジに入るのを許可しますか?
  • 強制的に延長される可能性を予測します。 出張が予期せず延長された場合に備えて、出張者は十分な個人的な日用品や医薬品を持っていますか? これは、健康状態にリスクのある出張者にとって特に重要です。
  • 旅行の必需品: トラベルヘルスキット(手袋、フェイスマスク、手の消毒剤など)を提供しますか、それとも出張者がこれらの消耗品を準備すべきでしょうか?
  • 医学的事項: 出張者が渡航中に病気になった場合に備えて、手順は決めてありますか? 医療保険について伝えていますか? 出張者マニュアル: 出張者は基本事項を知っていますか? 緊急時などに必要なことをご案内して下さい。
  • カスタマイズされたメッセージング: 出張者に提供できる健康とウェルネスのオプションはどれですか? TripSource®メッセージを調整して、便利なホテルのジム、ジョギングコースのある近くの公園、ジュースバー、ウォーキングツアーなどについて伝える。
  • サプライヤーミックス: 安全管理されているホテルをサプライヤーとして追加できますか? 出張者にとって最も価値のあるものは何ですか?

すべてのトラベルツールとチャネルを使用して向上させる

ポリシーの変更を定義したら、出張者が利用できるようにする必要があります。 ツールと、ビジネスニーズに基づいて選択を行う機能を提供します。 Eメール、イントラネットコンテンツ、OBTプログラミングを介して、インフォグラフィック、FAQ、ビデオなどのわかりやすいビジュアルアセットを通じた理解を促します。 これにより、出張者は十分な情報を得ることができ、出張者にとってポリシーが何を意味し、何が必要とされているのかを確認できます。

調査結果

世界中の53人のトラベルマネージャーを対象とした2018年11月のオンライン調査に基づいています。 回答者は、複数の地域で責任を負う世界中のトラベルマネージャーです。 回答者の60%は、10,000人を超える従業員を抱える企業で働いています。 55%が年間2,500万ドル以上の旅費を管理しています。

調査回答者の

72%

が、出張者の健康に対する対策は人材を惹きつけ、定着させるために重要であると考えています。

55%

の会社は従業員に対するウェルネスプログラムを設定していると言っていますが、トラベルに関してのウェルネスプログラムを提供している会社は11%だけでした。

50%

の回答者が、彼らは出張者の健康に責任があると述べましたが、約4分の1は、従業員が渡航中に健康を維持するのを手助けする担当者はいないと述べました。

BCD Travel Benelux

ウェビナー:トラベルポリシーの未来

私たちのこれまでの流れに逆行した旅行状況は、トラベルポリシーについての私たちの考え方に疑問を投げかけ、出張者にそれを伝えるための明確な戦略とともに、積極的なポリシーを導入することの重要性を強調しています。 このセミナーでは、次のことを行います:

  • 今日の環境で重点的に取り組むべき上位5つのポリシー領域を共有する
  • 急速に変化する環境に対処するために、ポリシーを根本的に改定する必要かあるか、それとも一時的な1ページの補足のみで事足りるのかを特定する
  • 新しい旅行環境で管理がさらに必要かどうか、またはツールにより出張者が正しい選択ができるようにする準備ができているかどうかを判断する
  • TMCと連携して最高レベルの注意義務を達成し、出張者に対して、一貫したレベルのサービスを提供する方法について、私たちの見解を共有してください。

あなたにできること

旅行ポリシーチェックリスト

BCD Travelが行っていること

クライアントと協力して、ポリシーを更新(新しい考慮事項と使用例を含む)

出張者の政策変更への意識と信頼の促進

ポリシーデータを活用して、スマートな予約決定を推進

ルート選定のためのリアルタイムのモバイルポリシー通知

COVID-19のパンデミックにより、世界的な渡航リスクの変化に応じて、しっかり規定され、分かり易く、そして適宜更新ができる意味のあるポリシーを持つことが重要となってきました。 ポリシーが情勢を反映していない場合、出張者は出張を再開するときに必要な情報の判断に困り、混乱をきたすでしょう。 今が貴社の規定の刷新のときです。それが今後の出張回復へのとなるっていくでしょう。

—Lesley O'Bryan

Senior Vice President, Advito

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