トラベルポリシー
私たちのクライアントは、出張が再開すると確信しています。私たちもそうです。トラベルポリシーが目的に合っていることを確認することは、重要な最初のステップです。出張をする際は、従業員は何が許可され、いつ、誰が予約をするか、そして最も重要なのはその理由を知る必要があることです。考え抜かれているトラベルプログラムは、出張が出張者にとってシンプルで生産的かつ安全なものにしています。 今考えるべき3つの重要な領域について焦点を当てましょう。
Stay or go?（行くかいかないか）
出張プログラムをよりサスティナブルなモデルに変革させることで、出張者はどこにいても、自身の会社目標の達成に協力できます。 「Stay or go?（行くかいかないか）」の問いに答えるプログラムは、出張者の安全を守り、出張を必要なものだけに限定し、出張による環境への影響を軽減するのに役立ちます。 優れたサスティナビリティプログラムでは、リスクアセスメントおよび管理、安全配慮義務および出張者のウェルネスが考慮されています。 サスティナブルプログラムは以下のようなスマートテクノロジーを統合しています：
- バーチャル連携のサポート
- 出張者の予約、旅程作成、旅のナビゲーションの支援
- 新型コロナウイルス感染症出張情報へのリアルタイムなアクセスの提供
- デジタル・ヘルス・パスなど、新たに生まれるテクノロジーをサポートするために調整される
またこれは、飛行機、ホテル、地上交通および鉄道プログラムなどの出張管理のすべての部分に支出管理戦略を組み込みます。
新型コロナウイルス感染症の期間中の出張の決断に影響を及ぼす最大の要素
86%
目的地における感染レベル
82%
ビジネスでの 必要性
78%
従業員の脆弱性
77%
隔離要件
*Source: BCD Travel Research & Intelligence online survey of 97 travel managers, September 2020.
受け入れられる会社出張
出張が再開したら、会社は何が大丈夫で何がそうでないかを明確にする必要があります。 あなたの従業員の安全は明らかに最優先事項です。 状況は時々刻々と変化するため、リスクの高い目的地だけでなく、すべての目的地への出張を精査する必要があります。 出張が減少しているこの時期を、出張者の健康を守るための規則や運用を改正する適切な時期として捉えましょう。
出張者は、本当に出張する必要があるのか、どの航空会社が最も安全か、どのホテルが最も清潔か、突然国や地域がロックダウンになり、立ち往生した場合の対処法を知りたいと思う人は多いはずです。 明確なトラベルポリシーは、彼らが正しい決定を行い、再び出張することに安心感を持つために必要な情報を提供します。出張者を保護するために、主要な手順の変更を確認することをお勧めします。 次の点を考慮してください：
出張の計画と実行可能性
- 出張前の承認プロセスの強化
- 目的地の現在のリスク評価の表示
- フライトとホテルの運用の評価
- 出発時のダブル、トリプルチェックならびに、ホテルの空室状況
- ビザの制限（例：シェンゲン圏対非シェンゲン圏）
- 隔離の可能性
- 出張するべき人、すべきではない人
ミーティングのタイプによってアクションを変える
- ビジネスに不可欠な出張の定義を決定す
- 出張の種類ごとに最適な構成を決定する
- この会議/出張はバーチャルに実施できるか？
- 周辺の出張傾向の減少： 日帰り出張/国内出張/突然の出張
注意義務
- 追加の出張前の承認（オンライン予約による承認を含む）
- 追跡システムを実装し、出張者を追跡す
- 安全パートナーへの登録とモバイルアプリのダウンロード
- 在宅勤務と仮想ツールの推進
- 帰国の可能性を査定する
- 高リスクの目的地への出張を制限する
- 目的地固有の情報–健康/安全に関する勧告/制限がある可能性のある、頻繁に訪れる目的地
健康と安全
出張者は、安全を感じた場合にのみ出張を再開したいと思うでしょう。
昨年、私たちのリサーチ＆イノベーションチームがクライアントを調査したとき、出張者の健康は企業の出張マネージャーにとって上位3位の優先事項であり、節約と安全配慮義務のすぐ次でしたが、COVID以前のプログラムは必ずしもそうではありませんでした。
パンデミックはこのトピックについて新しい共感をもたらしました： 従業員は貴社の最大の資産であり、効果的な出張ポリシーでは、その心身の健康と幸福を優先すべきです。
出張を再開した際の感想を出張者に尋ねることをお勧めします。 政府による規制が緩和され、航空会社やホテルが再び営業を開始する可能性がありますが、それでも出張者が出張の再開に対して安心感を持てるとは限りません。 また、出張者が旅先で健康を維持するのに役立つと思うことについてフィードバックを求めてください。 彼らはどのような新しい健康オプションを求めていますか？ 調査により貴社が求めているフィードバックを取得し、リアルタイムで調整できるように傾向を追跡します。
貴社のトラベルポリシーで今検討すべきこと
- 直行便と乗り継ぎ： 出張者が空港で乗り換えるたびに、トランジットで感染リスクが高まります。 安全で許容できる方法はどのようなものでしょうか？
- 空港への送迎： 彼らはどうやって空港に行きますか？ 公共交通機関、独自の交通機関、レンタカー、タクシー、または事前に手配された送迎サービスですか？ これらの移動手段はそれぞれ感染リスクが異なります。
- 食事のオプション： 出張者に、感染が発生した場所や会場で食事をさせますか、それともホテルで食事をさせますか？ ホテルの場合、レストランですか、ルームサービスですか？
- ラウンジへの入場を許可する： 出張者に空港内を歩き回って公共スペースに座ってもらいますか、それともラウンジに入るのを許可しますか？
- 強制的に延長される可能性を予測します。 出張が予期せず延長された場合に備えて、出張者は十分な個人的な日用品や医薬品を持っていますか？ これは、健康状態にリスクのある出張者にとって特に重要です。
- 旅行の必需品： トラベルヘルスキット（手袋、フェイスマスク、手の消毒剤など）を提供しますか、それとも出張者がこれらの消耗品を準備すべきでしょうか？
- 医学的事項： 出張者が渡航中に病気になった場合に備えて、手順は決めてありますか？ 医療保険について伝えていますか？
- 出張者マニュアル： 出張者は基本事項を知っていますか？ 緊急時などに必要なことをご案内して下さい。
- カスタマイズされたメッセージング： 出張者に提供できる健康とウェルネスのオプションはどれですか？ TripSource®メッセージを調整して、便利なホテルのジム、ジョギングコースのある近くの公園、ジュースバー、ウォーキングツアーなどについて伝える。
- サプライヤーミックス： 安全管理されているホテルをサプライヤーとして追加できますか？ 出張者にとって最も価値のあるものは何ですか？
すべてのトラベルツールとチャネルを使用して向上させる
ポリシーの変更を定義したら、出張者が利用できるようにする必要があります。 ツールと、ビジネスニーズに基づいて選択を行う機能を提供します。 Eメール、イントラネットコンテンツ、OBTプログラミングを介して、インフォグラフィック、FAQ、ビデオなどのわかりやすいビジュアルアセットを通じた理解を促します。 これにより、出張者は十分な情報を得ることができ、出張者にとってポリシーが何を意味し、何が必要とされているのかを確認できます。
ワクチン接種を義務化すべきだと思いますか？ 最善の考えではありません。
トラベルポリシーは出張者に対するガイドであり、最善の選択を行うことができるよう、知識を与えるものです。 ワクチン接種など、特定の措置を義務化するのではなく、ワクチン接種の利点と、デジタル・ヘルス・パスを持って出張に出ることのメリットがデメリットを上回るということを説明してください。
また、倫理上の考慮事項、データプライバシーの問題および法の解釈もあります。
ウェビナー
新たな世界でのトラベルポリシー
出張の決定、予約、会社の期待値管理など、かつては出張者にとって当たり前だったプロトコルが、今では出張者や出張チームによって厳密に吟味されなければならなくなっています。 問題はすぐに発生します。 徹底したトラベルポリシーにより、そのすべてに対処できるようにするべきです。
BCD TravelおよびAdvitoの専門家が、出張者とのコミュニケーションを行う明確な戦略とともに動的なトラベルポリシーの重要性を説明します。
あなたにできること
旅行ポリシーチェックリスト
BCD Travelが行っていること
ルート選定のためのリアルタイムのモバイルポリシー通知
COVID-19のパンデミックは、世界的な出張リスクの変化に合わせて、動的で理解しやすく、意味が持ち、更新しやすいポリシーの重要性を明らかにしました。 ポリシーが最新でない場合、出張者は出張を再開するときに必要な情報を入手できません。 今こそあなたのポリシーを見直し、出張戦略の再開の礎石としましょう。"
—Lesley O'Bryan
Senior Vice President, Advito