出張者とのコミュニケーション

私たちはCOVID 19の関わり方について、新しいステージに入っています。 国や地域の移動規制が緩和され始めました。 多くの企業で営業を再開し始めています。 しかし、出張者は出張を検討する際に、新しいレベルの安心を求めています。

出張者のタッチポイント

COVID-19に関連する情報は、複雑で流動的で、時には重圧に感じるときもあります。

出張が再開される際には、旅行者がどのような措置を取るのかを計画し、出張が業務上不可欠かどうかを検討し、保健、安全、そして問題なく予定されているか確認出来るようにするために、役立つ情報を容易に利用できるようにすることが、今まで以上に重要となってきます。出張中、必要な連絡が確実に行われるよう支援して参ります。

決定事項

  • 明確な必要不可欠な出張の定義
  • 新たな出張承認プロセス
  • 目的地の危険度情報
  • 規定の共有

予約

  • 規定の説明
  • サプライヤーの推奨
  • 健康と安全についての再確認
  • アドバイザーへのアクセス

準備

  • 規定の説明と安全手順
  • 目的地の衛生に関する要件
  • サプライヤーの要件
  • モバイル出張ツール

旅程

  • 出張変更に関してリアルタイムにアクセス
  • 移動中の規定通知
  • 緊急対応ツールと方法
  • 出張者からの迅速な意見収集

帰路

  • 出張日程の変更
  • 復路到着地の入国要件
  • オフィスの衛生と安全手順

出張の各段階において、どのようなサポートが出来るか

テクノロジー

旅程表にどのような情報を求めているかを尋ねたところ、出張者は3つの項目を重要と評価しました。

  • 最新のフライト/ホテルの安全に関する情報
  • 出張要件に関する明確なガイドライン
  • 出張ポリシーの変更に関する定期的な通知

デジタルコミュニケーションテクノロジーを活用して、複数のチャネルやデバイスを介し、出張者にすばやくアプローチします。 デジタル戦略により、最も重要な項目について、タイムリーで適切な最新情報を提供することができます。

出張者とコミュニケーションを取るための3つの効果的なチャネル

出張者の実に92%*が、トラベル部門からの連絡手段としてEメールを好んでいますが、それだけではありません。 さまざまなチャネルを活用して、計画およびトリップサイクルの適切なタイミングで情報を共有してください。

企業イントラネット

出張に関する情報は、企業内イントラネットのわかりやすい場所に掲載頂いた方がよいです。出張コンテンツとサイトナビゲーションを確認してみて下さい。 社員の方々が出張に関する情報を見つけやすくしてみて下さい。              そして、出張者の方々が、出張先でも最新の情報を入手できるよう、必要なアプリや信頼できるリソースを参照出来るようにして下さい。

オンライン予約ツール

ご出張者に情報を提供し続けるために、予約プロセス全体を通じて、重要かつ対象を絞ったメッセージを配信致します。 プロセスの各段階でガイダンスをご案内することにより、ご出張様が確信を持って出張の意思決定することができるようになります。

モバイルアプリ

携帯電話やスマートフォンは、出張者にアプローチするための最速かつ最も効果的な方法の1つです。 TripSourceのようなBCD Travelが提供するアプリや、ISOSのような安全・安心なパートナーを含むアプリの利用を奨励します。 メッセージングを活用した出張者の方々との連絡を保ちます。また、 安全に関する通知を有効にし、規定に関する案内を定期的に行い、緊急連絡先とセキュリティガイドラインへのアクセが出来るようにします。

出典: 2020年5月、1,260人のビジネス旅行者を対象としたBCD Travel Research&Innovationのオンライン調査

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BCD Travelが行っていること

旅行関連の情報とリソースを提供し、出張者にご理解頂く

ポリシーの更新、危険に関する警告、緊急チェックインのためのプラットフォームを提供

プログラムへの関与と出張者の安心感を高める

出張者が自分の選択肢を理解し、何をすべきかを見極め、このwith コロナ時代に出張に行くことの意味を示すためには、これまで以上に 旅行者とのコミュニケーションが重要となっています 。

—Mike Walley

President—Europe and Entertainment & Media

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