Gestão de despesas
É tudo diferente agora. Viagens corporativas. Funções dos gestores de viagens. Experiências do viajante. Tudo mudou. Sua abordagem também deve mudar.
Novas formas de pensar
Novas formas de pensar podem ajudar a transformar os programas de viagens. Revise parcerias com fornecedores, analise os programas aéreos, hoteleiros, terrestres e ferroviários com um novo olhar e, não ignore os dados. Mapeie as mudanças e leve em consideração outras alterações organizacionais que afetarão sua política de viagens. Outras unidades de negócios — de RH a TI — agora têm interesse em viagens.
Envolva-se com seus stakeholders internos para construir um cenário de retomada, pois viajar está sempre relacionado à atividade da empresa como um todo. Isso pode incluir a mudança das viagens aéreas para terrestres e o foco na redução das emissões de CO2, por exemplo. Uma ótima abordagem é usar ferramentas de modelagem de cenários “e se” para prever gastos e mapear uma variedade de opções, de conservadoras a agressivas.
Um retorno gradual às viagens aéreas
Depois de diminuir mais de 60% em 2020, a demanda global por viagens aéreas aumentou 24% em 2021. Apesar dessa recuperação, o número de passageiros ainda estava 53% abaixo dos níveis pré-pandemia. A capacidade global das companhias aéreas está de volta a 50% do nível de 2019. Os mercados domésticos já estão em um caminho de recuperação estável. Enquanto as viagens domésticas foram 39% menores do que em 2019, o tráfego internacional ainda é altamente impactado, com uma queda de 70% em relação ao início de 2020.
Linha do tempo para recuperação
A Associação Internacional de Transporte Aéreo (IATA) espera que as viagens aéreas se recuperem totalmente até 2024, com as viagens domésticas atingindo esse marco em 2023 e as internacionais em 2025. A recuperação não será sincronizada globalmente, com uma postura mais cautelosa em relação à flexibilização das restrições de viagens, provavelmente, atrasará a recuperação em alguns mercados asiáticos..
O gráfico (esquerda) demonstra quanto tempo levará para o número global de passageiros retornar aos níveis de 2019 (100).
Como você pode se preparar para o novo cenário da indústria aérea?
Os fornecedores preferenciais podem deixar de ter capacidade para cobrir totalmente as necessidades de viagens em determinados mercados. Você precisará adaptar seu programa de viagens e, potencialmente, buscar fornecedores alternativos. O uso de uma ferramenta como o Air Fare Predictor da Advito permitirá que você monitore diariamente a evolução dos voos, alterações de capacidade de assentos e preços futuros.
Alinhe sua demanda global de viagens com o cenário alterado do setor para garantir a cobertura ideal e preços competitivos, à medida que o programa é gradualmente reconstruído. Isso exigirá negociações contínuas com fornecedores, para proteger suas principais rotas de preços voláteis ou não competitivos. Mais importante ainda, não use o processo tradicional de RFP aéreo. Em vez disso, use o Dynamic Performance Management para ajustar seu programa de forma constante e proativa às suas necessidades e às flutuações do mercado. Você poderá usar tecnologia de dados nova e preditiva para aumentar sua alavancagem. O DPM ajuda você a se engajar melhor com seus fornecedores e viajantes. Comunicar-se com os viajantes e influenciar seu comportamento pode gerar economias equivalentes às ofertas negociadas.
Além da economia, você pode negociar com as companhias aéreas parceiras para reembolsos, créditos e vouchers – e defender a sobretaxa de combustível e a rescisão da sobretaxa de distribuição. A agilidade será um fator chave para o sucesso dos programas de viagens no futuro.
Sinais da indústria hoteleira apontam para estabilidade
No final de 2021, vimos algumas regiões atingirem os níveis de ocupação e average daily rate (ADR) de 2019. Enquanto a Omicron interrompeu essa tendência no início de 2022, o sentimento dos viajantes se recuperou rapidamente após a variante menos severa. Os sinais estão apontando para a estabilização e, para muitos gestores de viagens que não analisam seus programas hoteleiros desde 2020, agora é o momento perfeito para agir.
Adote uma abordagem proativa para hotéis
Primeiro, certifique-se de que você tem ciência sobre as viagens projetadas. À medida que as viagens voltam, será crucial ter uma visão da demanda futura de viagens em toda a organização.
Em segundo lugar, conheça os principais destinos de viagem. Use esses insights de seus líderes internos de negócios e faça referência cruzada com quais eram seus principais destinos antes da COVID. Essa lista pode precisar de algumas atualizações – e você precisará pesquisar a dinâmica desses mercados para ficar à frente das tendências emergentes. Por exemplo, você precisará reservar salas de reuniões/eventos com antecedência, pois a demanda e os preços serão mais altos que o normal.
Por último, concentre-se no seu programa de hotel preferencial. Se você não realizou nenhuma ação nos últimos dois anos, agora é a hora de reanalisar essas tarifas e seu programa preferencial.
Assuma novamente o controle
Prepare-se para voltar ao banco do motorista do seu programa de hotel. Aqui estão três coisas que você pode fazer para se preparar para o sucesso, ao pensar em sua estratégia de programa para 2023.
Dimensione seu programa corretamente
Diversifique seus tipos de tarifa
Implemente metas de tarifa
As economias obtidas por meio do processo tradicional de sourcing de mão de obra continuam a diminuir a cada ano. Reduzir o tamanho do seu programa preferencial e o tempo gasto no sourcing anual de hotéis libera recursos para se concentrar em outras maneiras de otimizar sua estratégia hoteleira. Nossos dados mostram que, ao fazer sourcing de 10% dos hotéis usados, os gestores de viagens ainda podem cobrir 65% dos gastos e room nights. Essa é uma troca inteligente porque os gestoresde viagens não gastam tempo com as tarifas menos competitivas e se concentram naquelas que oferecem o melhor valor.
Diversifique seu programa de hotel, começando com o mix de tarifas. Só negocie tarifas estáticas onde você tem mais alavancagem e pode alcançar valor real. Caso contrário, negocie tarifas dinâmicas, com um desconto sólido na BAR e utilize limites de taxa para garantir que você nunca pague mais de um determinado valor. Você também pode complementar ainda mais seu programa aproveitando o Programa Global de Hotéis da BCD para as propriedades que você não está mais fazendo sourcing.
Complemente seus hotéis preferenciais com metas de tarifas e revise-as mensalmente. As metas de tarifa são valores competitivos e estão estreitamente alinhadas à tarifa média reservada no mercado, em comparação com um teto de tarifa, que normalmente é definido na tarifa negociada mais alta em um mercado e ancora os viajantes a um preço mais alto. Eles ajudarão seus viajantes a tomarem as melhores decisões e reduzirem sua tarifa média reservada em mercados onde você não tem tanta cobertura.
Como sempre, implementar a estrutura de duty of care apropriada e capacitar seus viajantes a fazer as escolhas certas, completará sua abordagem. Eduque e influencie os viajantes a reservarem através de seus canais oficiais. Se não o fizerem, você não saberá onde eles estão quando precisarem de ajuda. Para trazer viajantes para o programa, use táticas modernas de merchandising, para facilitar o uso dos canais de reserva. Preencha os canais com o ótimo conteúdo que eles esperam ver.
Otimize seu programa hoteleiro
Atualmente, a gestão de categorias de hotéis enfrenta desafios, mas uma coisa é clara: você não pode simplesmente fazer o que sempre fez. A especialista em hotéis da Advito, Shelly Fletcher Bryant, tem estas recomendações sobre o que você pode fazer:
- Redefina seu programa e adote técnicas inovadoras
- Aproveite a economia comportamental para criar metas de tarifas, configuração de OBT e merchandising para influenciar os viajantes
- Gere economias e aumente a satisfação dos viajantes com o gerenciamento dinâmico do programa
Antecipe a escassez contínua do transporte terrestre em 2022
Espera-se que o transporte terrestre desempenhe um papel mais expressivo na maioria dos programas de viagens após a pandemia. Mesmo que seu volume de aluguel de carros seja menor em 2022, é imperativo considerar como suas viagens e comportamento de reserva podem mudar nos próximos 2-3 anos. Você ainda pode fazer negociações bem-sucedidas, prevendo sua demanda em vez de confiar em dados atuais ou históricos. Isso significa que mais planejamento e preparação serão necessários para atender à crescente demanda. Reveja sua política de viagens e incentive seus viajantes a reservar carros com bastante antecedência. Adicionar um segundo fornecedor ao seu programa terrestre também poderá garantir que você tenha a cobertura necessária em locais importantes.
Desafios ferroviários e de distribuição de alta velocidade
Considerando as iniciativas de sustentabilidade corporativa em expansão e o rápido crescimento das redes ferroviárias em todo o mundo, esperamos que o trem de alta velocidade (HSR) desempenhe continuamente um papel maior nos programas de viagens corporativas. Esforços devem ser feitos para aliviar alguns dos desafios da distribuição ferroviária para viagens..
Embora reservar e pagar por um assento em um avião seja globalmente padronizado, com a maioria dos voos disponíveis nos Sistemas de Distribuição Global (GDSs), a compra de trens é muito mais fragmentada. Cada país adotou diferentes sistemas de distribuição e reservas ferroviárias, o que acrescenta complexidade ao processo de reserva, especialmente ao combinar segmentos ferroviários em vários países.
A baixa disponibilidade de dados de trens em tempo real tem várias dimensões importantes que afetam a experiência do cliente ferroviário. Esforços adicionais precisam ser feitos para garantir que todos os horários e tarifas ferroviárias sejam exibidas nos OBTs, para que os viajantes possam comparar facilmente suas opções.
What you can do
Checklist gestão de despesas
- Bélgica: belgiantrain.be
- França: sncf.com
- Alemanha: bahn.de e thalys.com
- Itália: trenitalia.com
- Espanha: renfe.com
- UK: nationalrail.co.uk
O que a BCD Travel está fazendo
Já é hora de as empresas começarem a pensar em como devem se adequar no futuro aos seus programas de viagens. Tarefas cruciais para os gestores de viagens incluem medir o valor da viagem, demonstrar a qualidade de seu resultado e provar aos stakeholders internos que isso vale a pena. A chave não é simplesmente reduzir os gastos com viagens, mas aumentar a eficácia dessa viagem para atingir as metas da empresa.
—Jorge Cruz
Executive Vice President, Global Sales and Marketing, BCD Travel