Política de viagens
Com a retomada das viagens, você precisa que seus colaboradores saibam o que é permitido, quando reservar, quem reservar – e o mais importante, por quê. Certificar-se de que a política de viagens está adequada ao propósito é um primeiro passo importante. Programas de viagens bem-sucedidos tornam as viagens simples, produtivas e seguras para viajantes corporativos.
Um manual de viagem
A política de viagens é a cartilha para viagens da empresa. Ele ajuda as equipes de viagens a controlar os custos e processos. É um conjunto de diretrizes que precisam ser respeitadas pelos funcionários quando planejam viagens em nome da empresa.
O principal objetivo de uma política de viagens eficaz é manter os viajantes seguros, além de apoiar os objetivos da empresa. Quando construída adequadamente, a política de viagens estabelece uma estrutura consistente para os viajantes e todos os envolvidos no programa de viagens. É um documento vivo que deve e mudará ao longo do tempo. Pense em sua política de viagem como um documento breve, mas poderoso, útil para:
- Alinhar as viagens corporativas com os objetivos da empresa
- Satisfazer o duty of care e as obrigações legais para a organização e sua equipe
- Apoiar experiências de viagem de qualidade para os colaboradores
Certifique-se de que os departamentos certos estejam envolvidos no desenvolvimento da política de viagens e nas revisões regulares, incluindo finanças/contabilidade, compras, recursos humanos, segurança/gestão de riscos, C-level, jurídico/compliance e tecnologia.
As perguntas “Devo ficar ou devo ir” ajudam a elaborar políticas que regulam a segurança, o controle de custos e os esforços de sustentabilidade.
Certifique-se de considerar::
- Planejamento e viabilidade de viagem
- Mudanças do tipo de reunião
- Duty of care
PLANEJAMENTO E VIABILIDADE DE VIAGEM
MUDANÇAS DO TIPO DE REUNIÃO
DUTY OF CARE
- Estabelecer ou revisar processos de aprovação pré-viagem e focar em mercados restritos ou de alto risco
- Visualizar as classificações de risco atuais, restrições e requisitos de viagem dos destinos (teste, rastreamento, passaportes de saúde)
- Avaliar a operação e frequência de voos e serviços hoteleiros
- Requisitos de visto e passaporte de saúde
- Coordenar o rastreamento segurança dos viajantes com as equipes de risco
- Definir viagens essenciais para os negócios
- Determinar por tipo de viagem a configuração ideal
- Esta reunião/viagem pode ser realizada virtualmente?
- Reduzir tendências de viagens em torno de: viagens de um dia / viagens
- Aprovação pré-viagem adicional (incluindo ferramentas de reserva online)
- Implementar protocolos de teste pré-viagem, passaportes de saúde e protocolos para doenças em trânsito
- Registrar-se com parceiros / equipes de segurança e ferramentas de aplicativo de alertas e rastreamento da BCD Travel
- Ferramentas e políticas de teletrabalho
- Avaliar as possibilidades de repatriação
O que sua política de viagens deve considerar agora
- Orientação de despesas: atualize sua política de viagens corporativas para abordar as orientações de gastos com testes, EPI, vacinas e requisitos de segurança de viagem
- Traslado de/para o aeroporto: Como eles chegam ao aeroporto? Transporte público, transporte próprio, carro alugado, táxi ou transfer pré-agendado?
- Opções gastronômicas: Você quer que seus viajantes tenham a opção de escolher comer em locais onde eles têm maior exposição, ou você quer que eles façam uma refeição no hotel? Caso seja no hotel, será o restaurante ou serviço de quarto?
- Acesso ao lounge: Você quer que seus viajantes andem pelo aeroporto e se sentem em espaços públicos ou você permite que eles entrem no lounge.
- Antecipar uma possível extensão forçada: os viajantes têm itens pessoais e medicamentos suficientes para o caso de sua viagem ser estendida inesperadamente? Isto é particularmente importante para qualquer viajante com alguma questão particular de saúde.
- Fundamentos de viagem: você deseja fornecer kits de saúde para viagem (por exemplo, luvas, máscara facial, desinfetante para as mãos) ou permitir que os viajantes paguem esses suprimentos?
- Assuntos médicos: Você tem procedimentos para viajantes que ficam doentes na estrada? Você está dando orientação sobre seguro-viagem?
- Manual do viajante: Seus viajantes sabem o básico? Descreva o que eles precisam fazer em caso de emergência.
- Mensagens personalizadas: quais opções de saúde e bem-estar você pode sinalizar para os viajantes? Adapte as mensagens do TripSource® para informá-los sobre academias de hotel, parques próximos com pistas de corrida, lanchonetes, passeios a pé e muito mais.
- Mix de fornecedores: Você pode adicionar hotéis voltados para a saúde ao seu mix de fornecedores? Que tipo de ofertas seriam mais valiosas para seus viajantes?
Promova a política de viagens em todos os canais
Depois de definir as alterações em sua política, você precisa engajar seus viajantes na adoção. Forneça a eles as ferramentas e a instrução para fazer escolhas com base em suas necessidades de negócios. Ajude-os a entender por meio de recursos visuais fáceis de digerir, como infográficos, perguntas frequentes e vídeos, por meio de e-mails, conteúdo de intranet e programação OBT.
Seus viajantes só vão querer voltar a viajar caso se sintam seguros
O bem-estar dos viajantes é consistentemente uma das três principais prioridades para os gestores de viagens corporativas, logo atrás da economia e do duty of care – mas os programas de viagem pré-COVID nem sempre refletiam isso.
A pandemia deu nova ressonância a este tema. Seu pessoal é seu maior patrimônio. Uma política de viagens eficaz dará prioridade saúde e bem-estar físico e mental.
Pergunte aos seus viajantes como eles se sentem ao voltar a viajar. Questione-os regularmente sobre o que os ajuda a permanecerem seguros, produtivos, felizes e saudáveis.
O que você pode fazer
Checklist política de viagens
O que a BCD Travel está fazendo
Os últimos dois anos destacaram a importância de ter uma política dinâmica, fácil e relevante que seja simples de atualizar, à medida que os riscos globais de viagem evoluem. Se sua política estiver desatualizada, seus viajantes não terão as informações que precisam quando voltarem para viajar. Agora é a hora de reformular sua política para que ela possa ser a base de sua estratégia de retomada.
—Lesley O'Bryan
Senior Vice President, Advito