Deber del cuidado para todos
Los riesgos asociados a la pandemia han dominado las mentes de la gente durante casi los 2 últimos años. Sin embargo, a medida que regresan los viajes, es importante reconocer que otros riesgos —como el ciberterrorismo, el cambio climático, los eventos climáticos extremos y las amenazas económicas— no se han ido.
Los programas de viajes deben agregar o ajustar sus estrategias para gestionar una definición ampliada del deber del cuidado.
Mantener seguros a los empleados en los viajes
El enfoque de la gestión de riesgos se ha centrado en los empleados, haciendo que se trate menos acerca de los viajes solamente. En años recientes, los empleados han gozado de mayor libertad en cuanto a la ubicación de su trabajo diario y muchos han hecho buen uso de dicha libertad. Según nuestra encuesta de principios de 2022 realizada a 875 viajeros corporativos de habla inglesa de todo el mundo, al 57% le gustaría trabajar desde cualquier lugar (como nómadas digitales), si las políticas de su empleador lo permitieran*. Con los empleados remotos cada vez más presentes en el radar de los gerentes de viajes, es tiempo de replantear las prácticas y estrategias de la gestión de riesgos de los viajes.
La gestión de riesgos de las personas, los perfiles de los empleados y la movilidad de los mismos; son partes del rompecabezas que los empleadores deben armar. El nuevo enfoque debería abarcar:
- Personal híbrido
- Nuevos conjuntos de ubicaciones
- Políticas para trabajar desde cualquier lugar
- Malestar político
- Cambios de valores
- Bienestar del viajero
- Mitigación de riesgos
- Costo
¿Quién es responsable?
La gestión de riesgos abarca múltiples papeles y departamentos —desde Gestión de Riesgos y Recursos Humanos (HR) hasta Compras, Comunicaciones y la alta gerencia —. La colaboración es esencial para brindar la supervisión que los interesados necesitan para prevenir riesgos o mitigar las consecuencias.
BCD Alert
Responde a la creciente demanda de seguridad 24/7 de los viajeros
Desarrollada específicamente para que los gerentes de viajes y seguridad gestionen sus programas de viajes y seguridad, la aplicación móvil brinda cobertura 24/7 a los viajeros activos frente a los riesgos e incidentes en destino, permitiendo que los gerentes monitoreen y respondan de modo remoto.
- Rastrea los niveles de alertas de precaución, advertencias, y emergencias frente a las reservas de los viajeros.
- Proporciona niveles de alerta de emergencias mediante notificaciones automáticas en la pantalla de inicio en el dispositivo móvil, desplegando una lista de los viajeros afectados.
- Los gerentes de viajes y seguridad pueden contactar directamente a los viajeros afectados desde la aplicación a través de SMS, email o clic para llamar.
- Los clientes que han habilitado la respuesta a emergencias en la aplicación para viajeros TripSource ® tienen el valor agregado de ver quién se ha registrado como seguro para poder concentrarse en el resto de los viajeros
Pasos para gestionar riesgos
Paso 1
Determinar quién está en riesgo.
Al determinar riesgos, entienda quién está en riesgo además de los factores potenciales que afecten su viaje. La gestión de riesgos de las personas, los perfiles de los empleados y la movilidad de los mismos son todas piezas de un rompecabezas. Sepa que los perfiles de los viajeros determinarán cómo aplicar las directrices de gobernanza, salud y consejos que apliquen para su compañía y viajeros..
Paso 2
Identificar amenazas y peligros en el viaje.
Examine cada etapa del viaje, incluyendo (sin limitarse a): viajar al aeropuerto, viajar por aire, transporte terrestre, alojamiento, seguridad alimentaria, requisitos del país y la ciudad.
Paso 3
Idee una matriz para marcar los riesgos como Menores, Moderados o Extremos.
Decida cuál control medir para utilizar y qué acciones emprender. Las medidas de control se pueden definir como las 4 T —tratar, transferir, terminar y tolerar—.
Cada compañía, en colaboración con los equipos de seguridad y salud, deben definir los niveles y las acciones adecuadas de respuesta a los eventos de riesgo.
Paso 4
Desarrolle normas y directrices de riesgos.
Ayude a sus empleados de manera conjunta con los equipos de seguridad y salud, a entender qué se espera de ellos, qué deben hacer y cuándo, además de cómo tomar las mejores decisiones para sí mismos y la compañía. Recopile la retroalimentación de los viajeros para determinar si las medidas establecidas son adecuadas y si están siendo aplicadas.
Las directrices deberían incluir:
- Concientización y educación
- Directrices y procedimientos de seguridad
- Socios preferidos y procesos aprobados
- Evaluación de los requisitos de viajes internacionales (pasaportes sanitarios, restricciones de cuarentena, etc.)
Paso 5
Eduque y comunique
Asegúrese de que sus empleados sean conscientes de los peligros que pueden enfrentar en cualquier momento y lugar. Las buenas prácticas y las acciones regulares deben asegurar que los viajeros sepan exactamente donde hallar información esencial acerca de la COVID, disturbios civiles, eventos climáticos extremos, riesgos económicos, violaciones a la ciberseguridad además de otras irregularidades.
Seguridad del viajero
Los riesgos y las interrupciones pueden producirse en cualquier momento. Comparta estas útiles guías con sus viajeros para ayudarles a gestionar su seguridad en cada etapa del viaje.
COVID-19 Information Hub
Prepárese para partir
Un recurso para ayudar a mantener la seguridad de los viajeros en los entornos actuales de mayor riesgo. Con información en tiempo real sobre reglas en constante cambio, leyes y procedimientos para viajar durante la pandemia.
- Niveles de riesgo y requisitos del país
- Información de hoteles y aerolíneas que incluyen protocolos de limpieza, requisitos de prueba, certificaciones sanitarias necesarias, reglas de cuarentena y más
- Información detallando el porcentaje de vacunación finalizado por la población, por país
- Información incluida por las aerolíneas participantes en los ensayos de documentos digitales
- Funcionalidad multilenguaje
El bienestar de las personas
El deber del cuidado y el bienestar del viajero se han clasificado constantemente como las principales prioridades del programa para los compradores de viajes durante los 2 últimos años*. Pese a que el bienestar es una reconocida preocupación los programas, a menudo no lo reflejan. Mientras que el 90% de los viajes corporativos dicen que el bienestar del empleado es una prioridad en sus compañías, solo el 50% siente que sus compañías les brinda apoyo al bienestar del viajero de negocios. El bienestar del empleado debe ascender en la lista. De lo contrario, los empleadores se arriesgan a deteriorar la salud física y mental de los empleados además de disminuir su satisfacción laboral. Gestionar los riesgos de los empleados adecuadamente podría traducirse en una ventaja competitiva para cualquier organización.
*Fuente: Encuesta en línea BCD Travel a 875 viajeros corporativos, feb. 2022.
RESEARCH SNAPSHOT
El modo en el que las prioridades del programa están cambiando
Hemos encuestado a nuestros compradores varias veces desde la pandemia para entender cómo las prioridades de su programa están cambiando para cumplir con las necesidades de los viajeros y las compañías. El deber del cuidado ha seguido siendo importante, al igual que la sostenibilidad. Los compradores indican que el ahorro y el control de gastos son menos importantes.
*Fuente: Encuestas a compradores de BCD Travel realizadas en enero de 2020 (79 respuestas), abril de 2020 (125 respuestas), septiembre de 2020 (88 respuestas), abril de 2021 (101 respuestas) y octubre de 2021 (106 respuestas).
Hacer que el bienestar sea parte del programa
- Adapte los mensajes para informar a los viajeros acerca de opciones convenientes de salud y bienestar: gimnasios en los hoteles, parques cercanos con senderos para trotar, bares de jugos, excursiones a pie y mucho más.
- Agregue hoteles orientados a la salud a su portafolio de proveedores y promueva sus ofertas con los viajeros.
- Pida retroalimentación a sus viajeros. ¿Su programa les ayuda a estar saludables durante los viajes? ¿Qué aumenta sus niveles de estrés antes de un viaje?
¿Es el bienestar de los empleados una prioridad en su compañía?
Los 5 principales retos para presentar las políticas de bienestar
Fuente: Encuesta en línea BCD Travel a 118 viajeros corporativos, mar. 2022.
Ayuda al alcance de su mano
Las innovaciones de la tecnología del deber del cuidado han solucionado algunos de los retos del pasado. Sistemas y soluciones automáticas inteligentes que funcionan a la perfección en todo el programa, han reemplazado a los procesos manuales, unidimensionales además de fuentes de contenido fragmentadas. Las tecnologías inteligentes incluyen:
- BCD Alert y COVID-19 Hub
- Funciones de registro móvil «I'm Safe»
- Autorización automática de viaje
- Mapas de seguridad interactivos
- Notificaciones de riesgo con base en la ubicación
Elementos esenciales de ciberseguridad
Las ciberamenazas y su impacto potencial continúan creciendo. Muchos gerentes de viajes ya han reconocido la importancia de la ciberseguridad, ubicándola al frente de su relación con la TMC. Sin embargo, también necesitan proteger a su compañía y sus viajeros de los ciberataques activos. El primer paso es reconocer la ciberseguridad como un riesgo diario para viajar y tomar responsabilidad de afrontarlo. Prevenir o minimizar el impacto será más rentable que simplemente responder a los ciberincidentes tras el daño que hayan causado. Segundo, dado que los empleados suelen ser el punto más débil de la defensa en las compañías, se recomienda en gran medida que los viajeros reciban una capacitación adecuada en materia de seguridad y que sigan las precauciones correctas cuando realicen viajes corporativos.
Pases digitales de salud
Los pases digitales de salud (DHP por sus siglas en inglés) surgieron durante la pandemia como una herramienta para ayudar a validar la autenticidad de los resultados de las pruebas COVID de los viajeros y sus registros de vacunación. Pese a que no es obligatorio, los DHP desempeñan un papel importante en restaurar la movilidad y la confianza en los viajes para los gobiernos y los viajeros por igual.
Las organizaciones multinacionales, las aerolíneas, las agencias independientes y los gobiernos han estado ocupados desarrollando DHP, pero ninguno se ha implementado totalmente. Las aerolíneas han desarrollado soluciones a corto plazo destinadas a aliviar la carga de los viajeros y el personal de los aeropuertos, pero muchas siguen probando los pases digitales de salud (a menudo múltiples) en determinadas rutas.
SUGERENCIA: Los viajeros pueden utilizar la sección de Airport & Travel Supplier Policies de nuestro COVID-19 Information Hub para saber cuál DHP solicita una aerolínea o un país al momento de viajar.
Lo que usted puede hacer
Lo que BCD está haciendo
Cuando usted implementa una buena estrategia del deber del cuidado, aterriza datos y aconseja consistentemente, usted puede operar diariamente con la certeza de que tendrá las herramientas que necesita para comunicar cualquier cosa —desde una alteración menor en un viaje hasta una crisis mayor— que afecte a sus viajeros
—Jorge Mesa
Director, Global Crisis Management, BCD Travel