Gestión de gastos
Todo es distinto ahora. Viajes corporativos. Roles de los gestores de viajes. Experiencias del viajero. Todo cambió. Su enfoque debe cambiar también.
Nuevas maneras de pensar
Las nuevas maneras de pensar le pueden ayudar a transformar sus programas de viajes. Revise sus asociaciones con proveedores; examine los programas de transporte en avión, terrestre y hotel, bajo una óptica renovada y evite ignorar los datos. Haga mapas de los cambios que afectarán a su huella y tenga en cuenta otros cambios organizacionales que afecten su política de viajes. Otras unidades de negocio —desde RRHH hasta TI— tienen ahora un gran interés en los viajes.
Comprométase con las partes internas interesadas para construir un escenario de ruta de recuperación, dado que de la huella de los viajes siempre está relacionada con la actividad de la compañía. Puede incluir el cambio de transporte en avión por tren y centrarse en reducir las emisiones de CO2, entre otros. Un enfoque excelente es utilizar las herramientas del modelo de escenario «qué pasaría si...» para predecir y hacer un mapa fuera del alcance de los escenarios, desde los conservadores hasta los radicales. De este modo, estará listo para activar su programa tan pronto como las necesidades del negocio surjan..
Un regreso gradual a los viajes en avión
Tras disminuir más del 60% en 2020, la demanda mundial de los viajes en avión se expandió un 24% en 2021. Pese a este repunte, el número de pasajeros permaneció un 53% por debajo de los niveles prepandémicos. La capacidad mundial de las aerolíneas vuelve a estar al 50% del nivel de 2019. DLos mercados nacionales ya se encuentran en vías de recuperación. Mientras los viajes nacionales fueron un 39% más bajos que en 2019, el tráfico internacional sigue muy afectado con una caída del 70% frente a los inicios de 2020..
Cronología para la recuperación
La Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA) espera que el transporte en avión se recupere por completo en 2024, que los vuelos nacionales alcancen este hito en 2023 y los internacionales en 2025. La recuperación no será globalmente sincronizada, con una postura más cautelosa frente a la flexibilización de las restricciones que probablemente retarde la recuperación en algunos mercados asiáticos.
El gráfico (a la izquierda) muestra el tiempo que tardará el número pasajeros a nivel mundial en volver a los niveles de 2019 (100).
¿Cómo puede prepararse para el nuevo panorama de la industria aérea?
Puede que los proveedores preferidos no sigan estando en capacidad de cubrir todas las necesidades de viajes en ciertos mercados. Tendrá que adaptar su programa de viajes y posiblemente buscar proveedores alternativos. Utilizar una herramienta como Air Fare Predictor de Advito, le permitirá supervisar a diario, la evolución de los vuelos que se puedan reservar, cambios en la capacidad de sillas además de puntos de precios futuros.
Alinee su huella global de viajes con el cambiante panorama de la industria para asegurar una cobertura óptima y precios competitivos a medida que reconstruye el programa gradualmente. Para ello, necesitará de continuas negociaciones con los proveedores para proteger sus rutas principales de los precios volátiles o poco competitivos. Ante todo, no utilice el proceso tradicional de RFP para vuelos. En cambio, emplee el Dynamic Performance Management para ajustar su programa de acuerdo a sus necesidades y a la fluctuación del mercado, de manera constante y proactiva. Estará en capacidad de usar la tecnología de datos predictiva y actualizada para aumentar sus ventajas. DPM le ayuda a relacionarse mejor con sus proveedores y sus viajeros. Comunicarse con los viajeros e influenciar su comportamiento puede generar ahorros que estén a la par con los negocios pactados con sus compañías aéreas.
Más allá del ahorro, puede negociar con aerolíneas asociadas para obtener reembolsos, créditos y vouchers —además de promover la supresión de los recargos por combustible y distribución—. La agilidad será un factor clave para el éxito en el desarrollo de los programas de viajes.
La industria hotelera señala un punto de estabilidad
Hacia finales de 2021, vimos a algunas regiones alcanzar los niveles de ocupación y la tasa promedio diaria (ADR) de 2019. Mientras que el Ómicron interrumpió dicha tendencia a principios de 2022, el sentimiento de los viajeros se recuperó rápidamente tras la variante menos grave. Las señales apuntan hacia la estabilización y para muchos gestores de viajes que no han mirado sus programas de hoteles desde 2020, ahora es el momento perfecto para entrar en acción.
Adopte un enfoque proactivo hacia los hoteles
Primero, cerciórese de tener pulso con los viajes proyectados. A medida que regresan los viajes, el tener información sobre la demanda de los viajes a futuro de las partes interesadas en toda la organización, será fundamental.
Segundo, infórmese sobre las dinámicas de sus principales destinos. Utilice dichos conocimientos de sus líderes empresariales internos y haga una referencia cruzada con los que fueron sus principales destinos antes de la COVID. Es posible que esa lista necesite algunas actualizaciones —y tendrá que investigar las dinámicas en curso en aquellos mercados para mantenerse a la vanguardia de las tendencias emergentes—. Por ejemplo, necesitará agendar salas para reuniones y eventos en bloques por anticipado, con motivo de la demanda y los precios que serán más altos de lo normal.
LPor último, céntrese en su programa preferido de hoteles. Si no ha tomado ninguna medida en los 2 últimos años y simplemente ha pasado de largo, ahora es el momento de reevaluar dichas tarifas y el tamaño de su programa preferido.
Retomar el rumbo
Alístese para retomar el rol de dirigir su programa de hoteles. Hay 3 cosas que usted puede hacer para ponerse en marcha rumbo al éxito cuando piense en la estrategia de su programa para 2023
Dimensione correctamente su programa
Diversifique sus tipos de tarifas
Implemente objetivos de tarifas
El ahorro obtenido mendiante los procesos tradicionales de contratación de personal que require mucha mano de obra, sigue disminuyendo año tras año. Reduzca el tamaño de su programa predilecto y el tiempo invertido en la búsqueda anual de hoteles, lo que libera recursos para enfocarse en otros modos de optimizar su estrategia hotelera. Nuestros datos muestran que si se contrata el 10% de los hoteles usados, los gestores de viajes pueden seguir cubriendo el 65% del gasto y de las habitaciones por noche. Esto es una compensación inteligente por que los gestores de viajes no gastan tiempo con las tarifas menos competitivas y se concentran en aquellas que ofrecen el mejor valor.
Divesifique su programa de hoteles empezando por su combinación de tarifas. Solo negocie tarifas estratégicas donde usted obtenga la mayor ventaja y pueda lograr un valor real. De lo contrario, negocie tarifas dinámicas con un sólido descuento sobre el BAR y utilice topes de tarifa, para cerciorarse de que nunca pagará más de una determinada cantidad. También puede complementar su programa aprovechando el BCD’s Global Hotel Program para las propiedades que usted ya no contrata.
Incorpore a sus hoteles predilectos objetivos de tarifas y revíselos además de mantenerlos mensualmente. Los objetivos de tarifas son valores competitivos y están estrechamente alineados con la tarifa media reservada en el mercado, frente a un tope de tarifa que suele fijarse en la tarifa negociada más alta en el mercado y que ancla a los viajeros en un precio más alto. Esto le ayudará a sus viajeros a realizar las mejores decisiones y a reducir su tarifa media reservada en los mercados donde usted no tenga tanta cobertura.
Como siempre, establezca una estructura adecuada del deber del cuidado y capacite a sus viajeros para hacer las elecciones correctas que complementarán su enfoque. Eduque e influencie a los viajeros a reservar mediante sus canales aprobados. Si no lo hacen, usted no sabrá dónde están y cuándo necesiten ayuda. Para atraer a los viajeros al programa, utilice tácticas de mercadeo modernas para facilitar el uso de los canales de reservas.. FLlene los canales con un gran contenido que ellos esperen ver.
Optimice su programa de hoteles
La gestión de categorías hoteleras actualmente enfrenta retos, pero una cosa es cierta: usted no puede simplemente seguir haciendo lo que siempre ha venido haciendo. ALa experta en hoteles de Advito, Shelly Fletcher Bryant, tiene estas recomendaciones acerca de lo que usted puede hacer:
- Reconfigure su programa y adopte nuevas e innovadoras técnicas
- Aproveche el comportamiento de las economías para crear objetivos de tarifas, configurar el OBT además del mercadeo para influenciar a los viajeros
- Impulse el ahorro y aumente la satisfacción de los viajeros con el Dynamic Program Management
Se anticipa una escasez continua del transporte terreste en 2022
Se espera que el transporte terrestre desempeñe un mayor papel en la mayoría de los programas tras la pandemia. Incluso si su volumen de alquiler de coches es más bajo en 2022, es importante que considere cómo su huella de viajes y su comportamiento de reservas puede cambiar en los próximos 2 a 3 años. Usted puede seguir negociando con éxito si predice su demanda en lugar de contar con datos actuales o históricos. Esto significa que necesitará más planeación y preparación para satisfacer la demanda en aumento. Revise su política de viajes y motive a sus viajeros a reservar coches con bastante anticipación. Agregue un segundo proveedor a su programa terrestre que además puede garantizar que usted cuente con la cobertura necesaria en destinos clave.
Trenes de alta velocidad y retos de la distribución
Teniendo en cuenta el aumento de las iniciativas corporativas de sostenibilidad además del rápido crecimiento de las redes ferroviarias a nivel mundial; esperamos que los trenes de alta velocidad high-speed rail (HSR) o HSR, por sus siglas en inglés) sigan jugando un papel importante en los programas de viajes corporativos. Se deben hacer esfuerzos para aliviar algunos de los retos de la distribución ferroviaria para los viajes de negocios
Mientras que reservar y pagar por una silla de avión está estandarizado a nivel mundial y con la mayoría de vuelos disponibles en los Global Distribution Systems (GDSs), o GDS (Sistemas de Distribución Global); comprar boletos de trenes está mucho más fragmentado. Cada país ha adoptado una distribución ferroviaria y un sistema de reservas distinto. Esto agrega una complejidad al proceso de reservas, especialmente al combinar segmentos ferroviarios en múltiples países.
La poca disponibilidad de datos ferroviarios en tiempo real tiene un impacto a varios niveles de importancia, que afectan la experiencia del usuario ferroviario. Se requieren esfuerzos adicionales para garantizar que todos los horarios y tarifas ferroviarias estén disponibles en los OBT de modo que los viajeros puedan comparar fácilmente sus opciones.
Lo que usted puede hacer
Lista de verificación de gestión de gastos
- Belgica: belgiantrain.be
- Francia: sncf.com
- Alemania: bahn.de y thalys.com
- Italia: trenitalia.com
- España: renfe.com
- Reino Unido: nationalrail.co.uk
Lo que BCD está haciendo
Ya es el momento en que las compañías empiecen a pensar el modo de adaptar sus programas de viajes al futuro. Las tareas cruciales para los gestores de viajes incluyen medir el valor de los viajes, probar la calidad de sus resultados y demostrar que vale la pena, a las partes internas interesadas. La clave no es simplemente reducir el gasto de viajes, sino aumentar la eficacia de dichos viajes para cumplir con los objetivos de la compañía.
—Jorge Cruz
Executive Vice President, Global Sales and Marketing, BCD Travel