Política de viajes
Cuando es tiempo de viajar, usted necesita que sus empleados sepan lo que está permitido, —cuándo reservar, a quién hacerle la reserva— y lo más importante, el porqué. Cerciorarse de que la política de viajes es adecuada es un primer paso, fundamental. Los programas de viajes exitosos hacen que los viajes sean simples, productivos y seguros para los viajeros corporativos.
Un manual para viajar
La política de viajes es el manual para los viajes corporativos. Ayuda a los equipos de viajes a controlar los costos y procesos de los viajes corporativos. Es un conjunto de directrices que todos los empleados deben respetar, al momento de planear sus viajes en nombre de la compañía.
El objetivo principal de una política de viajes eficaz es mantener seguros a los viajeros, además de apoyar también a las metas de la compañía. Cuando se elabora correctamente, la política de viajes establece un marco coherente para los viajeros y las distintas partes interesadas que participan en el programa de viajes. Es un documento vivo que debe cambiar y, que lo hará con el tiempo. Piense en su política de viajes como un documento breve pero poderoso, útil para:
- Alinear sus viajes corporativos con los objetivos de la compañía
- Satisfacer el deber del cuidado y las obligaciones legales para la organización y su gente
- Apoyar la calidad de las experiencias de viajes para los empleados
Preguntas como «¿debo quedarme o debo irme?» ayudan a formular las políticas que regulan la seguridad, el control de costos y los esfuerzos de sostenibilidad.
Asegúrese de tener en cuenta:
- La planeación y viabilidad de los viajes
- El cambio en los comportamientos de los tipos de reuniones
- Deber del cuidado
LA PLANEACIÓN Y VIABILIDAD DE LOS VIAJES
EL CAMBIO EN LOS COMPORTAMIENTOS DE LOS TIPOS DE REUNIONES
DEBER DEL CUIDADO
- Establezca o revise los procesos de aprobación anteriores a los viajes y céntrese en los mercados de alto riesgo o restringidos
- Mire las clasificaciones de riesgo actuales, las restricciones y los requisitos de viajes en los destinos (pruebas, seguimiento, pasaportes de salud)
- Evalúe la operación y la frecuencia de los vuelos y los servicios hoteleros
- Requisitos de visa y de pasaporte
- Coordine la seguridad de los viajeros realizando seguimiento con los equipos de riesgos
- Defina los viajes corporativos esenciales
- Determine la configuración óptima por tipo de viaje
- ¿Esta reunión y viaje puede hacerse de modo virtual?
- La reducción de las tendencias de viajes gira en torno a: viajes de 1 solo día, nacionales, de último minuto
- Aprobaciones adicionales antes de los viajes (incluyendo las herramientas de reservas en línea)
- Implemente protocolos de prueba antes de los viajes, pasaportes de salud y protocolos para casos de enfermedad durante los viajes
- Regístrese con sus aliados de seguridad, los equipos de seguridad y en la aplicación y las herramientas de BCD Travel, Alerts Application y Security Tracking
- Herramientas y políticas de teletrabajo
- Evalúe posibilidades de repatriación
Lo que su política de viajes debe considerar justo ahora
- Guía de gastos: Actualice su política de viajes corporativos para dirigir las pautas de gastos para pruebas, PPE, vacunas y requisitos de seguridad en los viajes..
- Traslados desde y hacia el hotel: ¿Cómo llegan al aeropuerto? ¿Transporte público, propio, coche alquilado, taxi o arreglos anticipados para el traslado? Todos tienen niveles de exposición potencial diferentes.
- Opciones para cenar: ¿Quiere que sus viajeros tengan la opción de elegir comer en lugares y ubicaciones donde estén más expuestos o quiere que tengan alimentación en el hotel? Si es en el hotel, ¿será en el restaurante o servicio a la habitación?
- Permiso para acceder a salas VIP: ¿Quiere que sus viajeros caminen en el aeropuerto y se sienten en espacios públicos o quiere permitirles que ingresen a las salas VIP?
- Anticipar la extensión forzosa potencial: ¿Los viajeros tienen suministros personales y medicinas en caso de que su viaje se extienda de inesperadamente? Esto es importante especialmente para cualquier viajero que tenga alguna condición médica.
- Elementos esenciales de viaje: ¿Quiere usted brindarle paquetes de salud de viaje (ej., guantes, mascarilla, gel desinfectante) o permitir que los viajeros gasten estos suministros?
- Asuntos médicos: ¿Tiene procedimientos establecidos para los viajeros en caso de enfermedad durante los viajes? ¿Brinda usted orientación acerca de los seguros médicos?
- Manual del viajero: ¿Sus viajeros saben lo básico? Describa lo que necesiten hacer en caso de emergencia, etc.
- Mensajería personalizada: ¿Qué opciones de salud y bienestar puede señalar para sus viajeros? Adapte los mensajes de TripSource® para informar a los viajeros acerca de opciones convenientes de gimnasios en los hoteles, parques cercanos con senderos para trotar, bares de jugos, excursiones a pie y mucho más.
- Combinación de proveedores: ¿Puede agregar hoteles enfocados a la salud a su combinación de proveedores? ¿Qué tipo de ofertas serían las de más valor para sus viajeros?
Promover la política de viajes en todos los canales
Una vez ha definido los cambios a su política de viajes, necesita atraer a sus viajeros para que la adopten. Bríndeles las herramientas y la capacidad de tomar decisiones con base a sus necesidades de negocios. Ayúdeles a entender en mediante piezas gráficas fáciles de asimilar tales como infografías, Preguntas frecuentes y videos, vía email, contenido de la intranet y la programación del OBT.
Sus viajeros solo querrán volver a viajar si se sienten seguros
El bienestar del viajero se posiciona en el tope de las prioridades para los gestores de viajes, seguido del ahorro y el deber del cuidado —pero los programas de viajes pre COVID no siempre reflejaron esto—.
La pandemia dio una nueva resonancia a este tema. Su gente es su principal activo; una política de viajes eficaz priorizará su salud y bienestar físico y mental.
Pregunte a sus viajeros cómo se sienten acerca de volver a estar de viaje. Encuéstelos con frecuencia acerca de lo que les ayude a permanecer seguros, productivos, felices y saludables.
Lo que usted puede hacer
Lista de verificación de la política de viajes
Lo que BCD Travel está haciendo
Los 2 últimos años han resaltado la importancia de tener una política dinámica, entendible y significativa que sea fácil de actualizar a medida que evolucionan los riesgos globales para viajar. Si su política de está desactualizada, sus viajeros no tendrán la información que necesitan a medida que vuelven a viajar. Ahora es el momento de renovar su política para que sea la piedra angular de su estrategia de regreso a los viajes.
—Lesley O'Bryan
Senior Vice President, Advito